This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Risk Governance and Oversight of Centrelink Data Matching'.



If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
 
 
22 February 2017 
 
 
 
 
 
Our reference:  LEX 26567 
Mr Justin Warren 
 
By email: [FOI #3024 email]  
 
 
Dear Mr Warren 
Your Freedom of Information request 
I refer to your request, dated 6 February 2017 and received by the Department of Human 
Services (the department) on the same day for access under the Freedom of Information 
Act 1982 
(the FOI Act) to the following documents:  
'I request the following information relating to the initiative to match Centrelink data 
with data from the Australian Tax Office (ATO) to detect potential overpayment and 
the recovery of those overpayments from citizens.  
 
- Documents listing identified risks, categorisations (Likelihood, Impact, etc.), and 
treatments (e.g. Risk Registers) in the period 1 Jan 2016 to 31 Dec 2016.  
 
This initiative has been extensively covered by the media using various names, 
including #robodebt and #notmydebt’.  
Your request involves too much work for the department  
Your request covers a wide range of documents. We are asking you to revise your request to 
give us more specific details about the information you are after because of the amount of 
work involved for the department.  
If you decide not to make any revisions I will have to refuse your FOI request as a 'practical 
refusal reason' exists.  
For a more detailed explanation of what this means see Attachment A
How to send us a 'revised request' 
Before I make a final decision on your request, you can narrow the size of your original 
request and submit a revised request.  
Within the next 14-days you must do one of the following, in writing:  
•  withdraw the request 
•  make a revised request, or 
•  tell us that you do not want to revise your request.  
PAGE 1 OF 4 

If you do not do contact us during the 14 day consultation period, we will assume you do not 
want to continue with your request. See Attachment A for relevant sections of the FOI Act. 
We have 30 days to give you a decision about your request, however the time taken to 
consult with you now is not included in this 30 day time period. 
Contact  
During the consultation period you are welcome to ask for help in revising your request and 
filling out the form. You can contact the department: 
•  in writing to the address at the top of this letter; or 
•  via email to [email address]. 
Note: When you contact us please quote the reference number FOI LEX 26567
Your response will be expected within 14 days of the date of this letterIf no response is 
received, your matter will be taken as withdrawn. 
Further assistance 
If you have any questions please email [email address].  
 
Yours sincerely 
 
Authorised FOI Decision Maker 
Freedom of Information Team 
FOI and Litigation Branch | Legal Services Division  
Department of Human Services 
PAGE 2 OF 4 
 
Department of Human Services 

Attachment A 
 
What I took into account 

Because of the amount of work involved for the department, under sections 24AA and 24 of 
the FOI Act I intend to refuse your FOI request as a 'practical refusal reason' exists. Under 
the Act, the practical refusal reason is that processing your request 'would substantially and 
unreasonably divert the resources' of this agency.  
To process your request the department would have to do extensive searches to find and 
process the documents you asked for. We have more than 250 documents totalling over 
2800 pages.  
Based on my experience with the type and volume of records you want, I estimate it would 
take more than 288 hours in processing time. This includes looking at all the documents to 
see if any of the pages might need redactions - that is, possibly blacking out some content, 
for example, where there is private information about another person.  
Amount of time to process your request 
I have calculated the number of hours it would take to process your request in full. 
Search for and retrieve documents 
100 hours 
Examine pages for decision making at an average of two minutes 
94 hours 
per page 
Time of two minutes per page for about 1400 pages needing 
 80 hours 
redaction 
Write statement of reasons for decision 
14  hours 
Total 
288 hours 
 
Relevant sections of the Freedom of Information Act 1982 
Section 24AA(1)(a)(i) of the FOI Act provides that a practical refusal reason exists in relation 
to a FOI request if the work involved in processing the request would substantially and 
unreasonably divert the resources of the department from its other operations.   
Section 24AA(2) of the FOI Act sets out certain factors which the department must consider 
when determining whether providing access in relation to a request would substantially and 
unreasonably divert the department's resources. The department must specifically have 
regard to the resources that would have to be used for:  
•  identifying, locating or collating the documents within the department's filing system;  
•  deciding whether to grant, refuse or defer access to a document to which the request 
relates, or to grant access to an edited copy of such a document, including resources 
that would have to be used for examining the document or consulting in relation to the 
request;  
•  making a copy, or an edited copy, of the document, and 
•  notifying any interim or final decision on the request.  
PAGE 3 OF 4 
 
Department of Human Services 

Section 24AB(7) of the FOI Act provides that the request is taken to have been withdrawn 
under at the end of the consultation period if: 
•  the applicant does not consult the contact person during the consultation period in 
accordance with the notice, or 
•  the applicant does not do one of the things mentioned in subsection (6) before the 
end of the consultation period. 
Section 24AB(6) says that the applicant must, before the end of the consultation period, do 
one of the following, by written notice to the agency or Minister: 
•  withdraw the request, 
•  make a revised request, or 
•  indicate that the applicant does not wish to revise the request. 
 
 
PAGE 4 OF 4 
 
Department of Human Services