Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Advertising on New Asylum Seeker Processing Policy'.



 
13 January 2014 
 
Mr Tom Swann 
Email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
In reply please quote: 
FOI Request: 
FA13/07/00856 
File Number: 
ADF2013/22717 
 
 
Dear Mr Swann 
 
Freedom of Information request – Release of documents 
This letter refers to your request received on 20 July 2013 seeking access under the Freedom of 
Information Act 1982 (the FOI Act) to the following documents: 
 
‘Under the FOI Act I request documents held by the Department  produced in the last two 
weeks relating to paid public communications across all media within Australia about the new 
asylum seeker regional processing policy, including (but not limited to): 
          - any strategy documents stating the purpose of the campaign, how  it will achieve that 
purpose, how success will be assessed, and how  target audiences were chosen; 
     - any design briefs and requests for alterations sent from or to the Department; 
     - any assessment of the compatibility of this campaign with Government advertising 
guidelines; 
     - any correspondence about the advertising campaign between the  Department of 
Immigration and Citizenship and either the Department of Prime Minister and Cabinet, 
and/or the Office of the Minister for Immigration and Citizenship.’ 
 
Decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of requests to 
access documents or to amend or annotate departmental records. In reaching my decision, I have 
considered the following: 
•  the Freedom of Information Act 1982; 
•  departmental files and/or documents (Decision Record);  
•  the Information Commissioner guidelines; 
•  formal business consultations, and 
•  consultations with relevant business areas 
 
 
My decision is to release, in part, the documents within the scope of your request. Please see the attached 
Decision Record and Schedule of Documents for information on those documents which have been 
exempted or refused as part of this decision.  
 
Charges 
After processing the request, the number of documents was reduced to 140 pages. The final 
figure of the outstanding amount has been reduced to $199.10. The documents will not be 
released until the outstanding amount has being processed. I have attached a Credit Card 
Authorisation form for you to authorise payment of the outstanding amount. Alternatively you 
may send a cheque or money order to the department for the outstanding amount. 
 
 
 
 
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
PO Box 25 BELCONNEN ACT 2616 • Telephone: 02 6264 1111 • Fax: 02 6225 6970 • www.immi.gov.au 
- 2 - 
 
Review rights 
 
Internal review 
If you disagree with my decision, you have the right to apply for an internal review by the department 
of a primary decision to refuse access to documents you have requested.  
 
If you wish to make a request for internal review this must be sent within 30 days of being notified of 
the decision. Where possible please attach reasons why you believe review of the decision is 
necessary. The internal review will be carried out by an officer other than the original decision-maker 
and the department must make a review decision within 30 days.  
 
Applications for review should be sent to: 
 
Post 
 
FOI and Privacy Policy Section 
Department of Immigration and Border Protection 
PO Box 25 
BELCONNEN  ACT  2616 
 
Email   
xxx@xxxx.xxx.xx 
 
Review by the Office of the Australian Information Commissioner  
You may apply directly to the Australian Information Commissioner for a review of my decision.  
 
You must apply in writing within 60 days of this notice. You can lodge your application in one of the 
following ways: 
 
Post  
 
GPO Box 2999  
CANBERRA  ACT  2601 
or 
 
GPO Box 5218 
 
 
SYDNEY  NSW  2001   
Online   
www.oaic.gov.au  
Email    
xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
 
In person  
4 National Circuit BARTON  ACT 
or 
 
Level 3, 175 Pitt Street SYDNEY  NSW 
 
An application form is available on the website at www.oaic.gov.au. Your application should include a 
copy of the notice of the decision to which you are seeking review and your contact details. You 
should also set out why you are seeking a review of the decision.  
 
For further information about review rights under the FOI Act please see FOI fact sheet 12 ‘Freedom 
of information – Your review rights’, available online at www.oaic.gov.au. 
 
How to make a complaint about the handling of your FOI request 
You may complain to the Australian Information Commissioner if you have concerns about how the 
department has handled your request under the FOI Act.  
 
Your complaint must be in writing and must specify the agency you are complaining about. You can 
send your complaint to the Australian Information Commissioner using the details above. A complaint 
form is also available at www.oaic.gov.au. 
 
If you are unhappy with the department’s decision about giving or refusing access to documents, you 
should ask for the decision to be reviewed, which is a separate process which has been outlined in the 
previous section. 
 

- 3 - 
 
Client Service Charter  
Our Client Service Charter explains our service commitment to you. We are committed to service 
delivery that is timely, open and accountable, and responsive to your needs. The Charter explains how 
you can help us and how you can provide feedback or make a complaint. You can read our Client 
Service Charter on our website, or in a printed copy available from any of our offices. 
 
Contacting the FOI Section 
If you wish to discuss this matter, I can be contacted using the details provided below. 
Service satisfaction 
The department remains committed to ensuring that all clients, both in Australia and overseas, receive 
not only fair and reasonable treatment, but also an efficient standard of service that is sensitive to each 
client's needs. 
 
To provide a compliment, complaint or suggestion you can: 
•  telephone the Global Feedback Unit (toll-free within Australia) on 13 31 77 9 am to 4 pm 
•  complete a feedback form online at www.immi.gov.au 
•  write to the Manager, Global Feedback Unit, Reply Paid 241, Melbourne Victoria 3001 Australia 
•  contact us directly through any of our offices. 
 
Yours sincerely 
 
 
 
Mel Heggart 
PN 60008303 
FOI Case Officer 
FOI & Privacy Policy 
Department of Immigration and Border Protection 
Telephone 
02 6264 3131 
Email 
xxx@xxxx.xxx.xx 
 
 
Attachment(s) 
Client Service Information 
Decision Record 
Schedule of Documents 
Documents released: Emails between DIAC and UM (Universal McCann) regarding By Boat, No 
Visa campaign,  
Emails between DIAC and PM&C regarding By Boat, No Visa campaign 
Email within DIAC regarding By Boat, No Visa campaign 
Compliance Against the Information and Advertising Campaign  – By Boat, No Visa 
- 4 - 
 
CLIENT SERVICE INFORMATION 
 
Client Service Charter 
Our Client Service Charter explains our service commitment to you. We are committed to service 
delivery that is timely, open and accountable, and responsive to your needs. The Charter explains how 
you can help us and how you can provide feedback or make a complaint. You can read our Client 
Service Charter on our website, or in a printed copy available from any of our offices.  
 
Service satisfaction 
The department remains committed to ensuring that all clients, both in Australia and overseas, receive 
not only fair and reasonable treatment, but also an efficient standard of service that is sensitive to each 
client’s needs.  
 
To provide a compliment, complaint or suggestion you can: 
 
telephone the Global Feedback Unit on 13 31 77 during business hours 
 
complete a feedback form online at www.immi.gov.au 
 
write to: 
 
The Manager  
 
Global Feedback Unit  
 
GPO Box 241  
 
Melbourne VIC 3001  
 
Australia 
 
contact us directly through any of our offices.  
 
 
 


 
 
DECISION RECORD 
 
Client Details 
FOI Request: 
FA13/07/00856 
File Number: 
ADF2013/22717 
 
Scope: 
‘Under the FOI Act I request documents held by the Department  produced in the last two 
weeks relating to paid public communications across all media within Australia about the new 
asylum seeker regional processing policy, including (but not limited to): 
          - any strategy documents stating the purpose of the campaign, how  it will achieve that 
purpose, how success will be assessed, and how  target audiences were chosen; 
     - any design briefs and requests for alterations sent from or to the Department; 
     - any assessment of the compatibility of this campaign with Government advertising 
guidelines; 
     - any correspondence about the advertising campaign between the  Department of 
Immigration and Citizenship and either the Department of Prime Minister and Cabinet, 
and/or the Office of the Minister for Immigration and Citizenship.’ 
 
Documents in scope 
1.  Emails between DIAC and UM (Universal McCann) regarding By Boat, No Visa campaign 
2.  Emails between DIAC and PM&C regarding By Boat, No Visa campaign 
3.  Email within DIAC regarding By Boat, No Visa campaign 
4.  Compliance Against the Information and Advertising Campaign  – By Boat, No Visa 
 
Information considered 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of requests to 
access documents or to amend or annotate departmental records. In reaching my decision, I have 
considered the following: 
•  the Freedom of Information Act 1982; 
•  departmental files and/or documents (Decision Record);  
•  the Information Commissioner guidelines; 
•  formal business consultations, and;   
•  consultations with relevant business areas 
 
 
Reasons for decision 
I have considered the files within the scope of your request and applied exemptions in part or in full to 
documents as detailed in the Schedule of Documents. You should read the schedule in conjunction 
with the exemptions below. 
 
Deletion of exempt or irrelevant material under s.22 of the FOI Act 
Section 22(2) of the FOI Act provides that, where an agency reaches the view that a document 
contains exempt information or material that is irrelevant to the request and it is possible for the 
agency to prepare an edited copy of the document with the irrelevant or exempt material deleted, then 
the agency must prepare such a copy. 
 
This edited copy must be provided to the applicant. Further, the decision maker must advise the 
applicant in writing that the edited copy of the document has been prepared and of the reason(s) for 
each of the deletions in the document (s.22(3) of the FOI Act).  
 
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
PO Box 25 BELCONNEN ACT 2616 • Telephone: 02 6264 1111 • Fax: 02 6225 6970 • www.immi.gov.au 
- 6 - 
 
 
Irrelevant material is deleted pursuant to s.22(1)(a)(ii) of the FOI Act. 
 
The attached Schedule of Documents identifies documents where material has either been deleted as 
exempt information under the FOI Act or deleted as irrelevant to the scope of the request. 
 
s47F  Public interest conditional exemptions—personal privacy 
(1)  A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would involve the 
unreasonable disclosure of personal information about any person (including a deceased 
person). 
 
             (2)  In determining whether the disclosure of the document would involve the unreasonable 
disclosure of personal information, an agency or Minister must have regard to the following matters: 
                     (a)  the extent to which the information is well known; 
                     (b)  whether the person to whom the information relates is known to be (or to have been) 
associated with the matters dealt with in the document; 
                     (c)  the availability of the information from publicly accessible sources; 
                     (d)  any other matters that the agency or Minister considers relevant. 
A document is 'conditionally exempt' under s.47F(1) of the FOI Act if its release would involve the 
unreasonable disclose of personal information about any person, including a deceased person. A 
conditionally exempt document must be released under the FOI Act unless the release would be 
'contrary to the public interest'.  
 
I am satisfied that the documents I have exempted under section 47F(1) contain personal information 
and the disclosure would be contrary to the public interest. 


 
 
SCHEDULE OF DOCUMENTS TO DECISION RECORD 
 
Client Details 
FOI Request: 
FA13/07/00856 
File Number: 
ADF2013/22717 
 
1. 
Other documents;  
Number 
Description 
Decision 
Legislation 
of pages 
18 
Emails between DIAC and UM (Universal McCann) 
Released with 
s47F 
regarding By Boat, No Visa campaign 
exemption 
5 
Emails between DIAC and PM&C regarding By 
Released with 
s47F 
Boat, No Visa campaign 
exemption 
91 
Email within DIAC regarding By Boat, No Visa 
Released with 
s47F 
campaign 
exemption 
s22(a)(ii) 
26 
Compliance Against the Information and Advertising  Released with 
s22(a)(ii) 
Campaign  – By Boat, No Visa 
exemption 
 
 
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
PO Box 25 BELCONNEN ACT 2616 • Telephone: 02 6264 1111 • Fax: 02 6225 6970 • www.immi.gov.au