If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
 
 
7 March 2017 
 
 
Our reference:  LEX 27631 
Name withheld 
 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
Dear Sir or Madam 
Your Freedom of Information request 
I refer to your request, dated 20 February 2017 and received by the Department of Human 
Services (the department) on the same date, for access under the Freedom of Information 
Act 1982 (the FOI Act) to the following documents:  
'Accordingly, I request documents which detail the precise remuneration paid to each 
of the Department of Human Service’s (the ‘Department’s’) SES officers in the 
following financial years - FY2013/14, FY 2014/15 and FY2015/16. The group 
certificates/end-of-year PAYG payments summaries issued by the Department to 
each of its SES staff in those years can be quickly and easily identified and retrieved, 
and will efficiently and accurately provide the information the subject of my request. 
I am willing to agree to the decision maker redacting information relating to the tax file 
numbers, the home addresses and information relating to the amount of tax withheld 
for each of the relevant SES officers that may be contained in the relevant 
documents. I am willing to further narrow the scope of my request by limiting it to 
officers employed by the Department who, at the time of my application, were 
categorised as SES officers, meaning that: 
-Departmental staff who were once SES officers at the Department, but weren’t 
categorised as such at the time of this application; and  
-the documents the subject of my request that pertain to SES officers who are no 
longer employed by the Department;  
are discounted from the scope of my application'. 
Practical refusal reason 
You are requesting documents containing the personal information of 168 individuals. The 
FOI team would be required to consult with each of these individuals regarding the release of 
their personal information. For this reason, we are asking you to revise your request. 
If you decide not to make any revisions, I will have to refuse your FOI request as a 'practical 
refusal reason' exists.  
For a more detailed explanation of what this means see Attachment A. 
PAGE 1 OF 4 

---

 
How to send us a 'revised request' 
Before I make a final decision on your request, you can narrow the size of your original 
request and submit a revised request.  
Within the next 14-days you must do one of the following, in writing:  
  withdraw the request 
  make a revised request, or 
  tell us that you do not want to revise your request.  
If you do not contact us during the 14 day consultation period, we will assume you do not 
want to continue with your request. See Attachment A for relevant sections of the FOI Act. 
If you decide to make a revised request you should be more specific about what documents 
you actually want. This could help the department find the documents in less time and use 
fewer resources to process them. 
Note: You may want to access the department's online services at 
www.humanservices.gov.au to immediately find some of the personal information and 
documents included in your original request. 
At Attachment B is a form which you can use to revise your request in writing. We have 
30 days to give you a decision about your request, however the time taken to consult with 
you now is not included in this 30 day time period. 
Contact officer 
I am the contact officer for your request. During the consultation period you are welcome to 
ask for my help in revising your request and filling out the form. You can contact me: 
  in writing to the address at the top of this letter 
  via email to xxx.xxxxx.xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx 
Note: When you contact us please quote the reference number FOI LEX 27631. 
Your response will be expected by 22 March 2017. If no response is received, your matter 
will be taken as withdrawn. 
Further assistance 
If you have any questions please email xxx.xxxxx.xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx. 
 
 
Yours sincerely 
 
Authorised FOI Decision Maker 
Freedom of Information Team 
FOI and Litigation Branch | Legal Services Division  
Department of Human Services 
xxx.xxxxx.xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx  
PAGE 2 OF 4 
 
Department of Human Services 

---

 
Attachment A 
 
What I took into account 
Because of the amount of work involved for the department, under sections 24AA(1)(a)(i), 24 
and 24AA(2) of the FOI Act I intend to refuse your FOI request as a 'practical refusal reason' 
exists. Under the Act, the practical refusal reason is that processing your request 'would 
substantially and unreasonably divert the resources' of this agency.  
To process your request the department would have to engage in extensive consultation with 
the department’s Senior Executive staff regarding the release of their personal information.  
Based on my experience with this form of consultation, I estimate it would take approximately 
two hours to consult with each individual.  
Amount of time to process your request 
I have calculated the number of hours it would take to process your request in full. 
Time of two hours to consult with each of the 168 SES staff 
 336 hours 
individually 
Write statement of reasons for decision 
3 hours 
Total 
339 hours 
 
Relevant sections of the Freedom of Information Act 1982 
Section 24AA(1)(a)(i) of the FOI Act provides that a practical refusal reason exists in relation 
to a FOI request if the work involved in processing the request would substantially and 
unreasonably divert the resources of the department from its other operations.   
Section 24AA(2) of the FOI Act sets out certain factors which the department must consider 
when determining whether providing access in relation to a request would substantially and 
unreasonably divert the department's resources. The department must specifically have 
regard to the resources that would have to be used for:  
  identifying, locating or collating the documents within the department's filing system;  
  deciding whether to grant, refuse or defer access to a document to which the request 
relates, or to grant access to an edited copy of such a document, including resources 
that would have to be used for examining the document or consulting in relation to the 
request;  
  making a copy, or an edited copy, of the document, and 
  notifying any interim or final decision on the request.  
Section 24AB(7) of the FOI Act provides that the request is taken to have been withdrawn 
under at the end of the consultation period if: 
  the applicant does not consult the contact person during the consultation period in 
accordance with the notice, or 
PAGE 3 OF 4 
 
Department of Human Services 

---

 
  the applicant does not do one of the things mentioned in subsection (6) before the 
end of the consultation period. 
Section 24AB(6) says that the applicant must, before the end of the consultation period, do 
one of the following, by written notice to the agency or Minister: 
  withdraw the request, 
  make a revised request, or 
  indicate that the applicant does not wish to revise the request. 
 
 
PAGE 4 OF 4 
 
Department of Human Services 

---