This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Copy of Multical Entitlement and Debt Calculator'.



If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
 
 
 
12 July 2017 
 
 
Our reference:  LEX 30445 
Mr Justin Warren 
Right To Know 
By email: [FOI #3660 email] 
 
 
Dear Mr Warren, 
 
Freedom of Information Request - Charges 
 
I refer to your request, dated and received by the Department of Human Services (the department
on 23 June 2017, for access under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act) to the 
following: 
 
‘I request a copy of the Multical Entitlement and Debt Calculator, which I believe is a 
Microsoft Excel workbook. 
 
I request an electronic copy of the Excel file itself, not a printout, delivered via email. If 
electronic delivery via email is not possible for some reason, I can supply a secure upload 
facility where it can be uploaded via a browser.’ 
 
Form of the document requested 
 
I note that you have requested an electronic copy of a document. 
 
The department has conducted searches and located a PDF version of a document (totalling 1 
page) that fits the scope of your FOI request. The preliminary assessment of charge has been 
calculated on this basis.  
 
Preliminary Assessment of the Charge  
 
In the department’s acknowledgement of your request, dated 30 June 2017, you were notified that 
the department would advise you if a charge is payable to process your request.  
 
You have requested a document that is not your personal information. In accordance with section 
29 of the FOI Act, I have decided that you are liable to pay a charge for the processing of your 
request.  
 
Please note that the payment of a charge does not guarantee access to an unredacted document, 
or access to the document within scope at all.   
My preliminary assessment of that charge is $14.55 calculated as follows: 
 
Search and retrieval time: 0.97 hours, at $15.00 per hour: 
$14.55  
Decision-making time (*after deduction of 5 hours): 0 hours, at 
 
$20.00 per hour 
$ 0.00 
 
 
TOTAL 
     $ 14.55 
 
*The FOI Act provides that the first five hours of decision-making time are free of charge and this is reflected in the 
calculation. 
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Required Action  
 

If you would like the department to continue processing your request, you must notify the 
department in writing within 30 days of receiving this notice that you: 
 
a)  agree to pay the charge; 
b)  wish to contend that the charge: 
i.  has been wrongly assessed; or 
ii.  should be reduced or not imposed; or 
iii.  both 
c)  withdraw the request for access. 
 
If you do not provide a written response in accordance with one of Options A, B or C above within 
30 days of receiving this notice, your request will be taken to have been withdrawn under section 
29(2) of the FOI Act. 
 
Alternatively you may wish to refine the scope of your FOI request.  If you would like to discuss this 
please contact me for assistance. 
 
Further information on options A, B and C is set out below.   
 
Option A - pay the charge 
 
The amount due should be paid by cheque or money order made out to the Collector of Public 
Monies. Please quote the reference number FOI LEX 30445 with your payment. 
 
Should you elect to pay the charge, please email [email address] once 
you have posted your cheque or money order to advise us of your payment.  
 
Option B - seek reduction or non-imposition of the charge 
 

You may contend that the charge has been wrongly assessed, or should be reduced or not 
imposed. Section 29(5) of the FOI Act provides that, in deciding whether to reduce or not to impose 
a charge, the decision-maker must take into account any relevant reasons, including whether 
payment of the charge, or part of it, would cause your organisation financial hardship, and whether 
the giving of access to the documents is in the general public interest or in the interest of a 
substantial section of the public. 
 
If you wish to contend that the charge has been wrongly assessed or should be reduced or not 
imposed, please set out your reasons and the evidence in support of your reasons as clearly as 
possible.  If you believe that payment of the charge would cause your organisation financial 
hardship, please provide sufficient details of your financial circumstances to enable the 
decision-maker to make a well-informed decision in this regard. 
 
Option C - withdraw your request 
 

If you wish to withdraw your request you may do so in writing. 
 
 
 
 

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Department of Human Services 
 

 
Time limits for processing your request  
 

Section 31 of the FOI Act provides that where a notice is sent to an applicant regarding the payment 
of a charge in respect of a request, the time limit for processing the request is suspended from the 
date the notice is received until either: 
 
(a)  the day following payment of the charge (in full or the required deposit); or  
(b)  if applicable, the day following the notification to the applicant of a decision not to impose the 
charge. 
 
Address for correspondence 
 
Please send all correspondence regarding your FOI request to me at the following address: 
 
Freedom of Information team 
Department of Human Services  
PO Box 7820  
CANBERRA  ACT  2610   
 
Or by email to [email address] 
 
Publication of information in the FOI disclosure log  
 
Information released under the FOI Act may be published in a disclosure log on the department's 
website. Section 11C of the FOI Act requires this publication, subject to certain exceptions, 
including where publication of personal, business, professional or commercial information would be 
unreasonable.  
 
Further assistance 
If you have any questions please email [email address]. 
 
 
 
 
Yours sincerely 
 
 
Jessica 
Authorised FOI Decision Maker 
Freedom of Information Team 
FOI and Litigation Branch Legal Services Division 
Department of Human Services 
Email: [email address]  
 
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