DPS ref: 13/80 
 
Mr Sean Van Gorp 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Dear Mr Van Gorp 
Request for access to documents under Freedom of Information Act 1982 
 
I refer to your email to the Department of Parliamentary Services (DPS) on 1 January 2013, 
receipt of which was acknowledged on 3 January 2013. 
 
In your email, you requested access under the Freedom of Information Act 1982 to: 
 
… all the contractual terms and documents related to any contracts with 
Canturf Farms Pty Ltd or related companies for the provision of lawn or turf for 
Parliament House. 
 
In reply to a request by DPS on 31 January 2013 to extend the time to respond to your 
request, you indicated that 5 February would be acceptable. 
 
Related companies 
 
Your request refers to “Canturf farms Pty Ltd or related companies”.  This response assumes 
that “related companies” has the same meaning as that which is specified for related bodies 
corporate in section 50 of the Corporations Act 2001.   
 
Contractual terms 
 
There is no specific head contract for the procurement of the range of services provided by 
Canturf. 
 
Canturf has been engaged via the standard purchase order process. The terms and 
conditions under which the most recent Canturf services have been procured are at 
attachment A. 
 
An itemised list of transactions conducted with Canturf between 1998 and 2013 is at 
attachment B. 
 
Additionally, two large items of work in 2005 and 2006 were the result of quotation processes 
from which Canturf was the successful vendor. Documentation relating to this work is at 
attachment C. 
 
Request consultation process 
 
In accordance with the terms of your request, we have provided documents relating to fully 
grown lawn or turf only.  In addition, I intend to refuse access to internal financial process 
documents (such as individual invoices and purchase orders) related to these orders, noting 
that the substantive information is contained in the attached documents. 
 
In making this decision, I have had regard to section 24AA of the FOI Act pursuant to which, 
I may decline access where I am satisfied that the work involved in processing it would 
substantially and unreasonably divert the agency's resources or if the request does not 
Parliament House ● PO Box 6000 ACT 2600 Australia ● T: +61 2 6277 7111 ● ABN: 52 997 141 147 

---

sufficiently identify the desired documents.  In particular, it is not clear if financial process-
related documentation – such as copies of individual purchase orders and invoices – fall 
within the scope of your request. I would note also that financial records are usually 
destroyed at the end of the relevant retention period specified under the Archives Act.  
 
Before making a final decision, I am obliged under the Act to invite you to further refine the 
terms of your request.  Under this process you may consult with DPS (via the DPS contact 
person, Gary Lilley, contactable at xxxx.xxxxxx@xxx.xxx.xx or on (02) 6277 5141) for a period 
of 14 days after the date of this letter.  If you do so DPS will take reasonable steps to assist 
you to revise this part of your request so that the practical refusal reasons no longer exist. 
 
Review of decision 
 
Under section 54 of the FOI Act, you may apply for an internal review of this decision within 
30 days of receiving this correspondence. If you choose to seek an internal review, you will 
subsequently have a right to apply to the Australian Information Commissioner for a review 
of the internal review decision. 
 
Alternatively, under section 54L of the FOI Act, you may seek review of this decision by the 
Australian Information Commissioner without first going to internal review. Your application 
must be made within 60 days of receiving this notice. 
 
The Information Commissioner is an independent office holder who may review decisions of 
agencies and Ministers under the FOI Act. More information and contact details for the 
Information Commissioner are available on the Information Commissioner’s website 
www.oaic.gov.au. 
 
You may also complain to either the Australian Information Commissioner or the 
Commonwealth Ombudsman about action taken by the Department in relation to the 
application. The Ombudsman will consult with the Information Commissioner before 
investigating a complaint about the handling of an FOI request. 
 
If you wish to discuss any aspect of this matter, please contact me on (02) 6277 7102 or by 
email at xxxxxx.xxxxxx@xxx.xxx.xx. 
 
Yours sincerely  
 
 
 
 
Dianne Heriot 
Parliamentary Librarian 
 5 February 2013
Page 2 of 2 

---