This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Information on considerably delayed Privacy Complaints & IC Reviews'. 
GPO Box 5218 Sydney NSW 2001 
P +61 2 9284 9800   F +61 2 9284 9666  
Enquiries 1300 363 992  TTY 1800 620 241 
ABN 85 249 230 937 
Our reference: FOIREQ17/00018 
Dear Ms Pane 
Outcome of your Freedom of Information request 
I refer to your request for access to documents under the Freedom of Information 
Act 1982 
(Cth) (the FOI Act) received by the Office of the Australian Information 
Commissioner (OAIC) on 23 March 2017. 
Decision on your request 
I am an officer authorised under s 23(1) of the FOI Act to make decisions in relation to FOI 
I have decided to refuse your request under s 24A of the FOI Act on the basis that the 
documents you seek do not exist. 
Document does not exist or cannot be found (s 24A) 
An agency or Minister may refuse a request if it has taken ‘all reasonable steps’ to find the 
document requested, and is satisfied that the document cannot be found or does not exist 
(s 24A(1)). 
On receiving your request this office undertook searches for documents within the scope of 
your request. You requested two types of documents – case management reports and formal 
Case management reports 
You requested the following case management reports: 
1.  Reports that show the status of the 32 conventional privacy complaints aged 361 days or 
older open as at 21 December 2016 (as in the report run by the OAIC and provided to you 
previously) which includes the following information: 
a.  How many are still open and yet to be resolved. 
b.  For each one, how many days they have been open. 
c.  For any that have been closed, the number of days each one was open and the case 
outcome recorded.  |  1 

2.  Reports that show the status of the 18 IC Reviews aged 360 days or older open as at 
13 December 2016 (as in the report run by the OAIC and provided to you previously) which 
includes the following information: 
a.  How many are still open and yet to be resolved. 
b.  For each one, how many days they have been open. 
c.  For any that have been closed, the number of days each one was open and the IC 
decision outcome recorded. 
Section 24A – documents do not exist 
The relevant staff member with knowledge of the reporting capacity of our case management 
system has confirmed that the OAIC does not have established reports that would provide the 
information you have requested.  
The reports created in December 2016 for your previous FOI request (Open privacy 
complaints – age by month and Open IC Reviews – age by month) are ‘point in time’ reports. 
They count the cases open for a particular period (e.g. longer than 360 days). The OAIC 
regularly uses this type of report and it is available to staff on our case management system. 
This particular report shows the cases open for a certain number of days, as at the date of the 
The report released to you in December contained no case numbers to identify which cases 
were open longer than 360 days on the date of the report. The OAIC is unable to reproduce 
this report now to identify the specific cases open longer than 360 days in December 2016 
and therefore to determine their current status.  
I am satisfied that case management reports falling within the scope of your request do not 
exist for the purposes of s 24A of the FOI Act.  
When information is stored in electronic form, s 17 of the FOI Act requires the agency to 
undertake a search of its databases to identify whether a written document could be 
produced from its database before the request can be refused under s 24A. 
Section 17 – Requests involving use of computers etc. 
Under s 17 of the FOI Act, if an FOI request is made for a document that could be produced by 
using a computer ordinarily available to the agency for retrieving or collating stored 
information, an agency is required to deal with the request as if it was a request for a written 
document to which the FOI Act applies. 
In Collection Point Pty Ltd v Commissioner of Taxation, the full bench of the Federal Court 
looked at whether a computer is ordinarily available to an agency. The Court took into 
account the age of the provision and the fact that at this time, a computer being ordinarily 
available would include its software. The Court decided that:  |  2 

If a new computer program is required to be written to produce the document then a computer 
is not being used in a manner that is ordinarily available to the agency because an extraordinary 
step is required to be taken.1 
The Court confirmed the view of the Administrative Appeals Tribunal that: 
The documents requested by Collection Point were not capable of being produced by the ATO 
by the use of a computer, being a use that is ordinarily available to the ATO for retrieving and 
collating stored information. Instead, to answer the request, the ATO would have been required 
to use a computer in an extraordinary manner, as compared to the ordinary processes available 
for the retrieval and collation of such material.2 
The OAIC has a case management system that contains a number of reports the OAIC can 
create and which are ordinarily available to OAIC staff (such as the report released to you in 
December 2016).  
A report, created in April 2017, showing the outcome of cases open longer than 360 days in 
December 2016, is not a report that is ordinarily available in the OAIC’s case management 
The service providers who assisted the OAIC set up the case management system in 2012 
implemented the system with certain reports available to OAIC staff. The report you have 
requested is not one of them.  
The OAIC does not approach its service provider to create new reports in the case 
management system as part of its day-to-day activities. The OAIC would need to take the 
extraordinary step of requesting its service provider to create a new report in the case 
management system to satisfy your request. This is not required under s 17(1) of the FOI Act.  
For the above reasons, I am satisfied that the reports you requested cannot be produced by a 
computer or other equipment ordinarily available to the OAIC. As a result, the OAIC is not 
required to create a document under s 17(1) of the FOI Act. 
Formal policies for cases open for an extended time 
You have also requested: 
… any formal policy the OAIC may have, with respect to any review procedure it may have, to 
any privacy complaint or IC Review that remains open for an extended timeframe (such as a 
year) … if any formal policy exists.  
The four (4) Directors in our Dispute Resolution Branch, who manage our privacy complaints 
and IC Review teams, were asked for documents relevant to this part of your request. These 
Directors have confirmed there is no formal policy.  
Collection Point Pty Ltd v Commissioner of Taxation [2013] FCAFC 67 [20]. 
2 Ibid [22].  |  3 

I am satisfied that formal policies falling within the scope of your request do not exist for the 
purposes of s 24A of the FOI Act. 
However, the Privacy Directors have confirmed that they take steps to ensure cases open for 
longer than 12 months are prioritised, scrutinised regularly and actioned appropriately. This 
includes reviewing old matters in regular section management meetings and Directors 
focusing on these cases when conducting file reviews with individual case officers.  
Further, the FOI Director has confirmed that matters over 12 months are prioritised and are 
discussed in team meetings as well as in individual file review meetings with the relevant case 
If you disagree with my decision 
Internal review 
You have the right to apply for an internal review of my decision under Part VI of the FOI Act. 
An internal review will be conducted, to the extent possible, by an officer of the OAIC who 
was not involved in or consulted in the making of my decision. If you wish to apply for an 
internal review, you must do so in writing within 30 days. There is no application fee for 
internal review. 
If you wish to apply for an internal review, please mark your application for the attention of 
the FOI Coordinator and state the grounds on which you consider that my decision should be 
Further Review 
You have the right to seek review of this decision by the Information Commissioner and the 
Administrative Appeals Tribunal (AAT). 
You may apply to the Information Commissioner for a review of my decision (IC review). If you 
wish to apply for IC review, you must do so in writing within 60 days. Your application must 
provide an address (which can be an email address or fax number) that we can send notices 
to, and include a copy of this letter. A request for IC review can be made in relation to my 
decision, or an internal review decision.  
It is the Information Commissioner’s view that it will usually not be in the interests of the 
administration of the FOI Act to conduct an IC review of a decision, or an internal review 
decision, made by the agency that the Information Commissioner heads: the OAIC. For this 
reason, if you make an application for IC review of my decision, it is likely that the Information 
Commissioner will decide (under s 54W(b) of the FOI Act) not to undertake an IC review on 
the basis that it is desirable that my decision be considered by the AAT. 
Section 57A of the FOI Act provides that, before you can apply to the AAT for review of an FOI 
decision, you must first have applied for IC review. 
Applications for internal review or IC review can be submitted to:  |  4 

Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218 
SYDNEY   NSW   2001 
Alternatively, you may submit your application by email to, or by fax on 
02 9284 9666. 
Yours sincerely 
Raewyn Harlock 
Assistant Director 
Dispute Resolution Branch 
21 April 2017  |  5