This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Retention period of personal information held by the department'.

If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
14 March 2017 
Our reference:  LEX 26182 
Mr Rodney Malone  
Right to Know  
By email:  
Dear Mr Malone  
Decision on your Freedom of Information request 
I refer to your request, dated 30 January 2017 and received by the Department of Human 
Services (the department) on the same day for access under the Freedom of Information 
Act 1982 
(the FOI Act) to the following:  
'I would like to know the retention period of þe [sic] following documents/information 
held by the department. The information submitted by Newstart and Austudy 
applicants when making a claim. These include: 
1. online or paper  application form 
2. fortnightly income declarations/asset updates  
3.All other supporting documentation to process the claim such as proof of 
citizenship,lease,bank statements, detailed income asset forms, rent 
certificates,employment [sic] termination certificate. Please indicate retentions periods 
for the above info both in paper as well as electronic format including primary as well 
as secondary copies'. 
My decision 
I have decided to refuse your request under section 24(1) of the FOI Act because a 'practical 
refusal reason' still exists under section 24AA of the FOI Act. I am satisfied under 
section 21AA(1)(b) that your request does not provide sufficient information to enable the 
department to identify the documents you are seeking, as required by section 15(2)(b) of the 
FOI Act. 
The reasons for my decision, including the relevant sections of the FOI Act, are set out in 
Attachment A
You can ask for a review of our decision 
If you disagree with the decision you can ask for a review. There are two ways you can do 
this. You can ask for an internal review from within the department, or an external review by 
the Office of the Australian Information Commissioner. You do not have to pay for reviews of 
decisions. See Attachment B for more information about how to arrange a review.  
PAGE 1 OF 7 

Further assistance 
If you have any questions please email  
Yours sincerely 
Authorised FOI Decision Maker 
Freedom of Information Team 
FOI and Litigation Branch | Legal Services Division  
Department of Human Services 
PAGE 2 OF 7 
Department of Human Services 

If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
Attachment A 
What you requested 
•  'I would like to know the retention period of þe following documents/information held by 
the department. The information submitted by Newstart and Austudy applicants when 
making a claim. These include: 
1. online or paper  application form 
2. fortnightly income declarations/asset updates 3.All other supporting documentation to 
process the claim such as proof of citizenship,lease,bank statements, detailed income 
asset forms, rent certificates,emploment termination certificate. 
Please indicate retentions periods for the above info both in paper as well as     electronic 
format including primary as well as secondary copies'. 
Request consultation process 
On 16 February 2017, I wrote to you providing a notice of intention to refuse your request 
under section 24AB(2) of the FOI Act as your request did not clearly identify the documents 
you were seeking access to. I gave you an opportunity to consult with the department to 
revise your request so as to remove the practical refusal reason. Specifically, the department 
suggested that you ask for specific documents rather than seek answers to questions. In 
addition the department referred you to a link:
on the National Archives Resource page and invited you to visit that link with a 
view to assisting you with reformulating your request.  
On 1 March 2017 you responded to the section 24AB (2) notice and stated:  
'Thank you for your prompt reply. I see that the retention period schedule from 
National archives has been provided as a guide. Would it be possible for the 
department to identify the retention periods for the documents originally listed in my 
original request according to National archives retention schedule-as in which 
documents fall under which category as listed by national arcĥves [sic]. 
The other thing I would like to know if the there are documents that indicate that a 
retention period greater than the minimum retention period as per the National 
archives  retention schedule is being subscribed by the department for the documents 
originally listed or strictly the period precribed [sic] by National archives is being 
adhered to'. 
The department is of the view that your response of 1 March 2017, does not provide any 
clarification towards the documents you are requesting. Instead you are asking further 
questions, answers to which can be located in the link already provided to you. Please 
review the link already referred to and in particular, page 8, under: Payment and Service 
Delivery Management,
 class no 60685 for details of the retention periods for the documents 
originally listed in your original request.  
In relation to your additional request for information please consider the link already provided 
at page 2 under: Application of this Authority at paragraph 8 for information about the 
minimum retention period.  
PAGE 3 OF 7 

What I took into account 
In reaching my decision I took into account: 
your original request dated 30 January 2017; 
other correspondence with you on 16 February 2017 and 1 March 2017; 
consultations with departmental officers about: 
o  the nature of the requested documents; and 
o  the department's operating environment and functions; 
guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 
93A of the FOI Act (the Guidelines); 
the FOI Act. 
Reasons for my decisions 
I am authorised to make decisions under section 23(1) of the FOI Act. 
Following the request consultation process outlined above, in accordance with section 24AB 
of the FOI Act, I am satisfied that a practical refusal reason still exists in that you have not 
provided sufficient information to identify the requested documents. The reasons for my 
decision are outlined below. 
Practical refusal reason 
Section 24AA of the FOI Act provides that a practical refusal reason exists in relation to a 
request for a document if the request does not satisfy the requirement in section 15(2)(b) of 
the FOI Act (identification of documents). 
Section 15(2)(b) of the FOI Act provides that a valid FOI request must: 
'provide such information concerning the document as is reasonably necessary to 
enable a responsible officer of the agency, or the Minister, to identify it'.  
Why your request does not satisfy the requirement in section 15(2)(b) 
Your request and your subsequent correspondence was for answers to particular questions. 
It did not make any reference to specific documents. In order to assist you, the department 
provided a document via electronic link, which is publicly available, that it considers could 
provide answers to your questions and assist you to revise your request. The department 
does not consider however, that your subsequent correspondence has sufficiently identified 
any further documents. We note that the then, FOI Commissioner James Popple, 
commented in Mills and Department of Immigration and Border Protection [2014] AIcmr 54 
(10 June 2014), ‘
the department accepts that a request for documents can be phrased by 
reference to the information that those documents contain. However, in this case, your 
request does not provide enough specific information to enable us to identify the documents 
that you are seeking. A request under the FOI Act must be for documents, rather than for 
answers to questions or to seek information generally. 
PAGE 4 OF 7 
Department of Human Services 

In summary, I am satisfied that your request does not satisfy the requirement in 
section 15(2)(b) of the FOI Act, in that it does not provide sufficient information to enable the 
department to identify the documents you are seeking. 
I have found that a practical refusal reason exists in relation to your request for access to the 
documents.  Accordingly I have decided to refuse your request under section 24(1) of the 
FOI Act. 
PAGE 5 OF 7 
Department of Human Services 

If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
Attachment B 

Asking for a full explanation of a Freedom of Information decision 

Before you ask for a formal review of a FOI decision, you can contact us to discuss your 
request. We will explain the decision to you. This gives you a chance to correct 
Asking for a formal review of a Freedom of Information decision 
If you still believe a decision is incorrect, the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act) 
gives you the right to apply for a review of the decision. Under sections 54 and 54L of the 
FOI Act, you can apply for a review of a FOI decision by: 
1.  an Internal Review Officer in the Department of Human Services (the department); 
2.  the Australian Information Commissioner. 
Note 1: There are no fees for these reviews. 
Applying for an internal review by an Internal Review Officer 
If you apply for internal review, a different decision maker to the departmental delegate who 
made the original decision will carry out the review. The Internal Review Officer will consider 
all aspects of the original decision and decide whether it should change. An application for 
internal review must be: 
•  made in writing 
•  made within 30 days of receiving this letter 
•  sent to the address at the top of the first page of this letter. 
Note 2: You do not need to fill in a form. However, it is a good idea to set out any relevant 
submissions you would like the Internal Review Officer to further consider, and your reasons 
for disagreeing with the decision.  
Applying for external review by the Australian Information Commissioner 
If you do not agree with the original decision or the internal review decision, you can ask the 
Australian Information Commissioner to review the decision.  
If you do not receive a decision from an Internal Review Officer in the department within 30 
days of applying, you can ask the Australian Information Commissioner for a review of the 
original FOI decision.  
You will have 60 days to apply in writing for a review by the Australian Information 
You can lodge your application
PAGE 6 OF 7 

Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218 
SYDNEY  NSW  2001  
Note 3: The Office of the Australian Information Commissioner generally prefers FOI 
applicants to seek internal review before applying for external review by the Australian 
Information Commissioner. 
•  If you are applying online, the application form the 'Merits Review Form' is available at  
•  If you have one, you should include with your application a copy of the Department of 
Human Services' decision on your FOI request  
•  Include your contact details 
•  Set out your reasons for objecting to the department's decision. 
Complaints to the Information Commissioner and Commonwealth Ombudsman  
Information Commissioner 
You may complain to the Information Commissioner concerning action taken by an agency in 
the exercise of powers or the performance of functions under the FOI Act, There is no fee for 
making a complaint. A complaint to the Information Commissioner must be made in writing. 
The Information Commissioner's contact details are: 
Telephone:      1300 363 992 
Commonwealth Ombudsman 
You may also complain to the Ombudsman concerning action taken by an agency in the 
exercise of powers or the performance of functions under the FOI Act. There is no fee for 
making a complaint. A complaint to the Ombudsman may be made in person, by telephone 
or in writing. The Ombudsman's contact details are: 
Phone:             1300 362 072 
The Commonwealth Ombudsman generally prefers applicants to seek review before 
complaining about a decision. 
PAGE 7 OF 7 
Department of Human Services 

Document Outline