Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Policies pertaining to security and handling of electoral ballots'.

link to page 1 link to page 1 link to page 1

 
LS6200 FOI REQUEST BY BENNO RICE 
Request for: 
  Copies of any and all policies that deal with the handling and security of both Senate and House of Representatives ballot papers during a Federal election. 
 
SCHEDULE OF RELEVANT DOCUMENTS 
Document 
Description 
Date 
No. 
 
 
AEC Form AEC405 Ballot paper transfer record 
12/08/2015 
1 
RECOMMENDATION 
1.1 
Document No. 1 contains material to which section 47E of the FOI Act applies, namely information about 
security measures applied by the AEC to protect the integrity of ballot papers during movement in the course 
of the counting process. 
1.2 
I found that giving access to Document No. 1 prejudice the security measures applied by the AEC to protect the 
integrity of ballot papers during movement in the course of the counting process by exposing ballot papers to 
avenues by which they may be tampered with by persons wishing to commit an illegal practice contrary to the 
Electoral Act. 
1.3 
I then considered whether giving access to Document No. 1 was contrary to the public interest for the purposes 
of section 11A(5) of the FOI Act. 
1.4 
I did this in accordance with section 11B of the FOI Act. 
1.5 
As regards factors favouring access, I disregarded the matters listed in subsection 11B(4) of the FOI Act and 
consequently found: 
Page 1 of 16 
link to page 1 link to page 1 Document 
Description 
Date 
No. 
(a)  that giving access to Document No. 1 would operate to the prejudice of Australia’s representative 
democracy to the extent that it exposed the electoral process to an avoidable risk of illegal practices; 
(b)  that the electoral process is the primary machinery for assuring public participation in Government 
processes because the outcome led to the formation of a democratically elected Government; 
(c)  that the application of paragraph 3(2)(b) of the FOI Act has little weight because express provision is 
made for the scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s activities by curial process 
before a Court of Disputed Returns under Part XXII of the Electoral Act; 
(d)  that the application of subsection 11B(3)(b) of the FOI Act has little weight because express provision is 
made for the scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s activities by curial process 
before a Court of Disputed Returns under Part XXII of the Electoral Act; 
(e)  that the FOI Request did not relate to the effective oversight of public expenditure; and 
(f) 
that the FOI Request did not relate to you having access to your own personal information. 
1.6 
As regards the factors against giving access, I found: 
(a)  that the integrity of the electoral process is central to the Australian Constitution; 
(b)  that a substantial part of the integrity of the electoral process relates to the effective exclusion of illegal 
practices in relation to ballot papers; 
(c)  giving access to Document No. 1 would expose the electoral process to an avoidable risk of illegal 
practices relating to ballot papers; and 
(d)  that the public interest is sufficiently served by knowing that the AEC has in place procedures to protect 
ballot papers against illegal practices rather than the details of such procedures. 
Page 2 of 16 
link to page 1 link to page 1 link to page 1 link to page 1 link to page 1 link to page 3 link to page 3
Document 
Description 
Date 
No. 
1.7 
I then considered whether access to Document No. 1 would, on balance, be contrary to the public interest and I 
concluded that the public interest in being assured of the integrity of the electoral process in as much as it 
depends on excluding illegal practices relating to ballot papers had greater weight than the public interest in 
knowing about security measures to preserve the integrity of ballot papers. 
1.8 
As a consequence I found that Document No. 1 should be treated as an exempt document. 
1.9 
I next considered for the purposes of section 22 of the FOI Act is possible for the AEC to prepare a copy (an 
edited copy) Document No. 1, modified by deletions, ensuring that access to the edited copy would be 
required to be given under section 11A of the FOI Act. 
1.10  I found: 
(a)  that the entirety of Document No. 1 contained exempt material; and 
(b)  that it was not possible to prepare an edited copy that would be in a form that access would be required 
to be given under section 11A of the FOI Act. 
DECISION 
1.11  I decided to refuse access to Document No. 1. 
 
 
Prematurely Opened Ballot-Box Policy 
?/06/2016 
2 
RECOMMENDATION 
2.1 
Document No. 2 contains material to which section 47E of the FOI Act applies, namely paragraphs 3.1 and 4.1. 
2.2 
I found that giving access to Document No. 2 would: 
Page 3 of 16 
link to page 3 link to page 3 Document 
Description 
Date 
No. 
(a)  prejudice the security measures applied by the AEC to protect the integrity of ballot papers during 
movement in the course of the counting process by exposing ballot papers to avenues by which they 
may be tampered with by persons wishing to commit an illegal practice contrary to the Electoral Act; but 
(b)  not prejudice those security measure in the case of paragraphs 11.1 – 11.6. 
2.3 
I then considered whether giving access to Document No. 2 was contrary to the public interest for the purposes 
of section 11A(5) of the FOI Act. 
2.4 
I did this in accordance with section 11B of the FOI Act. 
2.5 
As regards factors favouring access, I disregarded the matters listed in subsection 11B(4) of the FOI Act and 
consequently found: 
(a)  that giving access to Document No. 2 would operate to the prejudice of Australia’s representative 
democracy to the extent that it exposed the electoral process to an avoidable risk of illegal practices; 
(b)  that the electoral process is the primary machinery for assuring public participation in Government 
processes because the outcome led to the formation of a democratically elected Government; 
(c)  that the application of paragraph 3(2)(b) of the FOI Act has little weight because express provision is 
made for the scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s activities by curial process 
before a Court of Disputed Returns under Part XXII of the Electoral Act; 
(d)  that the application of subsection 11B(3)(b) of the FOI Act has little weight because express provision is 
made for the scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s activities by curial process 
before a Court of Disputed Returns under Part XXII of the Electoral Act; 
(e)  that the FOI Request did not relate to the effective oversight of public expenditure; and 
(f) 
that the FOI Request did not relate to you having access to your own personal information. 
Page 4 of 16 
link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 Document 
Description 
Date 
No. 
2.6 
As regards the factors against giving access, I found: 
(a)  that the integrity of the electoral process is central to the Australian Constitution; 
(b)  that a substantial part of the integrity of the electoral process relates to the effective exclusion of illegal 
practices in relation to ballot papers; 
(c)  giving access to Document No. 2 would expose the electoral process to an avoidable risk of illegal 
practices relating to ballot papers; and 
(d)  that the public interest is sufficiently served by knowing that the AEC has in place procedures to protect 
ballot papers against illegal practices rather than the details of such procedures. 
2.7 
I then considered whether access to Document No. 2 would, on balance, be contrary to the public interest and I 
concluded that the public interest in being assured of the integrity of the electoral process in as much as it 
depends on excluding illegal practices relating to ballot papers had greater weight than the public interest in 
knowing about security measures to preserve the integrity of ballot papers. 
2.8 
As a consequence I found that Document No. 2 should be treated as an exempt document. 
2.9 
I next considered for the purposes of section 22 of the FOI Act is possible for the AEC to prepare a copy (an 
edited copy) of Document No. 2, modified by deletions, ensuring that access to the edited copy would be 
required to be given under section 11A of the FOI Act. 
2.10  I found: 
(a)  that it was possible to prepare an edited copy of Document No. 2 modified by deletions to paragraphs3.1 
and 4.1 to remove material about the security arrangements for ballot papers; 
(b)  that it is reasonably practicable for the AEC to prepare the edited copy of Document No. 2; and 
(c)  the resulting edited copy of Document No. 2 would be meaningful to a reader; and  
Page 5 of 16 
link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 6 link to page 6 link to page 6
Document 
Description 
Date 
No. 
(d)  that access to the edited copy of Document No. 2 would be required to be given under section 11A of the 
FOI Act. 
DECISION 
2.11  I decided to refuse access to Document No. 2 and to offer in lieu access to an edited copy of Document 
No. 2.  
 
 
Prematurely Opened Declaration Vote Ballot-Box Policy  
?/06/2016 
3 
RECOMMENDATION 
3.1 
Document No. 3 contains material to which section 47E of the FOI Act applies, namely paragraph 2.1 and 
Attachment A. 
3.2 
I found that giving access to Document No. 3 would: 
(a)  prejudice the security measures applied by the AEC to protect the integrity of ballot papers during 
movement in the course of the counting process by exposing ballot papers to avenues by which they 
may be tampered with by persons wishing to commit an illegal practice contrary to the Electoral Act; but 
(b)  not prejudice those security measure in the case of paragraphs 11.1 – 11.6. 
3.3 
I then considered whether giving access to Document No. 3 was contrary to the public interest for the purposes 
of section 11A(5) of the FOI Act. 
3.4 
I did this in accordance with section 11B of the FOI Act. 
3.5 
As regards factors favouring access, I disregarded the matters listed in subsection 11B(4) of the FOI Act and 
consequently found: 
Page 6 of 16 
link to page 6 link to page 6 Document 
Description 
Date 
No. 
(a)  that giving access to Document No. 3 would operate to the prejudice of Australia’s representative 
democracy to the extent that it exposed the electoral process to an avoidable risk of illegal practices; 
(b)  that the electoral process is the primary machinery for assuring public participation in Government 
processes because the outcome led to the formation of a democratically elected Government; 
(c)  that the application of paragraph 3(2)(b) of the FOI Act has little weight because express provision is 
made for the scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s activities by curial process 
before a Court of Disputed Returns under Part XXII of the Electoral Act; 
(d)  that the application of subsection 11B(3)(b) of the FOI Act has little weight because express provision is 
made for the scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s activities by curial process 
before a Court of Disputed Returns under Part XXII of the Electoral Act; 
(e)  that the FOI Request did not relate to the effective oversight of public expenditure; and 
(f) 
that the FOI Request did not relate to you having access to your own personal information. 
3.6 
As regards the factors against giving access, I found: 
(a)  that the integrity of the electoral process is central to the Australian Constitution; 
(b)  that a substantial part of the integrity of the electoral process relates to the effective exclusion of illegal 
practices in relation to ballot papers; 
(c)  giving access to Document No. 3 would expose the electoral process to an avoidable risk of illegal 
practices relating to ballot papers; and 
(d)  that the public interest is sufficiently served by knowing that the AEC has in place procedures to protect 
ballot papers against illegal practices rather than the details of such procedures. 
Page 7 of 16 
link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 Document 
Description 
Date 
No. 
3.7 
I then considered whether access to Document No. 3 would, on balance, be contrary to the public interest and I 
concluded that the public interest in being assured of the integrity of the electoral process in as much as it 
depends on excluding illegal practices relating to ballot papers had greater weight than the public interest in 
knowing about security measures to preserve the integrity of ballot papers. 
3.8 
As a consequence I found that Document No. 3 should be treated as an exempt document. 
3.9 
I next considered for the purposes of section 22 of the FOI Act is possible for the AEC to prepare a copy (an 
edited copy) of Document No. 3, modified by deletions, ensuring that access to the edited copy would be 
required to be given under section 11A of the FOI Act. 
3.10  I found: 
(a)  that it was possible to prepare an edited copy of Document No. 3 modified by deletions to paragraphs 
2.1 and Attachment A to remove material about the security arrangements for ballot papers; 
(b)  that it is reasonably practicable for the AEC to prepare the edited copy of Document No. 3; and 
(c)  the resulting edited copy of Document No. 3 would be meaningful to a reader; and  
(d)  that access to the edited copy of Document No. 3 would be required to be given under section 11A of the 
FOI Act. 
DECISION 
3.11  I decided to refuse access to Document No. 3 and to offer in lieu access to an edited copy of Document 
No. 3. 
 
 
 
Page 8 of 16 
link to page 9 link to page 9
 
 
AEC Ballot Paper Handling Policy 
?/10/2016 
 
4 
RECOMMENDATION 
4.1 
Document No. 4 contains material to which section 47E of the FOI Act applies, namely: 
(a)  Paragraphs 4.11 – 4.12 (Emergency storage); and 
(b)  Paragraphs 4.13 – 4.14 (Long Term storage); 
(c)  Paragraphs 6.2 – 6.7 (labelling packages of ballot papers); 
(d)  Paragraphs 7.1 − 7.4 (tracking of ballot papers); 
(e)  Paragraphs 8.1, 8.2 & 8.7 (transport); 
(f) 
Paragraphs 9.2 – 9.5 (arrangements at static polling places); 
(g)  Paragraphs 9.6 – 9.9 (arrangements at pre-poll voting centres); 
(h)  Paragraphs 9.10 – 9.16 (mobile polling); 
(i) 
Paragraphs 9.17 – 9.18 (return of materials); and 
(j) 
Paragraphs 11.1 – 11.6 (requests for ballot papers for purposes other than voting). 
4.2 
I found that giving access to Document No. 4 would: 
(a)  prejudice the security measures applied by the AEC to protect the integrity of ballot papers during 
movement in the course of the counting process by exposing ballot papers to avenues by which they 
may be tampered with by persons wishing to commit an illegal practice contrary to the Electoral Act; but 
(b)  not prejudice those security measure in the case of paragraphs 11.1 – 11.6. 
Page 9 of 16 
link to page 9 link to page 9 4.3 
I then considered whether giving access to Document No. 4 was contrary to the public interest for the purposes 
of section 11A(5) of the FOI Act. 
4.4 
I did this in accordance with section 11B of the FOI Act. 
4.5 
As regards factors favouring access, I disregarded the matters listed in subsection 11B(4) of the FOI Act and 
consequently found: 
(a)  that giving access to Document No. 4 would operate to the prejudice of Australia’s representative 
democracy to the extent that it exposed the electoral process to an avoidable risk of illegal practices; 
(b)  that the electoral process is the primary machinery for assuring public participation in Government 
processes because the outcome led to the formation of a democratically elected Government; 
(c)  that the application of paragraph 3(2)(b) of the FOI Act has little weight because express provision is 
made for the scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s activities by curial process 
before a Court of Disputed Returns under Part XXII of the Electoral Act; 
(d)  that the application of subsection 11B(3)(b) of the FOI Act has little weight because express provision is 
made for the scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s activities by curial process 
before a Court of Disputed Returns under Part XXII of the Electoral Act; 
(e)  that the FOI Request did not relate to the effective oversight of public expenditure; and 
(f) 
that the FOI Request did not relate to you having access to your own personal information. 
4.6 
As regards the factors against giving access, I found: 
(a)  that the integrity of the electoral process is central to the Australian Constitution; 
(b)  that a substantial part of the integrity of the electoral process relates to the effective exclusion of illegal 
practices in relation to ballot papers; 
Page 10 of 16 
link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 link to page 9 (c)  giving access to Document No. 4 would expose the electoral process to an avoidable risk of illegal 
practices relating to ballot papers; and 
(d)  that the public interest is sufficiently served by knowing that the AEC has in place procedures to protect 
ballot papers against illegal practices rather than the details of such procedures. 
4.7 
I then considered whether access to Document No. 4 would, on balance, be contrary to the public interest and I 
concluded that the public interest in being assured of the integrity of the electoral process in as much as it 
depends on excluding illegal practices relating to ballot papers had greater weight than the public interest in 
knowing about security measures to preserve the integrity of ballot papers. 
4.8 
As a consequence I found that Document No. 4 should be treated as an exempt document. 
4.9 
I next considered for the purposes of section 22 of the FOI Act is possible for the AEC to prepare a copy (an 
edited copy) of Document No. 4, modified by deletions, ensuring that access to the edited copy would be 
required to be given under section 11A of the FOI Act. 
4.10  I found: 
(a)  that it was possible to prepare an edited copy of Document No. 4 modified by deletions to paragraphs 
4.11, 4.13, 6.2, 6.3, 6.5, 6.6, 6.7, 7.1, 7.3, 7.4, 8.1, 8.2, 8.7, 9.2 – 9.9, 9.11 – 9.15 to remove material 
about the security arrangements for ballot papers; 
(b)  that it is reasonably practicable for the AEC to prepare the edited copy of Document No. 4; and 
(c)  the resulting edited copy of Document No. 4 would be meaningful to a reader; and  
(d)  that access to the edited copy of Document No. 4 would be required to be given under section 11A of the 
FOI Act. 
DECISION 
4.11  I decided to refuse access to Document No. 4 and to offer in lieu access to an edited copy of Document 
No. 4. 
Page 11 of 16 
link to page 9 link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 12
 
 
Attachment – Ballot Paper Secure Zones 
12/08/2015 
This is an attachment to Document No. 4 
5 
RECOMMENDATION 
5.1 
Document No. 5 contains material to which section 47E of the FOI Act applies, namely information about 
security measures applied by the AEC to protect the integrity of ballot papers during movement in the course 
of the counting process. 
5.2 
I found that giving access to Document No. 5 prejudice the security measures applied by the AEC to protect the 
integrity of ballot papers during movement in the course of the counting process by exposing ballot papers to 
avenues by which they may be tampered with by persons wishing to commit an illegal practice contrary to the 
Electoral Act. 
5.3 
I then considered whether giving access to Document No. 5 was contrary to the public interest for the purposes 
of section 11A(5) of the FOI Act. 
5.4 
I did this in accordance with section 11B of the FOI Act. 
5.5 
As regards factors favouring access, I disregarded the matters listed in subsection 11B(4) of the FOI Act and 
consequently found: 
(a)  that giving access to Document No. 5 would operate to the prejudice of Australia’s representative 
democracy to the extent that it exposed the electoral process to an avoidable risk of illegal practices; 
(b)  that the electoral process is the primary machinery for assuring public participation in Government 
processes because the outcome led to the formation of a democratically elected Government; 
(c)  that the application of paragraph 3(2)(b) of the FOI Act has little weight because express provision is 
made for the scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s activities by curial process 
before a Court of Disputed Returns under Part XXII of the Electoral Act; 
Page 12 of 16 
link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 12 (d)  that the application of subsection 11B(3)(b) of the FOI Act has little weight because express provision is 
made for the scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s activities by curial process 
before a Court of Disputed Returns under Part XXII of the Electoral Act; 
(e)  that the FOI Request did not relate to the effective oversight of public expenditure; and 
(f) 
that the FOI Request did not relate to you having access to your own personal information. 
5.6 
As regards the factors against giving access, I found: 
(a)  that the integrity of the electoral process is central to the Australian Constitution; 
(b)  that a substantial part of the integrity of the electoral process relates to the effective exclusion of illegal 
practices in relation to ballot papers; 
(c)  giving access to Document No. 5 would expose the electoral process to an avoidable risk of illegal 
practices relating to ballot papers; and 
(d)  that the public interest is sufficiently served by knowing that the AEC has in place procedures to protect 
ballot papers against illegal practices rather than the details of such procedures. 
5.7 
I then considered whether access to Document No. 5 would, on balance, be contrary to the public interest and I 
concluded that the public interest in being assured of the integrity of the electoral process in as much as it 
depends on excluding illegal practices relating to ballot papers had greater weight than the public interest in 
knowing about security measures to preserve the integrity of ballot papers. 
5.8 
As a consequence I found that Document No. 5 should be treated as an exempt document. 
5.9 
I next considered for the purposes of section 22 of the FOI Act is possible for the AEC to prepare a copy (an 
edited copy) Document No. 5, modified by deletions, ensuring that access to the edited copy would be 
required to be given under section 11A of the FOI Act. 
5.10  I found: 
Page 13 of 16 
link to page 12 link to page 12 link to page 12 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14
(a)  that the entirety of Document No. 5 contained exempt material; and 
(b)  that it was not possible to prepare an edited copy of Document No. 5 that would be in a form that access 
would be required to be given under section 11A of the FOI Act. 
DECISION 
5.11  I decided to refuse access to Document No. 5. 
 
 
Ballot Paper Handling Scenario Guide 
2/01/2017 
 
6 
RECOMMENDATION 
6.1 
Document No. 6 contains material to which section 47E of the FOI Act applies, namely information about 
security measures applied by the AEC to protect the integrity of ballot papers during movement in the course 
of the counting process. 
6.2 
I found that giving access to Document No. 6 prejudice the security measures applied by the AEC to protect the 
integrity of ballot papers during movement in the course of the counting process by exposing ballot papers to 
avenues by which they may be tampered with by persons wishing to commit an illegal practice contrary to the 
Electoral Act. 
6.3 
I then considered whether giving access to Document No. 6 was contrary to the public interest for the purposes 
of section 11A(5) of the FOI Act. 
6.4 
I did this in accordance with section 11B of the FOI Act. 
6.5 
As regards factors favouring access, I disregarded the matters listed in subsection 11B(4) of the FOI Act and 
consequently found: 
(a)  that giving access to Document No. 6 would operate to the prejudice of Australia’s representative 
democracy to the extent that it exposed the electoral process to an avoidable risk of illegal practices; 
Page 14 of 16 
link to page 14 link to page 14 link to page 14 (b)  that the electoral process is the primary machinery for assuring public participation in Government 
processes because the outcome led to the formation of a democratically elected Government; 
(c)  that the application of paragraph 3(2)(b) of the FOI Act has little weight because express provision is 
made for the scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s activities by curial process 
before a Court of Disputed Returns under Part XXII of the Electoral Act; 
(d)  that the application of subsection 11B(3)(b) of the FOI Act has little weight because express provision is 
made for the scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s activities by curial process 
before a Court of Disputed Returns under Part XXII of the Electoral Act; 
(e)  that the FOI Request did not relate to the effective oversight of public expenditure; and 
(f) 
that the FOI Request did not relate to you having access to your own personal information. 
6.6 
As regards the factors against giving access, I found: 
(a)  that the integrity of the electoral process is central to the Australian Constitution; 
(b)  that a substantial part of the integrity of the electoral process relates to the effective exclusion of illegal 
practices in relation to ballot papers; 
(c)  giving access to Document No. 6 would expose the electoral process to an avoidable risk of illegal 
practices relating to ballot papers; and 
(d)  that the public interest is sufficiently served by knowing that the AEC has in place procedures to protect 
ballot papers against illegal practices rather than the details of such procedures. 
6.7 
I then considered whether access to Document No. 6 would, on balance, be contrary to the public interest and I 
concluded that the public interest in being assured of the integrity of the electoral process in as much as it 
depends on excluding illegal practices relating to ballot papers had greater weight than the public interest in 
knowing about security measures to preserve the integrity of ballot papers. 
6.8 
As a consequence I found that Document No. 6 should be treated as an exempt document. 
Page 15 of 16 
link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14 6.9 
I next considered for the purposes of section 22 of the FOI Act is possible for the AEC to prepare a copy (an 
edited copy) Document No. 6, modified by deletions, ensuring that access to the edited copy would be 
required to be given under section 11A of the FOI Act. 
6.10  I found: 
(a)  that the entirety of Document No. 6 contained exempt material; and 
(b)  that it was not possible to prepare an edited copy Document No. 6 that would be in a form that access 
would be required to be given under section 11A of the FOI Act. 
DECISION 
6.11  I decided to refuse access to Document No. 6. 
 
 
 
End 
 
Page 16 of 16