Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Correspondence between DHS and the Minister for Human Services in relation to Youth Allowance'.



If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
 
 
30 January 2017 
 
 
 
Our reference:  LEX 24679 
HW 
 
 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
Dear HW 
Decision on your Freedom of Information request 
I refer to your request dated 15 December 2016 and received by the Department of Human 
Services (the department) on the same date for access under the Freedom of Information 
Act 1982 (the FOI Act) to the following documents:  
'…internal correspondence or memos received by DHS from the relevant minister 
directing, either actively or by procedural means, the department to slow the 
processing of Youth Allowance claims'. 
My decision 
I have decided to refuse your request for access under section 24A of the FOI Act on the 
basis that all reasonable steps have been taken to locate the documents you have requested 
and I am satisfied that they do not exist. Please see Attachment A for the reasons behind 
my decision. 
 
You can ask for a review of our decision 
If you disagree with the decision you can ask for a review. There are two ways you can do 
this. You can ask for an internal review from within the department, or an external review by 
the Office of the Australian Information Commissioner. You do not have to pay for reviews of 
decisions. See Attachment B for more information about how arrange a review.  
Further assistance 
If you have any questions please email xxx.xxxxx.xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx. 
Yours sincerely 
 
 
 
Authorised FOI Decision Maker 
Freedom of Information Team 
FOI and Litigation Branch | Legal Services Division  
Department of Human Services 
 
PAGE 1 OF 5 


If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
Attachment A 
REASONS FOR DECISION 
What you requested 
'…internal correspondence or memos received by DHS from the relevant minister 
directing, either actively or by procedural means, the department to slow the 
processing of Youth Allowance claims'. 
What I took into account 
In reaching my decision I took into account: 
•  your original request dated 15 December 2016; 
•  the types of documents that fall within the scope of your request; 
•  consultations with departmental officers about: 
o  the nature of the documents; 
o  the department's operating environment and functions; 
 
•  guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A of 
the FOI Act (the Guidelines); 
•  the FOI Act.  
Reasons for my decisions 
I am authorised to make decisions under section 23(1) of the FOI Act. 
Section 24A of the FOI Act  
 
Section 24A of the FOI Act provides that: 
 
(1)  An agency or Minister may refuse a request for access to a document if:  
(a)  all reasonable steps have been taken to find the document; and  
(b)  the agency or Minister is satisfied that the document:  
(i) is in the agency's or Minister's possession but cannot be found; or  
(ii) does not exist.  
 
The Smart Centres Division, Service Strategy and Transformation Division, Channel 
Operations Branch and Education and Jobseeker Contact Branch conducted searches of 
the department's records storage as follows: 
 
•  in filing cabinets;   
 
 
 
 
 
 
•  held by Records Management Unit or archived;  
 
 
 
•  in desk drawers;   
 
 
 
 
 
 
•  in bookshelves and cupboards;   
 
 
 
 
 
•  in safes;   
 
 
 
 
 
 
 
•  in personal folders and diaries; and 
•  with contracted service provider. 
•  file notations 
•  digitally scanned images 
PAGE 2 OF 5 
•  archived electronic records 
•  emails - positional mailboxes, personal email address 
•  shared computer drives; 
•  CDs/DVDs; and  
•  information stored on databases.  
 
These areas did not identify any documents matching the description in your request.  
 
On the basis of these searches, I am satisfied that in accordance with section 24A of the 
FOI Act:  
 
1.  all reasonable steps have been taken to find the documents; and 
2.  the documents do not exist.  
 
PAGE 3 OF 5 
 
Department of Human Services 


If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
Attachment B 
 
 
INFORMATION ON RIGHTS OF REVIEW 
 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
 
Asking for a formal review of a Freedom of Information decision 
If you still believe a decision is incorrect, the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act) 
gives you the right to apply for a review of the decision. Under sections 54 and 54L of the 
FOI Act, you can apply for a review of an FOI decision by: 
1.  an Internal Review Officer in the Department of Human Services (the department); 
and/or 
2.  the Australian Information Commissioner. 
Note 1: There are no fees for these reviews. 
Applying for an internal review by an Internal Review Officer 
If you apply for internal review, a different decision maker to the departmental delegate who 
made the original decision will carry out the review. The Internal Review Officer will consider 
all aspects of the original decision and decide whether it should change. An application for 
internal review must be: 
•  made in writing 
•  made within 30 days of receiving this letter 
•  sent to the address at the top of the first page of this letter. 
Note 2: You do not need to fill in a form. However, it is a good idea to set out any relevant 
submissions you would like the Internal Review Officer to further consider, and your reasons 
for disagreeing with the decision.  
Applying for external review by the Australian Information Commissioner 
If you do not agree with the original decision or the internal review decision, you can ask the 
Australian Information Commissioner to review the decision.  
If you do not receive a decision from an Internal Review Officer in the department within 30 
days of applying, you can ask the Australian Information Commissioner for a review of the 
original FOI decision.  
You will have 60 days to apply in writing for a review by the Australian Information 
Commissioner.  
You can lodge your application: 
Online: 
www.oaic.gov.au   
Post:    
Australian Information Commissioner 
 
 
GPO Box 5218 
SYDNEY  NSW  2001  
PAGE 4 OF 5 
Email:   
xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
 
Note 3: The Office of the Australian Information Commissioner generally prefers FOI 
applicants to seek internal review before applying for external review by the Australian 
Information Commissioner. 
Important: 
•  If you are applying online, the application form the 'Merits Review Form' is available at 
www.oaic.gov.au.  
•  If you have one, you should include with your application a copy of the Department of 
Human Services' decision on your FOI request  
•  Include your contact details 
•  Set out your reasons for objecting to the department's decision. 
Complaints to the Information Commissioner and Commonwealth Ombudsman  
Information Commissioner 
 
You may complain to the Information Commissioner concerning action taken by an agency in 
the exercise of powers or the performance of functions under the FOI Act, There is no fee for 
making a complaint. A complaint to the Information Commissioner must be made in writing. 
The Information Commissioner's contact details are: 
 
Telephone:      1300 363 992 
Website:          www.oaic.gov.au  
 
Commonwealth Ombudsman 
 
You may also complain to the Ombudsman concerning action taken by an agency in the 
exercise of powers or the performance of functions under the FOI Act. There is no fee for 
making a complaint. A complaint to the Ombudsman may be made in person, by telephone 
or in writing. The Ombudsman's contact details are: 
 
Phone:             1300 362 072 
Website:          www.ombudsman.gov.au 
 
The Commonwealth Ombudsman generally prefers applicants to seek review before 
complaining about a decision. 
 
 
PAGE 5 OF 5 
 
Department of Human Services