This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Use of Privacy Act s44 and s45 powers'.



 
  the Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under s 93A of the 
FOI Act to which regard must be had in performing a function or exercising a power 
under the FOI Act (the FOI Guidelines), in particular paragraphs [2.33] — [2.36], [3.80] 
— [3.84] and [3.182] — [3.188] 
  relevant case law, in particular Collection Point Pty Ltd v Commissioner of Taxation 
[2013] FCAFC 67. 
Documents do not exist (s 24A) 
This office does not have the document you requested in its possession. As a result I am 
refusing your request for access to a document containing information relating to the use of 
the powers in ss 44 and 45 of the Privacy Act 1988 under s 24A of the FOI Act. 
Section 24A of the FOI Act relevantly provides: 
Document lost or non-existent 
(1) 
An agency or Minister may refuse a request for access to a document if: 
(a) 
al  reasonable steps have been taken to find the document; and 
(b) 
the agency or Minister is satisfied that the document: 
(i) 
is in the agency’s or Minister’s possession but cannot be found; or 
(i ) 
does not exist. 
The FOI Guidelines explain: 
The Act is silent on what constitutes ‘al  reasonable steps’. Agencies should undertake a reasonable 
search on a flexible and common sense interpretation of the terms of the request.
The Information Commissioner has not used his power under s 45 of the Privacy Act 1988 to 
examine witnesses. As a result, the OAIC holds no document which contains information 
about the date the power in s 45 was used, the name of the respondent, or what was sought. 
In relation to the exercise of powers under s 44 of the FOI Act, I have asked all relevant staff, 
including the Assistant Commissioner of the Dispute Resolution Branch, the Principal Legal 
Officer, and the reporting team whether the OAIC has a document containing the information 
specified in your freedom of information request. They have advised me that no such 
document is held by this office. 
I am satisfied that all relevant searches have been undertaken to locate the document you 
have requested and that no document exists.  
Requests involving use of computers etc. (s 17) 
In your request for access you asked, if the OAIC does not have the information sought in a 
discrete record, that the OAIC follow s 17 of the FOI Act and produce the information as a 
discrete record. 
 
 
                                                      

Office of the Australian Information Commissioner, Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under 
s 93A of the Freedom of Information Act 1982 [3.81]. 
www.oaic.gov.au  |  2 
 

 
Section 17 of the FOI Act provides: 
(1) Where: 
(a)  a request (including a request in relation to which a practical refusal reason exists) is made in 
accordance with the requirements of subsection 15(2) to an agency; 
(b)   it appears from the request that the desire of the applicant is for information that is not 
available in discrete form in written documents of the agency; and 
(ba)  it does not appear from the request that the applicant wishes to be provided with a computer 
tape or computer disk on which the information is recorded; and 
(c)   the agency could produce a written document containing the information in discrete form by: 
(i)  the use of a computer or other equipment that is ordinarily available to the agency for 
retrieving or col ating stored information; or 
(ii)   the making of a transcript from a sound recording held in the agency; the agency shal  
deal with the request as if it were a request for access to a written document so produced 
and containing that information and, for that purpose, this Act applies as if the agency 
had such a document in its possession. 
(2) An agency is not required to comply with subsection (1) if compliance would substantial y and 
unreasonably divert the resources of the agency from its other operations 
In Collection Point Pty Ltd v Commissioner of Taxation, the full bench of the Federal Court 
looked at whether a computer is ordinarily available to an agency. The Court took into 
account the age of the provision and the fact that a computer being ordinarily available would 
now include its software. The Court decided that: 
If a new computer program is required to be written to produce the document then a computer 
is not being used in a manner that is ordinarily available to the agency because an extraordinary 
step is required to be taken.
The Court confirmed the view of the Administrative Appeals Tribunal that: 
The documents requested by Col ection Point were not capable of being produced by the ATO 
by the use of a computer, being a use that is ordinarily available to the ATO for retrieving and 
col ating stored information. Instead, to answer the request, the ATO would have been required 
to use a computer in an extraordinary manner, as compared to the ordinary processes available 
for the retrieval and collation of such material.
The FOI Guidelines relevantly explain: 
[In Col ection Point Pty Ltd v Commissioner of Taxation the Full Federal] Court … held that the reference 
in s 17(1)(c)(i) to a ‘computer or other equipment that is ordinarily available’ means ‘a functioning 
computer system including software, that can produce the requested document without the aid of 
additional components which are not themselves ordinarily available … [T]he computer or other 
equipment … must be capable of functioning independently to col ate or retrieve stored information and 
to produce the requested document.’ This wil  be a question of fact in the individual case, and may 
require consideration of ‘the agency’s ordinary or usual conduct and operations’. For example, new 
software may be ordinarily available to an agency that routinely commissions or otherwise obtains such 
software, but not to an agency that does not routinely do such things.
                                                      

Col ection Point Pty Ltd v Commissioner of Taxation [2013] FCAFC 67 [20]. 
33 
Ibid [22]. 

FOI Guidelines [3.185] (footnotes omitted). 
www.oaic.gov.au  |  3 
 

 
Privacy complaints have been recorded on the current case management database (Resolve) 
since 12 June 2012. Prior to this date, privacy complaints were recorded on a case 
management system that has since been decommissioned. Staff in the OAIC can no longer 
access this system. However even if they did have access, it is unlikely the information you 
seek could be extracted because of that system’s limited functionality (one of the reasons it 
was replaced). The OAIC has retained migrated records from the decommissioned case 
management system, stored in monthly batches. However to compile the information you 
have requested into a discrete document would require a manual search of each individual 
record and manual collation of the results. This office is not able to produce a written 
document containing the information you seek in a discrete form using a computer or other 
equipment ordinarily available to the OAIC. 
With regard to privacy complaints received after 12 June 2012 (which are recorded on the 
current case management database, Resolve), we are not able to compile a written document 
containing the information you seek in a discrete form using a computer or other equipment 
ordinarily available to the OAIC.  
The case management database used to record privacy complaints from 12 June 2012, 
contains workflows which can be used to generate documents such as s 44 notices. If these 
workflows are used by staff, it is possible to run a report to identify al  complaints in which 
the s 44 workflow was used and the date the s 44 action was completed. However not al  staff 
use these workflows to generate notices (which can be manual y generated and added to the 
database) and not all instances of the workflows being generated will result in a s 44 notice 
being issued (for example, a case officer may consider a s 44 notice is needed and generate a 
notice for clearance by their manager, but their manager disagrees and the notice is not sent).  
As a result, the only way to create a document containing every instance of a s 44 notice 
being issued, is to manually examine every privacy complaint made to the OAIC since 12 June 
2012 and compile a document containing the information you have requested. This is not 
what s 17 of the FOI Act requires. Section 17 only requires a new document to be created 
when it is possible to do so using a computer or other equipment (such as software) to extract 
data and create a new document. It is not possible, using our case management database or 
software, to generate a document containing the information you have requested. 
Your request for access to the name of the respondent the power in s 44 was used on appears 
to be based on an assumption that the power can only be used on the respondent to the 
privacy complaint. The power in s 44 is not limited to the respondent; it can be used on any 
person or entity who may have information or documents relevant to an investigation. This 
information could only be obtained through a manual review of each s 44 notice generated. 
Section 17 of the FOI Act does not require this office to do this. 
For the above reasons, I am satisfied that the documents you requested cannot be produced 
by a computer or other equipment ordinarily available to the OAIC. As a result, the OAIC is not 
required to create a document under s 17(1) of the FOI Act to satisfy your request. 
Yours sincerely 
 
www.oaic.gov.au  |  4 
 


 
 
Raewyn Harlock 
Assistant Director 
Dispute Resolution Branch 
 
30 June 2017 
 
 
www.oaic.gov.au  |  5 
 

 
If you disagree with my decision 
Internal review 
You have the right to apply for an internal review of my decision under Part VI of the FOI Act. 
An internal review wil  be conducted, to the extent possible, by an officer of the OAIC who 
was not involved in or consulted in the making of my decision. If you wish to apply for an 
internal review, you must do so in writing within 30 days. There is no application fee for 
internal review. 
If you wish to apply for an internal review, please mark your application for the attention of 
the FOI Coordinator and state the grounds on which you consider that my decision should be 
reviewed. 
Further Review 
You have the right to seek review of this decision by the Information Commissioner and the 
Administrative Appeals Tribunal (AAT). 
You may apply to the Information Commissioner for a review of my decision (IC review). If you 
wish to apply for IC review, you must do so in writing within 60 days. Your application must 
provide an address (which can be an email address or fax number) that we can send notices 
to, and include a copy of this letter. A request for IC review can be made in relation to my 
decision, or an internal review decision. 
It is the Information Commissioner’s view that it wil  usual y not be in the interests of the 
administration of the FOI Act to conduct an IC review of a decision, or an internal review 
decision, made by the agency that the Information Commissioner heads: the OAIC. For this 
reason, if you make an application for IC review of my decision, it is likely that the Information 
Commissioner will decide (under s 54W(b) of the FOI Act) not to undertake an IC review on 
the basis that it is desirable that my decision be considered by the AAT. 
Section 57A of the FOI Act provides that, before you can apply to the AAT for review of an FOI 
decision, you must first have applied for IC review. 
Applications for internal review or IC review can be submitted to: 
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218 
SYDNEY   NSW   2001 
Alternatively, you may submit your application by email to [OAIC request email], or by fax on 
02 9284 9666. 
 
www.oaic.gov.au  |  6