This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Enterprise Agreement ballots - were employees informed of what data about them was used in the ballot?'.


 
 
 
 
 
 
 
 
23 June 2017 
 
 
In reply please quote: 
FOI Request  FA 17/04/00249 
File Number  ADF2017/37844 
 
 
Mr James SMITH 
Sent via email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Freedom of Information request  
 
Dear Mr Smith, 
 
This letter refers to an access request received under the Freedom of Information Act 1982 
(the Act) on 4 April 2017. You requested access to the following information: 
 
1. All documents sent to all employees which explain what information about them 
was passed onto the ballot provider for each ballot. 
 
2. Any documents sent to the relevant decision maker(s) who approved the use of the 
data that was used in the ballots. 
 
3. Any documents which explain the rational for obtaining breakdowns of votes 
 
4. Any documents which mention benefits to the department or to the bargaining 
process in obtaining a breakdown of votes. 
 
5. Any documents between the departmental bargaining team and the departmental 
Executive which discuss breakdowns of votes and suggest how that information 
should be used or otherwise taken into consideration by the department. 
 
6. Any documents from the APSC that mention what information about employees 
can or should be used in ballots. 

 
This letter is to provide you with the decision which is at Attachment A – Decision Record. 
 
FOI Legislation 
 
A copy of the FOI Act is available for your reference from: 
www.legislation.gov.au/Browse/ByTitle/Acts/InForce/0/0/Principal 
 
 
 
 
 

 
 
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
PO Box 25 BELCONNEN ACT 2616 • Telephone: 02 6264 1111 • Fax: 02 6225 6970 • www.border.gov.au 
 

- 2 - 
Review rights 
 
Internal review 
If you disagree with the decision, you have the right to apply for an internal review of the 
decision. If you wish to make a request for internal review this must be sent within 30 days of 
being notified of the decision. Where possible please attach reasons why you believe review 
of the decision is necessary. The internal review will be carried out by an officer other than 
the original decision-maker and the Department must make a review decision within 30 days.  
 
Applications for review should be sent to: 
 
Freedom of Information  
Department of Immigration and Border Protection 
PO Box 25 
BELCONNEN ACT 2617 
 
Or by email to: xxx.xxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx 
 
Review by the Office of the Australian Information Commissioner  
You may apply directly to the Australian Information Commissioner for a review of the 
decision. You must apply in writing within 60 days of this notice. For further information about 
review rights under the FOI Act please see FOI fact sheet 12 ‘Freedom of information – Your 
review rights
’, available online at www.oaic.gov.au 
 
How to make a complaint about the handling of your FOI request 
 
You may complain to the Australian Information Commissioner if you have concerns about 
how the department has handled your request under the FOI Act. Information about how to 
submit a complaint is also available at www.oaic.gov.au . 
 
Contacting the FOI section 
 
If you wish to discuss this matter, I can be contacted using the details provided below. 
 
 
 
Yours sincerely 
 
(signed electronically) 
 
Helen Simons 
FOI Officer 
Freedom of Information, Privacy & Records Management Branch 
Department of Immigration and Border Protection  
Email: xxx@xxxxxx.xxx.xx 
 
 
Attachment(s) 
  Attachment A – Decision Record 
 
 
 
 
 
 



 
 
 
 
 
 
 
 
Attachment A 
 
DECISION RECORD 
 
Request Details 
FOI Request  FA 17/04/00249 
File Number  ADF2017/37844 
 
 
Original scope of request 

1.  On 4 April 2017 you requested: 
1. All documents sent to all employees which explain what information about them 
was passed onto the ballot provider for each ballot. 
 
2. Any documents sent to the relevant decision maker(s) who approved the use of the 
data that was used in the ballots. 
 
3. Any documents which explain the rational for obtaining breakdowns of votes 
 
4. Any documents which mention benefits to the department or to the bargaining 
process in obtaining a breakdown of votes. 
 
5. Any documents between the departmental bargaining team and the departmental 
Executive which discuss breakdowns of votes and suggest how that information 
should be used or otherwise taken into consideration by the department. 
 
6. Any documents from the APSC that mention what information about employees 
can or should be used in ballots. 

 
Documents in scope 

 
2.  The relevant business area in the Department has advised that the Department does not 
hold this information in any documents or systems. 
Authority to make decision 
 
3.  I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to access documents or to amend or annotate Departmental records.  
Information considered 
 
4.  In reaching my decision, I have considered the following: 
•  The Freedom of Information Act 1982; 
•  Consultations with relevant business areas; and 
•  The Australian Information Commissioner’s guidelines relating to access to 
documents held by government. 
 
 
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
PO Box 25 BELCONNEN ACT 2616 • Telephone: 02 6264 1111 • Fax: 02 6225 6970 • www.border.gov.au 
 

- 2 - 
 
Decision 

5.  The Department has undertaken extensive searches of its holdings to identify any 
documents that would be relevant to your request. After consulting with the relevant 
business area I am satisfied that no documents (electronic or hard copy) have been 
identified that fall within the scope of your request. Therefore, as no documents exist, 
access to the requested documents is refused under s.24A(1) of the FOI Act. 
 
 
 
 
 
Helen Simons 
Authorised decision maker 
Department of Immigration and Border Protection 
Email:  xxx@xxxxxx.xxx.xx 
 
23 June 2017