This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request '2016/17 Additional Estimates Topics'.



If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
 
 
18 April 2017 
 
 
 
 
 
Our reference:  LEX 28814 
Mr Jackson Gothe-Snape 
Right to Know 
 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
Dear Mr Gothe-Snape 
Your Freedom of Information request 
I refer to your request, dated 28 March 2017 and received by the Department of Human 
Services (the department) on the same day for access under the Freedom of Information 
Act 1982 
(the FOI Act) to the following documents:  
'Can you please provide the topics list for briefs created in preparation for hearings of 
Senate 2016-17 Additional Estimates’. 
 
Your request involves too much work for the department  
Your request covers a wide range of documents. We are asking you to revise your request to 
give us more specific details about the information you are after because of the amount of 
work involved for the department.  
If you decide not to make any revisions I will have to refuse your FOI request as a 'practical 
refusal reason' exists.  
For a more detailed explanation of what this means see Attachment A
How to send us a 'revised request' 
Before I make a final decision on your request, you can narrow the size of your original 
request and submit a revised request.  
Within the next 14-days you must do one of the following, in writing:  
•  withdraw the request 
•  make a revised request, or 
•  tell us that you do not want to revise your request.  
If you do not contact us during the 14 day consultation period, we will assume you do not 
want to continue with your request. See Attachment A for relevant sections of the FOI Act. 
We have 30 days to give you a decision about your request, however the time taken to 
consult with you now is not included in this 30 day time period. 
PAGE 1 OF 4 

Contact officer 
I am the contact officer for your request. During the consultation period you are welcome to 
ask for my help in revising your request. You can contact me: 
•  in writing to the address at the top of this letter; or 
•  via email to xxx.xxxxx.xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx. 
Note: When you contact us please quote the reference number FOI LEX 28814
Your response will be expected within two weeks of the date of this letter, 2 May 2017. If no 
response is received, your matter will be taken as withdrawn. 
Further assistance 
If you have any questions please email xxx.xxxxx.xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx. 
 
Yours sincerely 
 
 
Charlotte 
Authorised FOI Decision Maker 
Freedom of Information Team 
FOI and Litigation Branch | Legal Services Division  
Department of Human Services 
 
PAGE 2 OF 4 
 
Department of Human Services 

Attachment A 
 
What I took into account 

Because of the amount of work involved for the department, under sections 24AA(1)(a)(i), 24 
and 24AA(2) of the FOI Act I intend to refuse your FOI request as a 'practical refusal reason' 
exists. Under the Act, the practical refusal reason is that processing your request 'would 
substantially and unreasonably divert the resources' of this agency.  
The Department does not have a centralised branch for briefing, these documents are 
prepared and held by branches across the department. To process your request the 
department would have to approach more than 130 branches within the department to 
determine whether they hold any documents within the scope of your request, including draft 
topics lists. Allowing half an hour for each branch to be contacted and to conduct searches of 
their records, your request would take more than 65 hours to process. This does not include 
the time taken to examine any documents which may be in scope, make a decision on the 
documents or write a statement of reasons for the decision. 
You may wish to consider limiting your request to be for final topics list(s) for the Secretary or 
a particular Group or specific Branch within the department. You can access the 
department’s organisational structure at www.humanservices.gov.au. 
The Hansard transcript of the Department’s appearance before the Community Affairs 
Legislation Committee is available on the Parliament of Australia website. Relevant links are 
available here: http://www.aph.gov.au/Parliamentary_Business/Senate_Estimates. A review 
of this material may also assist you to narrow the scope of your request.   
Relevant sections of the Freedom of Information Act 1982 
Section 24AA(1)(a)(i) of the FOI Act provides that a practical refusal reason exists in relation 
to a FOI request if the work involved in processing the request would substantially and 
unreasonably divert the resources of the department from its other operations.   
Section 24AA(2) of the FOI Act sets out certain factors which the department must consider 
when determining whether providing access in relation to a request would substantially and 
unreasonably divert the department's resources. The department must specifically have 
regard to the resources that would have to be used for:  
•  identifying, locating or collating the documents within the department's filing system;  
•  deciding whether to grant, refuse or defer access to a document to which the request 
relates, or to grant access to an edited copy of such a document, including resources 
that would have to be used for examining the document or consulting in relation to the 
request;  
•  making a copy, or an edited copy, of the document, and 
•  notifying any interim or final decision on the request.  
Section 24AB(7) of the FOI Act provides that the request is taken to have been withdrawn at 
the end of the consultation period if: 
•  the applicant does not consult the contact person during the consultation period in 
accordance with the notice, or 
•  the applicant does not do one of the things mentioned in subsection (6) before the 
end of the consultation period. 
PAGE 3 OF 4 
 
Department of Human Services 

Section 24AB(6) says that the applicant must, before the end of the consultation period, do 
one of the following, by written notice to the agency or Minister: 
•  withdraw the request, 
•  make a revised request, or 
•  indicate that the applicant does not wish to revise the request. 
PAGE 4 OF 4 
 
Department of Human Services