This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meetings with Ministers'.

If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
28 March 2017 
Our reference:  LEX 28493 
Mr Justin Warren 
By email:  
Dear Mr Warren 
Internal Review Acknowledgement of your Freedom of Information Request  
I refer to your request for internal review of the department’s Freedom of Information (FOI) 
decision in LEX 26566, dated 14 March 2017. 
Decision on internal review 
Your request was received by the department on 17 March 2017 and the 30 day statutory 
period for processing your request commenced from the day after that date. You should 
therefore expect a decision from us by 18 April 2017. The period of processing will be 
paused during formal consultation periods or pending payment of charges. 
In accordance with s54C of the FOI Act a person (other than the person who made the 
original decision) will be the decision maker for this internal review. 
Terms of your request 
Your request for internal review relates to LEX 26566. In that matter, you sought access 
under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act) to the following documents:  
‘[In relation to] to either of: 
- the Better Management of the Social Welfare System initiative, or 
- Taskforce Integrity: 
- Meeting agendas, minutes, and other notes for any and all meetings held with the 
Minister for Human Services, or their Office, between 1 Jan 2016 and 31 Dec 2016, 
- Meeting agendas, minutes, and other notes for any and all meetings held with the 
Minister for Social Services, or their Office, between 1 Jan 2016 and 31 Dec 2016, 
Practical refusal reason  
Your request covers a wide range of documents. Because of the amount of work involved for 
the department, we are asking you to revise your request to give us more specific details 
about the information you are after. I understand that in LEX 26566, your request was 
PAGE 1 OF 5 

refused because a practical refusal reason existed. In making your revision, please consider 
the history of that request, noting particularly the searches that the department would be 
required to carry out in order to identify all of the documents within scope. 
If you decide not to make any revisions I will have to refuse your FOI request as a 'practical 
refusal reason' exists.  
For a more detailed explanation of what this means see Attachment A
How to send us a 'revised request' 
Before I make a final decision on your request, you can narrow the size of your original 
request and submit a revised request.  
You could consider narrowing your request to a smaller time period, or only seeking access 
to documents related to a specific programme the department delivers.   
Within the next 14-days you must do one of the following, in writing:  
  withdraw the request 
  make a revised request, or 
  tell us that you do not want to revise your request.  
If you do not contact us during the 14 day consultation period, we will assume you do not 
want to continue with your request. See Attachment A for relevant sections of the FOI Act. 
We have 30 days to give you a decision about your request, however the time taken to 
consult with you now is not included in this 30 day time period. 
During the consultation period you are welcome to ask for my help in revising your request 
and filling out the form. You can contact the department: 
  in writing to the address at the top of this letter 
  via email to 
Note: When you contact us please quote the reference number FOI LEX 28493
Your response will be expected within 14 days of this letterIf no response is received, your 
matter will be taken as withdrawn. 
Your Address 
The FOI Act requires that you provide us with an address which we can send notices to. You 
have advised your electronic address is 
We will send all notices and correspondence to this address. Please advise us as soon as 
possible if you wish correspondence to be sent to another address or if your address 
changes. If you do not advise us of changes to your address, correspondence and notices 
will continue to be sent to the address specified above. 
PAGE 2 OF 5 
Department of Human Services 

Exclusion of junior department employee details 
The department is working towards ensuring that all employees have a choice about whether 
they provide their full name, personal logon identifiers and direct contact details in response 
to public enquiries. Where such details are included in the scope of a request, this may add 
to processing time and applicable charges as it may be necessary to consider whether the 
details are exempt under the FOI Act. On this basis, unless you tell us otherwise, we will 
assume that these details are out of scope of your request and they will be redacted under 
section 22 of the FOI Act. 
Further assistance 
If you have any questions please email 
Yours sincerely 
Authorised FOI Decision Maker 
Freedom of Information Team 
FOI and Litigation Branch | Legal Services Division  
Department of Human Services  
PAGE 3 OF 5 
Department of Human Services 

Attachment A 
What I took into account 

Because of the amount of work involved for the department, under sections 24AA and 24 of 
the FOI Act I intend to refuse your FOI request as a 'practical refusal reason' exists. Under 
the Act, the practical refusal reason is that processing your request 'would substantially and 
unreasonably divert the resources' of this agency.  
The wording of your request is very broad and would capture a large number of documents. 
You have requested documents related to ‘the Better Management of the Social Welfare 
System initiative’. This is the name for the Government’s policy platform for the social welfare 
system. It is not a departmental initiative in relation to a particular payment or programme. 
Any meeting held with the Minister or their office by any member of the department may 
therefore broadly be said to relate to the ‘Better Management of the Social Welfare System 
initiative’. Any relevant documents are also likely to contain Cabinet material and other 
deliberative material requiring careful consideration and redaction. 
Furthermore, meetings with Ministers, or their offices, typically involve several officers. The 
part of your request covering “other notes” would capture any records made by individual 
officers who attended the meetings. Determining whether each participant in a meeting made 
notes would require extensive consultation across the department.  
For these reasons, processing your request would involve approaching more than 130 
branches within the department to determine whether they hold any documents within scope 
of your request. Allowing for one hour for each branch to conduct searches of their records 
for documents within scope, your request would take more than 130 hours to process. This 
does not include the time taken to examine any documents which may be in scope, 
consulting with third parties, making a decision on the documents, and writing a statement of 
reasons for the decision. 
It is also likely that the documents you are requesting would include third party information of 
customers, external service providers and other government agencies. The department 
would be likely be required to consult with each of the third parties about the potential 
release of their personal or business information.  
Relevant sections of the Freedom of Information Act 1982 
Section 24AA(1)(a)(i) of the FOI Act provides that a practical refusal reason exists in relation 
to a FOI request if the work involved in processing the request would substantially and 
unreasonably divert the resources of the department from its other operations.   
Section 24AA(2) of the FOI Act sets out certain factors which the department must consider 
when determining whether providing access in relation to a request would substantially and 
unreasonably divert the department's resources. The department must specifically have 
regard to the resources that would have to be used for:  
  identifying, locating or collating the documents within the department's filing system;  
  deciding whether to grant, refuse or defer access to a document to which the request 
relates, or to grant access to an edited copy of such a document, including resources 
that would have to be used for examining the document or consulting in relation to the 
  making a copy, or an edited copy, of the document, and 
  notifying any interim or final decision on the request.  
PAGE 4 OF 5 
Department of Human Services 

Section 24AB(7) of the FOI Act provides that the request is taken to have been withdrawn 
under at the end of the consultation period if: 
  the applicant does not consult the contact person during the consultation period in 
accordance with the notice, or 
  the applicant does not do one of the things mentioned in subsection (6) before the 
end of the consultation period. 
Section 24AB(6) says that the applicant must, before the end of the consultation period, do 
one of the following, by written notice to the agency or Minister: 
  withdraw the request, 
  make a revised request, or 
  indicate that the applicant does not wish to revise the request.  
PAGE 5 OF 5 
Department of Human Services