Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Employee information provided to ballot agents in Enterprise Agreement bargaining'.



 
Our reference: 17/43443 
 
 
20 March 2017 
 
 
 Mr James Smith  
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx   
 
Dear Mr Smith, 
 
Freedom of Information Request ACIC 17-04 
I refer to your request for access under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act) to:  
 
 The document(s) which describe the data provided to the external organisation(s) 
responsible for conducting the ballot(s) for all Enterprise Agreements put to staff for a vote. 
The timeframe for the request is ballots undertaken for enterprise agreements proposed to 
take effect after 30 June 2014.  
Data referring to specific employees is excluded from the scope of the request. 
 
Your request was received by the ACIC on Thursday 16 February 2017 and the 30 day statutory 
period for processing your request commenced from the day after that date. A decision is therefore 
due to you by Monday 20 March 2017. 
This is a decision made under the FOI Act in relation to documents within the scope of that request.    
 
Documents identified 
I  have  identified  two  documents  as  matching  the  description  of  you  request.  Details  of  those 
documents are set out at Annexure A. 
 
Authority and materials considered 
I am authorised under section 23 of the FOI Act to make a decision concerning the information you 
have requested access to. 
 
In reaching my decision I have taken into consideration: 
  the relevant provisions of the FOI Act;  
  the contents of the relevant documents; 
  relevant guidelines issued by the Office of the Australian Information Commissioner; and 
  relevant Tribunal and Federal Court decisions concerning the operation of the FOI Act. 
 
 
Discovering threats, 
supporting law enforcement, 
protecting Australia. 
Decision 
I have decided that parts of the documents are exempt from release on the basis of section 22  of 
the FOI Act. An extract of the relevant exemption provision is at Annexure B.  An explanation of the 
exemption relied upon is set out below.  
 
Section 22 – Deletion of documents which are not relevant or are exempt 
Section  22(1)(a)(ii)  of  the  FOI  Act  permits  the  deletion  of  information  that  would  be  reasonably 
regarded  as  irrelevant  to  the  request.  In  your  request  for  documents  you  confirmed  that  data 
referring to specific employees is excluded from the scope of the request.  
 
Parts  of  the  documents  identified  in  the  schedule  contain  the  names,  employee  IDs  (ID/Number), 
employee numbers (AGS No.) and contact information for specific ACIC employees, or information 
which does not relate to the data provided to the external organisation. I have determined that this 
material falls outside the terms of your request and have deleted these under section 22 of the FOI 
Act.  
 
Disclosure Log 
Section 11C of the FOI Act provides that information about any documents released under that Act 
must be published on the ACIC’s website within 10 days of release, subject to the exemptions set out 
in section 11C(1)(a)-(d).  
 
Your review rights 
If  you  are  dissatisfied  with  this  decision  you  can  apply  for  internal  review  or  review  by  the 
Information  Commissioner.  You  do  not  have  to  apply  for  internal  review  before  seeking  the 
Information Commissioner’s review.  
 
Internal review 
You may seek internal review by making an application in writing to the ACIC within 30 days of being 
notified of this decision. A written application for a review should be sent to the FOI Coordinator at 
xxx@xxxx.xxx.xx, or by post to: 
FOI Coordinator 
Australian Criminal Intelligence Commission 
GPO Box 1936 
Canberra ACT 2601 
 
Information Commissioner review 
Alternatively, you may apply in writing for review by the Information Commissioner. In making your 
application you need to provide:  
- an address for notices to be sent (this can be an email address) 
- a copy of this decision. 
 
It would also help if you set out the reasons for review in your application. Requests for review must 
be in writing and can be made via the website (www.oaic.gov.au), by email at xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx, 
or by post at: 
2 
Australian Criminal Intelligence Commission  

Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 2999  
Canberra ACT 2601 
 
If you are objecting to a decision to refuse access to documents you must apply to the Information 
Commissioner within 60 days of being given notice of the decision.  You can contact the Information 
Commissioner by phone on 1300 363 992. 
 
Right to complain 
You  may  make  a  complaint  to  the  Information  Commissioner  about  action  taken  by  the  ACIC  in 
relation  to  your  application.  The  complaint  needs  to  be  in  writing  and  identify  the  agency  against 
which the complaint is made.  
 
The  Information  Commissioner  may  be  contacted  on  1300  363  992.  There  is  no  particular  form 
required to make a complaint, but the complaint should set out the grounds on which you consider 
the action should be investigated.  
 
Yours sincerely, 
 
Shelby Simadas 
FOI Coordinator 
 
3 
Australian Criminal Intelligence Commission  
 
Annexure A - Schedule of documents – Freedom of Information Request no. [17-04]   
Document 
Date 
Size  
Description 
Decision on access 
Exemption 
no. 
Released with deletions on the basis 
08/03/2017 
6 pages 
Email Chain relating to Enterprise Agreement ballot  
s22(1)(a)(ii) 
of one or more specific exemptions 
1 
(including deletion of irrelevant 
matter under s 22) 
Released with deletions on the basis 
28/10/2017 
17 pages 
List of ACIC employees for Enterprise Agreement 
s22(1)(a)(ii) 
of one or more specific exemptions 
ballot 
2 
(including deletion of irrelevant 
matter under s 22) 
 
 
 
Discovering threats, 
supporting law enforcement, 
protecting Australia. 
 
Annexure B – Extracts of the FOI Act 
 
22 Access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted 
 
Scope 
(1)  This section applies if: 
(a)  An agency or Minister decides: 
i.  To refuse to give access to an exempt document; or 
ii.  That to give access to a document would disclose information that would 
reasonably be regarded as irrelevant to the request for access; and 
(b)  It is possible for the agency or Minister to prepare a copy (an edited copy) of the 
document, modified by deletions, ensuring that: 
i.  Access to the edited copy would be required to be given under section 11A 
(access to documents on request); and 
ii.  The edited copy would not disclose any information that would reasonably 
be regarded as irrelevant to the request; and 
(c)  It is reasonably practicable for the agency or Minister to prepare the edited copy, 
having regard to: 
i.  The nature and extent of the modification; and 
ii.  The resources available to modify the document; and 
(d)   It is not apparent (from the request or from consultation with the applicant) that 
the applicant would decline access to the edited copy.  
Access to edited  copy 
(2)  The agency or Minister must: 
(a)  Prepare the edited copy as mentioned in paragraph (1)(b); and 
(b)  Give the applicant access to the edited copy. 
Notice to applicant 
(3)   The agency or Minister must give the applicant notice in writing: 
(a)  That the edited copy has been prepared; and 
(b)  Of the grounds for deletions; and 
(c)  If any matter deleted is exempt matter – that the matter deleted is exempt matter 
because of a specified provision of this Act.  
 
(4)  Section 26 (reasons for decision) does not apply to the decision to refuse access to the 
whole document unless the applicant requests the agency or Minister to give the applicant a 
notice in writing in accordance with that section.  
 
 
 
 
 
 
 
Discovering threats, 
supporting law enforcement, 
protecting Australia. 
 
 
 
 
 
 
 
 
6 
Australian Criminal Intelligence Commission