17 January 2017 
 
 
Mrs P Gale 
Via email xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
 
Dear Mrs Gale, 
Freedom of Information (FOI) request (ref 160787) 
I refer to your application under the Freedom of Information Act 1989 (ACT) (the Act) received by the 
University of Canberra on 14 December 2016 for access to: 
A copy of the report of the research and development of the index [which was funded by the  
Commonwealth Department of Education, Higher Education Participation and Partnerships Program 
Project #14] (how the research was done, what its findings were, what the index is, etc.). 
I am authorised under section 22 of the Act to make decisions in respect of FOI applications, and 
under section 80 of the Act can make a decision that an applicant is liable to pay a charge. I have 
assessed the work the University would need to do to process your request and have estimated the 
following fee based on the Freedom of Information (Fees) Determination 2016 (the Determination).   
PROCESSING CHARGES 
Search and Retrieval 
Task 
Time 
Cost $25.00 per hour 
Search 
0.5 hours 
$12.50 
Retrieval 
0.5 hours 
$12.50 
A.  Search and retrieval total 
1 hour 
$25.00 
Decision making 
Task 
Time 
Cost $33.00 per hour 
Examination of document 
5 hours 
$165.00 
Consultation (internally and externally) 
14 hours 
$462.00 
Determination 
5 hours 
$165.00 
Preparation of document for release and notice of access 
4 hours 
$132.00 
decision 
Less first 10 hours in accordance with the Determination 
10 hours 
-  $330.00 
Item 400 (5)(e) 
B.  Decision making total  
18 hours 
$594.00 
 
 

---

 
 
ACCESS AND DELIVERY CHARGES 
Task 
Pages 
Cost $0.34 per page 
Electronic production less first 200 pages in accordance 
100 
$0.00 
with the Determination Item 400 (5)(f) 
C.  Access and delivery charges total 
100 pages 
$0.00 
ESTIMATED TOTALS AND DEPOSIT 
ESTIMATED TOTAL (total of A, B and C) 
$619.00 
REQUIRED DEPOSIT - 25%  
$155.00 
Please note: This fee is an estimated fee based on the estimated time taken to complete your 
request.  The actual fee you will be required to pay will be determined based on the actual time taken 
to process your request. You will be notified of the final fee on notification of the outcome of your FOI 
request. 
Your right to contend the charge 
Under the Act, you have the right to contend the charge: 
 has been wrongly assessed; or 
 should be reduced; or 
 should not be imposed. 
In deciding whether a charge should be reduced or not imposed, the FOI Officer must take into 
account:  
  whether payment of the charge, or part of it, would cause you financial hardship; 
  whether giving access to the document is in the general public interest or in the interest of a 
substantial section of the public; and 
  any other relevant matter. 
Payment of a deposit 
As the charge exceeds $100.00 a 25% deposit is required.  The deposit is not refundable except in 
some limited circumstances (for example, if the University fails to make a decision on your request 
within the statutory time limit), or may be refundable in part if the final charge is less than the 
deposit paid. 
The time you have to respond and what you need to do 
You have 30 days to respond to this letter in writing, therefore a response is required by  
16 February 2017.  By this date, you must do one of the following things: 
  agree to pay a charge (this means you will not be entitled to access the requested 
documents until the full charge is paid); or 
  contend that the charge has been wrongly assessed, should be reduced, or not imposed and 
explain your reasons; or  
  withdraw your request. 
 

---

 
 
Please email your response to xxx@xxxxxxxx.xxx.xx.  
If you do not provide us with a written response by 16 February 2017 your request will be taken to 
have been withdrawn.  
The period for processing your request is suspended from the day you receive this letter and 
resumes on either the day you pay the estimated charge (in-full or the required deposit) or the day 
on which the University makes a decision not to impose a charge.  If you seek full or partial 
remission of the charge, the University will have 28 days to consider your request and make a 
decision. 
Questions about this letter 
If you have any questions or wish to discuss this letter with us, please contact the following officer: 
Ms Kerry Lang 
Legal Compliance Officer 
Email:  xxxxx.xxxx@xxxxxxxx.xxx.xx 
Phone:  02 6201 5569 
 
Yours sincerely 
 
 
Ms Kathleen O’Sullivan 
A/g Secretary to Council 
University of Canberra 
 
 

---