This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meetings with Ministers'.

If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
23 February 2017 
Our reference:  LEX 26566 
Mr Justin Warren 
By email:  
Dear Mr Warren 
Your Freedom of Information request 
I refer to your revised request dated 6 February 2017 and received by the Department of 
Human Services (the department) on the same day for access under the Freedom of 
Information Act 1982 
(the FOI Act) to the following documents:  
‘- Meeting agendas, minutes, and other notes for any and all meetings held with the 
Minister for Human Services, or their Office, between 1 Jan 2016 and 31 Dec 2016, 
- Meeting agendas, minutes, and other notes for any and all meetings held with the 
Minister for Social Services, or their Office, between 1 Jan 2016 and 31 Dec 2016, 
Your request involves too much work for the department  
Your request covers a wide range of documents. We are asking you to revise your request to 
give us more specific details about the information you are after because of the amount of 
work involved for the department.  
If you decide not to make any revisions I will have to refuse your FOI request as a 'practical 
refusal reason' exists.  
For a more detailed explanation of what this means see Attachment A
How to send us a 'revised request' 
Before I make a final decision on your request, you can narrow the size of your original 
request and submit a revised request.  
Within the next 14-days you must do one of the following, in writing:  
  withdraw the request 
  make a revised request, or 
  tell us that you do not want to revise your request.  
PAGE 1 OF 4 

If you do not do contact us during the 14 day consultation period, we will assume you do not 
want to continue with your request. See Attachment A for relevant sections of the FOI Act. 
We have 30 days to give you a decision about your request, however the time taken to 
consult with you now is not included in this 30 day time period. 
During the consultation period you are welcome to ask for my help in revising your request 
and filling out the form. You can contact the department: 
  in writing to the address at the top of this letter 
  via email to 
Note: When you contact us please quote the reference number FOI LEX 26566
Your response will be expected within 14 days of this letterIf no response is received, your 
matter will be taken as withdrawn. 
Further assistance 
If you have any questions please email 
Yours sincerely 
Authorised FOI Decision Maker 
Freedom of Information Team 
FOI and Litigation Branch | Legal Services Division  
Department of Human Services 
PAGE 2 OF 4 
Department of Human Services 

Attachment A 
What I took into account 

Because of the amount of work involved for the department, under sections 24AA and 24 of 
the FOI Act I intend to refuse your FOI request as a 'practical refusal reason' exists. Under 
the Act, the practical refusal reason is that processing your request 'would substantially and 
unreasonably divert the resources' of this agency.  
To process your request the department would have to do extensive searches to find and 
process the documents you asked for. This is because processing your request would 
involve approaching more than 130 Branches within the department to determine whether 
they hold any documents within scope of your request. Allowing for one hour for each Branch 
to conduct searches of their records for documents within scope, your request would take 
more than 130 hours to process. This does not include the time taken to examine any 
documents which may be in scope, consulting with third parties, making a decision on the 
documents and writing a statement of reasons for the decision.  
In addition, the wording of your request is very broad and would capture a large number of 
documents. For example, meetings with Ministers, or their Offices, typically involve several 
officers. The part of your request covering “other notes” would capture any records made by 
each officer who attended the meeting. I note that the documents would likely contain 
Cabinet material and other deliberative material.    
It is also likely that the documents you are requesting would include third party information of 
customers, external service providers and other government agencies. The department 
would be likely be required to consult with each of the third parties about the potential 
release of their personal or business information.  
Relevant sections of the Freedom of Information Act 1982 
Section 24AA(1)(a)(i) of the FOI Act provides that a practical refusal reason exists in relation 
to a FOI request if the work involved in processing the request would substantially and 
unreasonably divert the resources of the department from its other operations.   
Section 24AA(2) of the FOI Act sets out certain factors which the department must consider 
when determining whether providing access in relation to a request would substantially and 
unreasonably divert the department's resources. The department must specifically have 
regard to the resources that would have to be used for:  
  identifying, locating or collating the documents within the department's filing system;  
  deciding whether to grant, refuse or defer access to a document to which the request 
relates, or to grant access to an edited copy of such a document, including resources 
that would have to be used for examining the document or consulting in relation to the 
  making a copy, or an edited copy, of the document, and 
  notifying any interim or final decision on the request.  
Section 24AB(7) of the FOI Act provides that the request is taken to have been withdrawn 
under at the end of the consultation period if: 
  the applicant does not consult the contact person during the consultation period in 
accordance with the notice, or 
PAGE 3 OF 4 
Department of Human Services 

  the applicant does not do one of the things mentioned in subsection (6) before the 
end of the consultation period. 
Section 24AB(6) says that the applicant must, before the end of the consultation period, do 
one of the following, by written notice to the agency or Minister: 
  withdraw the request, 
  make a revised request, or 
  indicate that the applicant does not wish to revise the request.  
PAGE 4 OF 4 
Department of Human Services