This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Official functions'.



link to page 2 link to page 2 link to page 2  
Reasons for intention to refuse your request 
 
In deciding if a practical refusal reason exists, an agency must have regard to the resources 
required to perform the following activities specified in section 24AA(2) of the FOI Act:1 
•  identifying, locating or collating documents within the filing system of the agency; 
•  examining the documents; 
•  deciding whether to grant, refuse or defer access; 
•  consulting with other parties; 
•  redacting exempt material from the documents; 
•  making copies of documents; 
•  notifying an interim or final decision to the applicant. 
 
Other matters may be relevant in deciding if a practical refusal reason exists such as the 
staffing resources available to an agency for FOI processing, the impact that processing may 
have on other work in an agency including FOI processing, and whether there is a significant 
public interest in the documents requested. 
 
From October 2016 to 22 July 2017, the Prime Minister hosted 12 official functions for 
visiting Heads of State and Heads of Government. The total number of attendees was 2062. If 
the request were to proceed in its current form, we estimate that up to 4124 hours would be 
required to consult all attendees. It is possible that one or more attendees may have attended 
more than one event, in which case the time required for consultation might be less.  
 
In this regard, we refer you to the document titled ‘Official functions hosted under the State 
Occasions and Official Visits Program and arranged by CERHOS’, which was tabled at the 
Senate Finance and Public Administration Committee Estimates hearings on 23 May 2017. 
This document provides a list of hospitality events hosted by the Prime Minister for visiting 
Heads of State and Heads of Government from 1 July 2016 to 23 May 2017 and the number 
of acceptances for each event. The document is published on the following website: 
http://www.aph.gov.au/Parliamentary_Business/Senate_Estimates/fapactte/estimates/bud1718
/pmc/index 
. The document was presented to the Committee on 23 May 2017. 
 
Ordinary hours of work for full-time employees in the Department are 38 hours per week.3 
Having regard to the estimate of time required for consultation, this means it would take one 
officer more than 21 weeks to undertake consultations. The further tasks of deciding whether 
to grant access to documents, redacting copies of documents, and preparing and notifying a 
decision would only add further time to the estimate of time to process your FOI request. 
  
The Department has some specialist staff resources dedicated to FOI processing. The 
Department received 209 FOI requests in 2013-14 and 241 request in 2014-15. The FOI 
requests received by the Department are typically complex and cover sensitive matters. The 
combined effect of numbers of FOI requests, complexity and sensitivity means that the ability 
of the Department to fairly allocate its specialist FOI resources to processing other FOI 
requests would be impaired if this FOI request were to be processed.  
  
                                                 
1 ‘Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under s 93A of the Freedom of Information 
Act 1982
’, Part 3 – Processing and Deciding on Requests for Access (Version 1.5, October 2014), [3.102]. 
2 Ibid, [3.103]. 
3 Department of the Prime Minister and Cabinet, Enterprise Agreement 2011-2014, [22.1].