This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Business case and pilot for data matching'.



If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
 
 
13 June 2017 
 
 
 
 
 
Our reference:  LEX 29683 
Mr Justin Warren 
 
 
 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Dear Mr Warren 
 
Freedom of Information Request – Internal Review Decision 
 
I refer to your correspondence, dated 14 May 2017 and received by the Department of 
Human Services (the department) on that same date. You requested an internal review of 
the decision made by a delegate of the department on 19 April 2017 (LEX 25282) under the 
Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act) (the internal review (charges) decision).    
I am an authorised decision-maker under subsection 23(1) of the FOI Act to make internal 
review decisions under section 54C of the FOI Act.   My decision is set out below.  
Background 
On 14 January 2017, the department received your freedom of information request 
(LEX 25282) in the following terms: 
 
' - The business case document(s) for the Pay As You Go (PAYG) data matching 
initiative that is the subject of Question on Notice HS 15 from the Senate Community 
Affairs Legislation Committee Budget Estimates hearing on 3 June 2015. 
http://www.aph.gov.au/Parliamentary_Business/Senate_Estimates/clacctte/estimates/
bud1516/DHS/index 
 
- Documents that describe the algorithm or process used to perform the data 
matching that identified the "approximately 1,080,000" discrepancies between PAYG 
data and data reported by DHS customers, as referred to in the Answer to Question 
HS 15. 
 
- Documents that describe the analysis process for how the value of "historical 
discrepancies", as described in the Answer to Question HS 15, was determined. Such 
documents should describe the statistical method, the sampling process used, 
statistics returned (standard error, mean, confidence interval, etc.), how the likely 
average debt value was determined, etc. 
 
- [the final version of the Requirements Specification (or similar document)] containing 
the program specifications/requirements used to define how the data matching 
process should be implemented by programmers. Such [a document] would refer to, 
for example, the use of certain fields to match on such as ABN, Business Name, 
Customer Name, etc. 
PAGE 1 OF 6 

 
Where multiple revisions of documents exist, I am only interested in the version 
current at the time the Department refers to in its answer to HS15.’ 
On 6 February 2017, following a request consultation process with the department under 
section 24AB of the FOI Act, you revised your request as follows: 
 
' - The business case document(s) for the Pay As You Go (PAYG) data matching 
initiative that is the subject of Question on Notice HS 15 from the Senate Community 
Affairs Legislation Committee Budget Estimates hearing on 3 June 2015. 
http://www.aph.gov.au/Parliamentary_Business/Senate_Estimates/clacctte/estimates/
bud1516/DHS/index  
 
- Documents that describe the algorithm or process used to perform the data 
matching that identified the "approximately 1,080,000" discrepancies between PAYG 
data and data reported by DHS customers, as referred to in the Answer to Question 
HS 15.  
 
- Documents that describe the analysis process for how the value of "historical 
discrepancies", as described in the Answer to Question HS 15, was determined. Such 
documents should describe the statistical method, the sampling process used, 
statistics returned (standard error, mean, confidence interval, etc.), how the likely 
average debt value was determined, etc.  
 
- [the final version of the Requirements Specification (or similar document)] containing 
the program specifications/requirements used to define how the data matching 
process should be implemented by programmers. Such [a document] would refer to, 
for example, the use of certain fields to match on such as ABN, Business Name, 
Customer Name, etc  
 
Where multiple revisions of documents exist, I am only interested in the version 
current at the time the Department refers to in its answer to HS15'. 
On 16 February 2017, the department contacted you to advise that 37 documents (totalling 
355 pages) had been identified as falling within the scope of your FOI request. 
 
Consequently, the department advised that you are liable to pay a $600.00 processing 
charge, in accordance with section 29 of the FOI Act, calculated as follows: 
 
Search and retrieval time: 4 hours, at $15.00 per hour: 
  $60.00  
Decision-making time (*after deduction of 5 hours): 27 hours, at 
 
$20.00 per hour 
$540.00 
 
 
TOTAL 
$600.00 
 
On 16 February 2017, you contacted the department to contend that the $600.00 charge 
should be waived on the grounds that release of the documents is in the public interest.  
 
On 20 March 2017, the department wrote to you to provide a decision in relation to your 
request for reconsideration of the charge. In this notice, the department advised that some of 
the documents included in the calculation of charges as set out in the letter dated 16 
February 2017 were not in fact within the scope of the request. Accordingly, the number of 
identified documents falling within the scope of your FOI request was reduced to 
PAGE 2 OF 6 
 
Department of Human Services 

13 documents (totalling 287 pages). On that basis, the department decided to reduce the 
assessment of the charge to $510.00, calculated as follows: 
 
Search and retrieval time: 2.4 hours, at $15.00 per hour: 
  $36.00  
Decision-making time (*after deduction of 5 hours): 23.7 hours, 
 
at $20.00 per hour 
$474.00 
 
 
TOTAL 
$510.00  
 
On 21 March 2017, you requested an internal review of the department’s decision to impose 
charges for FOI request LEX 25282 on the following terms: 
 
‘You have agreed that release of the documents would be in the public interest. 
 
I do not accept your contention that, in order to waive the charges, release of the 
documents must not only be in the public interest but must also "greatly inform public 
debate". 
 
You helpfully noted certain paragraphs of the OAIC Guidelines for agencies 
interpreting the FOI Act (https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-
guidelines/)
. That has lead me to review the various cases linked in footnotes on that 
page. 
 
In 'CF' and Department of Finance [2014] AICmr 73 
(http://www.austlii.edu.au/au/cases/cth/AICmr/2014/73.html), the Privacy 
Commissioner found that "The threshold requirement for the public interest test under 
s 29(5) requires identification of a general public interest or a substantial section of 
the public whose interest the release of the documents may serve." There is no 
requirement for the documents to also "greatly inform public debate". That is a much 
higher threshold that you appear to have invented. 
 
Further, in MacTiernan and Secretary, Department of Infrastructure and Regional 
Development (Freedom of Information) [2015] AATA 584 
(http://www.austlii.edu.au/au/cases/cth/AATA/2015/584.html), The Administrative 
Appeals Tribunal found that "an agency or minister should always consider whether 
disclosure of a document would advance the objects of the Act, even though an 
applicant has not expressly framed a submission on that basis. The objects of the Act 
include promoting better informed decision making, and increasing scrutiny, 
discussion, comment and review of the Government's activities (s 3)." 
 
In its responses to this and many other requests for information the Department 
appears to be working hard to avoid any and all scrutiny, discussion, comment or 
review of its activities. 
 
I hereby formally request an internal review of this decision.’ 
 
On the same date, you further clarified your submissions as follows: 
 
‘Further to my last letter, I would also like to draw your attention to the following in 
paragraph 4.74 of the Guidelines that you so helpfully referred to in your latest 
correspondence: 
 
PAGE 3 OF 6 
 
Department of Human Services 

"If an agency or minister accepts that disclosure of a document would be in the 
general public interest or that there would be financial hardship to the applicant, it 
may be difficult for it to justify why a charge has been reduced instead of waived in 
full." 
 
I do not believe the Department has justified why the charge should not be waived in 
full. 
 
I further note that in Australian Associated Press Pty Ltd and Department of 
Immigration and Border Protection [2015] AICmr 65 
(http://www.austlii.edu.au/au/cases/cth/AICmr/2015/65.html) the then Acting 
Australian Information Commissioner, Mr Timothy Pilgrim, found that the charge 
should be waived in full. Reference was specifically made to MacTiernan and 
Secretary, Department of Infrastructure and Regional Development (Freedom of 
information) [2015] AATA 584 
(http://www.austlii.edu.au/au/cases/cth/AATA/2015/584.html), where the charges 
were also waived in full. 
 
The information I have requested has been described by the Department and the 
government as a critical part of its efforts to recoup some $4 billion in overpayments 
over the forward estimates.  This is substantially greater than the amount of money at 
stake in MacTiernan (a mere $1 billion), and the cost of processing this request is 
substantially smaller.’ 
 
On 19 April 2017, the department notified you of the internal review (charges) decision, 
namely that the decision-maker was not satisfied that the department should reduce or waive 
the charges.  
 
You decided to pay the charge in full and, on 5 May 2017, your payment was processed by 
the department.  
 
On 8 May 2017, the department provided a decision to you, refusing access to all documents 
because they are subject to exemptions under sections 34 and 37(1)(b) of the FOI Act. 
 
In this decision letter, the decision maker considered the actual cost of processing your 
request, for the purpose of considering whether to adjust the amount of the charge under 
Regulation 10 of the Freedom of Information (Charges) Regulations 1982. It was found that 
the actual cost of processing the request was more than the decision on the charge and as a 
result, no adjustment was necessary.  
 
Internal Review Decision on charges  
Section 53A(e) of the FOI Act provides that where the department makes a decision relating 
to the imposition of a charge or the amount of a charge, the decision can be subject to an 
internal review.  
As outlined in the background above, you previously sought internal review of the 
department’s charges decision on 21 March 2017. The department provided the internal 
review (charges) decision on this internal review on 19 April 2017. 
Section 54E(a) of the FOI Act states that an Applicant cannot seek internal review of an 
earlier internal review decision.  
PAGE 4 OF 6 
 
Department of Human Services 

On that basis, the relevant internal review decision regarding the imposition or amount of the 
charges is already contained in the internal review (charges) decision dated 19 April 2017.  
However, I note that under sections 54L of the FOI Act, you can apply for a review of this 
decision by the Australian Information Commissioner. 
Relevant legislation 
Section 53A(e) of the FOI Act states that a ‘a decision under s 29 relating to imposition of a 
charge or the amount of a charge’ is an access refusal decision which can be subject to 
internal review.  
 
Section 29(4) of the FOI Act provides that, where an applicant has notified an agency that 
the applicant contends that a charge should be reduced or not imposed in relation to a 
request under the FOI Act, then the agency may decide that the charge is to be reduced or 
not imposed.  
 
Section 29(5) of the FOI Act provides that, without limiting the matters that the agency may 
take into account when making a decision about whether to reduce or not impose a 
processing charge, the decision maker must consider: 
 
  whether payment of a charge, or part of it, would cause financial hardship to an 
applicant; and 
 
  whether the giving of access to the document in question is in the general public 
interest or in the interest of a substantial section of the public. 
 
Section 29(8) of the FOI Act provides that, if an applicant makes a contention about a charge 
as mentioned in subsection 29(4) and the agency makes a decision to reject the contention 
in whole or in part, then the agency must give the applicant written notice of the decision and 
the reasons for the decision.  
 
Section 54E(a) of the FOI Act states that part VI of the FOI Act, which relates to internal 
reviews, does not apply in relation to ‘a decision on internal review’. 
 
Conclusion  
 
In conclusion, you have already sought internal review of the department’s charges decision 
and the internal review (charges) decision was provided to you on 19 April 2017. Under 
section 54E of the FOI Act, this decision is not subject to further review and, on that basis, 
the department has no further submissions.  
 
Further assistance 
 
If you have any questions please email xxx.xxxxx.xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx. 
 
Yours sincerely 
 
Sophie 
Authorised FOI Decision Maker 
Freedom of Information Team 
FOI and Litigation Branch | Legal Services Division  
Department of Human Services
PAGE 5 OF 6 
 
Department of Human Services 



If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
 
 
Attachment A 
 
 

INFORMATION ON RIGHTS OF REVIEW 
 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
 
Application for review of decision 
 
The Freedom of Information Act 1982 (FOI Act) gives you the right to apply for a review of 
this decision. Under sections 54 and 54L of the FOI Act, you can apply for a review of this 
decision by the Australian Information Commissioner. 
 
Australian Information Commissioner review 
 
You must apply in writing within 60 days of the receipt of the decision letter and you can 
lodge your application in one of the following ways: 
 
 
Online: www.oaic.gov.au   
Post: GPO Box 5218, Sydney NSW 2001  
Email: xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
 
 
An application form is available on the website at www.oaic.gov.au. Your application should 
include a copy of the notice of the decision that you are objecting to (if one was provided), 
and your contact details. You should also set out why you are objecting to the decision. 
 
Complaints to the Commonwealth Ombudsman  
 
You may complain to the Ombudsman concerning action taken by an agency in the exercise 
of powers or the performance of functions under the FOI Act. There is no fee for making a 
complaint. A complaint to the Ombudsman may be made in person, by telephone or in 
writing. The Ombudsman's contact details are: 
 
Phone:  
1300 362 072 
Website: 
 www.ombudsman.gov.au 
 
The Commonwealth Ombudsman generally prefers applicants to seek review before 
complaining about a decision. 
 
PAGE 6 OF 6