This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Business case and pilot for data matching'.

If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
20 March 2017 
Our reference:  LEX 25282 
Mr Justin Warren 
By email:  
Dear Mr Warren  
Freedom of Information Request – Reconsideration of Charges 
I refer to your revised request dated 6 February 2017 and received by the Department of Human 
Services (the department) on the same day, for access under the Freedom of Information Act 1982 
(the FOI Act) to the following: 
' - The business case document(s) for the Pay As You Go (PAYG) data matching initiative 
that is the subject of Question on Notice HS 15 from the Senate Community Affairs 
Legislation Committee Budget Estimates hearing on 3 June 2015.
- Documents that describe the algorithm or process used to perform the data matching that 
identified the "approximately 1,080,000" discrepancies between PAYG data and data 
reported by DHS customers, as referred to in the Answer to Question HS 15. 
- Documents that describe the analysis process for how the value of "historical 
discrepancies", as described in the Answer to Question HS 15, was determined. Such 
documents should describe the statistical method, the sampling process used, statistics 
returned (standard error, mean, confidence interval, etc.), how the likely average debt value 
was determined, etc. 
- [the final version of the Requirements Specification (or similar document)] containing the 
program specifications/requirements used to define how the data matching process should 
be implemented by programmers. Such [a document] would refer to, for example, the use of 
certain fields to match on such as ABN, Business Name, Customer Name, etc 
Where multiple revisions of documents exist, I am only interested in the version current at 
the time the Department refers to in its answer to HS15' 
On the 16 February 2017 you were notified that you are liable to pay a change for the processing of 
your request and advised that the preliminary assessment of that charge was $600.00.  This charge 
was calculated as follows: 
PAGE 1 OF 6 

Search and retrieval time: 4 hours, at $15.00 per hour: 
Decision-making time (*after deduction of 5 hours): 27 hours, at 
$20.00 per hour 
*The FOI Act provides that the first five hours of decision-making time are free of charge and this is reflected in the 
On 16 February 2017 you responded to the preliminary charge notification, contending that the 
charge be waived on the grounds that release of the documents is in the public interest. 
What I took into account 

In reaching my decision I took into account: 
•  the department’s correspondence of 16 February 2017, notifying you of the charge;  
•  your correspondence of 16 February 2017, contending that the charge should not be 
•  documents falling within the scope of your request; 
•  the FOI Act; 
•  the Freedom of Information (Charges) Regulations 1982 (the Regulations); and 
•  the Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A of the 
FOI Act (the Guidelines). 
Reconsideration of the Charge – Scope of Documents 
I have reconsidered the preliminary charge that was notified to you. The searches of the 
department’s records originally identified documents which appeared to be within the scope of your 
request. On the basis of these searches, the FOI Team determined that you were liable to pay a 
charge for the processing of your request, in accordance with section 29 of the FOI Act.  
In the course of reconsidering the preliminary estimate of charge, the documents originally 
considered were reviewed. During that review it was determined that some of the documents 
originally identified do not meet the scope of your request.  
Accordingly, I have decided to reduce the assessment of the charge to $510.00, calculated as 
Search and retrieval time: 2.4 hours, at $15.00 per hour: 
Decision-making time (*after deduction of 5 hours): 23.7 hours, 
at $20.00 per hour 
*The FOI Act provides that the first five hours of decision-making time are free of charge and this is reflected in the 
The department has identified 13 documents, totalling 287 pages, relevant to your request. 
PAGE 2 OF 6 
Department of Human Services 

Reconsideration of the Charge – Your submissions and other considerations 
Section 29(4) of the FOI Act provides a discretion to reduce or not impose a charge. In making a 
decision in relation to this discretion, section 29(5) requires me to consider: 
•  whether payment of the charge would cause financial hardship to the applicant, and 
•  whether giving access to the document is in the general public interest or in the interest of a 
substantial section of the public. 
The guidelines state, at paragraph 4.71: 
‘In addition to considering those two matters, an agency or minister may consider any other 
relevant matter, and in particular should give genuine consideration to any contention or 
submission made by an applicant as to why a charge should be reduced or waived’. 
My consideration of those matters is set out below. 
Financial Hardship 
You did not request reconsideration on the basis that the charge would cause you financial 
hardship. I have no evidence available to me to indicate the charge would cause you financial 
hardship. Accordingly, I am not satisfied the charge should be reduced or waived on this ground. 
The Public Interest 
You submit that the release of documents in the scope of your request is in the public interest.  
In considering whether something is in the public interest for the consideration of charges, the 
Guidelines relevantly provide, at paragraph 4.83: 
‘The ‘public interest’ is a concept of wide import that cannot be exhaustively defined… The 
following examples nevertheless illustrate circumstances in which the giving of access may 
be in the general public interest or in the interest of a substantial section of the public: 
•  The document relates to a matter of public debate, or a policy issue under discussion 
within an agency, and disclosure of the document would assist public comment on or 
participation in the debate or discussion. 
•  The document is to be used by a member of Parliament in parliamentary or public 
debate on an issue of public interest or general interest in the member’s electorate.’ 
In considering the matters you raised, including the amount of media attention and the 
establishment of the Senate Community Affairs References Committee inquiry, I am satisfied there 
is public interest in the subject matter of your request.   
Nevertheless, I am not satisfied that the charge should be waived or reduced on this ground. Having 
reviewed the documents within scope of your request, I am not satisfied that their release will 
greatly inform public debate.  
Given the department’s participation in the Senate Estimate hearings and the inquiry mentioned 
above, the subject matter of the documents you are requesting has been canvassed in the public 
domain. In this context, the release of the documents you are requesting would not reasonably 
contribute to public discussion.  
PAGE 3 OF 6 
Department of Human Services 

Accordingly, having regard to the material available in the public domain and the content of the 
documents you have requested, I do not consider that the release of the documents would greatly 
inform public debate. 
Other grounds for reduction of the charge 
Subsection 29(4) of the FOI Act provides a general discretion to reduce or not to impose a charge 
which goes beyond matters relating to financial hardship and the public interest. In considering this 
general discretion, I have had regard to whether the reduced charge of $510.00 appropriately 
reflects the cost of processing your request. 
Having reviewed the documents within the scope of your request, I consider that the calculation of 
the charge fairly reflects the work in processing your request. I note that processing charges are 
designed to be a contribution to the cost of processing FOI requests and do not compensate the full 
costs associated with the processing of a request.  
I am not persuaded that the charge should be reduced or waived on the grounds of financial 
hardship. In weighing your submissions, I am satisfied that there is public interest in the subject 
matter of your request, however I have not reduced the charge on these grounds. 
I have decided to reduce the charge to $510.00 on the grounds of the reduced number of 
documents within scope.  
Required Action  
If you would like the department to continue processing your request, you must notify the 
department in writing within 30 days of receiving this notice that you: 
a)  agree to pay the charge; or 
b)  withdraw the request for access. 
If you do not provide a written response in accordance with one of Options A or B above within 30 
days of receiving this notice, your request will be taken to have been withdrawn under section 29(2) 
of the FOI Act. 
Further information on Options A and B is set out below.   
Option A - pay the charge 
As the charge exceeds $100.00, you are required to pay a deposit of 25%, being $127.50, within 30 
days of receiving this notice. You may, of course, elect to pay the charge in full at this point. 
The amount due should be paid by cheque or money order made out to the Collector of Public 
Monies.  Please quote the reference number FOI LEX 25282 with your payment. 
Should you elect to pay the charge please email once 
you have posted your cheque or money order to advise us of your payment.  
Option B - withdraw your request 

If you wish to withdraw your request you may do so in writing. 
PAGE 4 OF 6 
Department of Human Services 

Time limits for processing your request  

Section 31 of the FOI Act provides that where a notice is sent to an applicant regarding the payment 
of a charge in respect of a request, the time limit for processing the request is suspended from the 
date the notice is received until either: 
(a)  the day following payment of the charge (in full or the required deposit); or  
(b)  if applicable, the day following the notification to the applicant of a decision not to impose the 
Address for correspondence 
Please send all correspondence regarding your FOI request to me at the following address: 
Freedom of Information team 
Department of Human Services  
PO Box 7820  
CANBERRA  ACT  2610   
Or by email to 
Publication of information in the FOI disclosure log  
Information released under the FOI Act may be published in a disclosure log on the department's 
website. Section 11C of the FOI Act requires this publication, subject to certain exceptions, 
including where publication of personal, business, professional or commercial information would be 
You can ask for a review of this decision 
I have reconsidered the assessment of charge and reject your contention that this charge has been 
wrongly assessed. If you disagree with the decision to impose a charge, or the amount of the 
charge, you can ask for a review. There are two ways you can do this. You can ask for an internal 
review from within the department, or an external review by the Office of the Australian Information 
Commissioner. You do not have to pay for reviews of decisions. See Attachment B for more 
information about how arrange a review.  
Further assistance 
If you have any questions please email  
Yours sincerely 
Authorised FOI Decision Maker 
FOI Legal Team 
FOI and Litigation Branch Legal Services Division 
Department of Human Services 
PAGE 5 OF 6 
Department of Human Services 

Attachment B 

Asking for a full explanation of a Freedom of Information decision 

Before you ask for a formal review of an FOI decision, you can contact us to discuss your request. 
We will explain the decision to you. This gives you a chance to correct misunderstandings.  
Asking for a formal review of an Freedom of Information decision 
If you still believe a decision is incorrect, the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act) gives you 
the right to apply for a review of the decision. Under sections 54 and 54L of the FOI Act, you can 
apply for a review of an FOI decision by: 
1.  an Internal Review Officer in the Department of Human Services (the department); and/or 
2.  the Australian Information Commissioner. 
Note 1: There are no fees for these reviews. 
Applying for an internal review by an Internal Review Officer 
If you apply for internal review, a different decision maker to the departmental delegate who made 
the original decision will carry out the review. The Internal Review Officer will consider all aspects of 
the original decision and decide whether it should change. An application for internal review must 
•  made in writing 
•  made within 30 days of receiving this letter 
•  sent to the address at the top of the first page of this letter. 
Note 2: You do not need to fill in a form. However, it is a good idea to set out any relevant 
submissions you would like the Internal Review Officer to further consider, and your reasons for 
disagreeing with the decision.  
Applying for external review by the Australian Information Commissioner 
If you do not agree with the original decision or the internal review decision, you can ask the 
Australian Information Commissioner to review the decision.  
If you do not receive a decision from an Internal Review Officer in the department within 30 days of 
applying, you can ask the Australian Information Commissioner for a review of the original FOI 
You will have 60 days to apply in writing for a review by the Australian Information Commissioner.  
PAGE 6 OF 6 
Department of Human Services 

Document Outline