This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Business case and pilot for data matching'.

If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
2 February 2017 
Our reference:  LEX 25282 
Mr Justin Warren 
By email:  
Dear Mr Warren 
Your Freedom of Information request 
I refer to your request dated 14 January 2017 and received by the Department of Human 
Services (the department) on the same day for access under the Freedom of Information 
Act 1982 
(the FOI Act) to the following documents:  
' - The business case document(s) for the Pay As You Go (PAYG) data matching 
initiative that is the subject of Question on Notice HS 15 from the Senate Community 
Affairs Legislation Committee Budget Estimates hearing on 3 June 2015.
- Documents that describe the algorithm or process used to perform the data 
matching that identified the "approximately 1,080,000" discrepancies between PAYG 
data and data reported by DHS customers, as referred to in the Answer to Question 
HS 15. 
- Documents that describe the analysis process for how the value of "historical 
discrepancies", as described in the Answer to Question HS 15, was determined. Such 
documents should describe the statistical method, the sampling process used, 
statistics returned (standard error, mean, confidence interval, etc.), how the likely 
average debt value was determined, etc. 
- Documents containing the program specifications/requirements used to define how 
the data matching process should be implemented by programmers. Such documents 
would refer to, for example, the use of certain fields to match on such as ABN, 
Business Name, Customer Name, etc'. 
Your request involves too much work for the department  
Your request covers a wide range of documents. We are asking you to revise your request to 
give us more specific details about the information you are after because of the amount of 
work involved for the department.  
If you decide not to make any revisions I will have to refuse your FOI request as a 'practical 
refusal reason' exists.  
For a more detailed explanation of what this means see Attachment A
PAGE 1 OF 4 

How to send us a 'revised request' 
Before I make a final decision on your request, you can narrow the size of your original 
request and submit a revised request.  
Within the next 14-days you must do one of the following, in writing:  
  withdraw the request 
  make a revised request, or 
  tell us that you do not want to revise your request.  
If you do not do contact us during the 14 day consultation period, we will assume you do not 
want to continue with your request. See Attachment A for relevant sections of the FOI Act. 
If you decide to make a revised request you should be more specific about what documents 
you want. This could help the department find the documents in less time and use fewer 
resources to process them. 
We have 30 days to give you a decision about your request, however the time taken to 
consult with you now is not included in this 30 day time period. 
Contact officer 
I am the contact officer for your request. During the consultation period you are welcome to 
ask for my help in revising your request. You can contact me: 
  in writing to the address at the top of this letter 
  via email to 
Note: When you contact us please quote the reference number FOI LEX 25282
Your response will be expected by 16 February 2017. If no response is received, your 
matter will be taken as withdrawn. 
Further assistance 
If you have any questions please email 
Yours sincerely 
Authorised FOI Decision Maker 
Freedom of Information Team 
FOI and Litigation Branch | Legal Services Division  
Department of Human Services 
PAGE 2 OF 4 
Department of Human Services 

Attachment A 
What I took into account 

Because of the amount of work involved for the department, under sections 24AA and 24 of 
the FOI Act I intend to refuse your FOI request as a 'practical refusal reason' exists. Under 
the Act, the practical refusal reason is that processing your request 'would substantially and 
unreasonably divert the resources' of this agency.  
To process your request the department would have to do extensive searches to find and 
process the documents you asked for. The department holds more than 300 documents, 
totalling over 8700 pages.  
Based on my experience with the type and volume of records you want, I estimate it would 
take more than 850 hours in processing time. This includes looking at all the documents to 
see if any of the pages might need redactions - that is, removing content, for example, where 
the information is exempt or conditionally exempt.  
Amount of time to process your request 
I have calculated the number of hours it would take to process your request in full. 
Search for and retrieve documents 
22 hours 
Examine pages for decision making at an average of two minutes 
291 hours 
per page 
Time of three minutes per page for about 8000 pages needing 
400  hours 
Write statement of reasons for decision 
142  hours 
855 hours 
Relevant sections of the Freedom of Information Act 1982 
Section 24AA(1)(a)(i) of the FOI Act provides that a practical refusal reason exists in relation 
to a FOI request if the work involved in processing the request would substantially and 
unreasonably divert the resources of the department from its other operations.   
Section 24AA(2) of the FOI Act sets out certain factors which the department must consider 
when determining whether providing access in relation to a request would substantially and 
unreasonably divert the department's resources. The department must specifically have 
regard to the resources that would have to be used for:  
  identifying, locating or collating the documents within the department's filing system;  
  deciding whether to grant, refuse or defer access to a document to which the request 
relates, or to grant access to an edited copy of such a document, including resources 
that would have to be used for examining the document or consulting in relation to the 
  making a copy, or an edited copy, of the document, and 
  notifying any interim or final decision on the request.  
PAGE 3 OF 4 
Department of Human Services 

Section 24AB(7) of the FOI Act provides that the request is taken to have been withdrawn 
under at the end of the consultation period if: 
  the applicant does not consult the contact person during the consultation period in 
accordance with the notice, or 
  the applicant does not do one of the things mentioned in subsection (6) before the 
end of the consultation period. 
Section 24AB(6) says that the applicant must, before the end of the consultation period, do 
one of the following, by written notice to the agency or Minister: 
  withdraw the request, 
  make a revised request, or 
  indicate that the applicant does not wish to revise the request. 
PAGE 4 OF 4 
Department of Human Services