This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Retention period of online meta data held by the department'.


 
 
6 February 2017 
 
Mr Rodney Malone 
 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
In reply please quote: 
FOI Request:  FA 17/02/00156 
File Number:  ADF2017/18276 
 
 
Dear Mr Malone 
 
Acknowledgement of Freedom of Information Access request  
 
This letter refers to an access request received under the Freedom of Information Act 1982 
(the FOI Act) on 30 January 2017, and our email of Tuesday, 31 January 2017 regarding the 
scope of your request. The Department has regarded your request as: 
 
'A document that indicates the retention period of online metadata of users visiting the 
Department's website, including employers, organisations and visa holders using the 
vevo website. This includes the ip address as well as device information and mac 
addresses of the device used to access DIBP services such as downloading forms 
from your website, usage of vevo services as well as any applications made using the 
immi account. 
 
A document that indicates the retention period in relation to the above data held on 
active as well as back up systems and if the information is archived. 
 
A document that indicates the retention periods of forms as well as logs/any other 
evidence relating to the fact the individual/organization has made a freedom of 
information request in the past.'  
 

Your request has been allocated FOI request number FA 17/02/00156. Please include your 
FOI request number in all correspondence with the Freedom of Information (FOI) Section. 
 
Exclusion of non-SES staff personal details and SES telephone contact details 
The Department’s policy is to exclude the personal details of officers not in the Senior 
Executive Service (SES), as well as the mobile and work telephone numbers of SES staff, 
contained in documents that fall within scope of an FOI request. If you require names and 
contact details of non-SES officers, or direct telephone numbers of SES staff, please inform 
us so the decision maker may consider your request. Otherwise we will take it that you agree 
to that information being excluded from the scope of your request. 
 
 
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
 PO Box 25 BELCONNEN ACT 2616 • Telephone 02 6264 1111 • Website: www.border.gov.au 

- 2 - 
Contacting the FOI Section 
If you wish to discuss your access request you may contact the FOI Section using the details 
provided below. 
 
Contacting the Department 
You can contact us with an enquiry in a number of ways including by email, through our 
website; by telephone, through our Service Centres or offices around the world, or in person. 
In Australia you can call 13 18 81 between 9 am and 4 pm Monday to Friday. Details on 
submitting a webform, or contacting our offices outside Australia are available on our website 
at www.border.gov.au. 
 
 
 
Yours sincerely 
 
FOI Officer 
Freedom of Information Section 
Information Management Branch | Corporate Services Division 
Corporate Group  
Department of Immigration and Border Protection 
Email: xxx@xxxxxx.xxx.xx