This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request '2016-17 Most Expensive Event'.



If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
 
 
8 September 2017 
 
 
 
 
Our reference:  LEX 31258 
Mr Jackson Gothe-Snape 
 
 
By email only: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
Dear Mr Gothe-Snape 
Decision on your Freedom of Information request 
I refer to your revised request, dated 16 August 2017 and received by the Department of 
Human Services (the department) on the same day, for access under the Freedom of 
Information Act 1982 
(the FOI Act) to the following documents:  
‘Please provide the budgets, menus, expenses, invoices, receipts, credit card 
statements and reimbursements for the last event attended by the Minister either in a 
personal or professional capacity in December 2016.’ 
My decision 
I have decided to refuse your request for access under section 24A of the FOI Act on the 
basis that all reasonable steps have been taken to locate the documents you have requested 
and I am satisfied that they do not exist. 
 
Please see Attachment A for the reasons behind my decision. 
 
You can ask for a review of our decision 
If you disagree with any part of the decision you can ask for a review. There are two ways 
you can do this. You can ask for an internal review from within the department, or an external 
review by the Office of the Australian Information Commissioner. You do not have to pay for 
reviews of decisions.  
See Attachment B for more information about how arrange a review.  
Further assistance 
If you have any questions please email xxx.xxxxx.xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx. 
Yours sincerely 
 
Bruce 
Authorised FOI Decision Maker 
Freedom of Information Team 
FOI and Litigation Branch | Legal Services Division  
Department of Human Services 
PAGE 1 OF 5 

Attachment A 
 
REASONS FOR DECISION 
Your request 
On 9 August 2017, the department received your original FOI request for the following 
documents: 
‘Can you please provide the budgets, menus, expenses, invoices, receipts, credit 
card statements and reimbursements for the most expensive event attended by a 
Minister or Assistant Minister in your Department's portfolio area in 2016-17.’ 
On 16 August 2017, I wrote to you providing a notice of intention to refuse your request 
under section 24AB(2) of the FOI Act as I could not identify the documents you were seeking 
access to.  I gave you an opportunity to consult with the department to revise your request so 
as to remove the practical refusal reason. 
 
On 16 August 2017, the department received your revised request for the following 
documents: 
‘Please provide the budgets, menus, expenses, invoices, receipts, credit card 
statements and reimbursements for the last event attended by the Minister either in a 
personal or professional capacity in December 2016.’ 
What I took into account 
In reaching my decision I took into account: 
  your revised request dated 16 August 2017; 
  consultations with departmental officers about: 
o  the nature of the documents that you requested; 
o  the department's operating environment and functions; 
  guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A of 
the FOI Act (the Guidelines); 
  the FOI Act.  
Reasons for my decisions 
I am authorised to make decisions under section 23(1) of the FOI Act. 
Section 24A of the FOI Act  
 
Section 24A of the FOI Act provides that: 
 
(1)  An agency or Minister may refuse a request for access to a document if:  
(a)  all reasonable steps have been taken to find the document; and  
(b)  the agency or Minister is satisfied that the document:  
(i) is in the agency's or Minister's possession but cannot be found; or  
(ii) does not exist.  
 
PAGE 2 OF 5 
 
Department of Human Services 

The Ministerial Coordination and Parliamentary Services Branch and the Financial Systems 
Branch of the Chief Financial Officer Division, conducted searches of the department's 
electronic records and financial database system. These branches did not identify any 
documents matching the description in your request.  
 
On the basis of these searches, I am satisfied that in accordance with section 24A of the FOI 
Act:  
1.  all reasonable steps have been taken to find the documents; and 
2.  the documents do not exist.  
 
Please note that the Department of Finance regularly published reports on Parliamentarian’s 
Expenditures. For example, you can access the Minister Tudge’s expenditure reporting for 
the period of 1 July 2016 – 31 December 2016 here: 
http://www.finance.gov.au/sites/default/files/P39_TUDGE_Alan.pdf.   
Future reports will be published by the Independent Parliamentary Expenses Authority 
(IPEA). The IPEA is the Commonwealth statutory authority, established on 1 July 2017, with 
responsibility for reporting and auditing parliamentary travel and work expenses.  
 
PAGE 3 OF 5 
 
Department of Human Services 



If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
 
Attachment B 
 
 

INFORMATION ON RIGHTS OF REVIEW 
 
FREEDOM OF INFORMATION ACT 1982 
 
Asking for a full explanation of a Freedom of Information decision 

Before you ask for a formal review of a FOI decision, you can contact us to discuss your 
request. We will explain the decision to you. This gives you a chance to correct 
misunderstandings.  
Asking for a formal review of an Freedom of Information decision 
If you still believe a decision is incorrect, the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act) 
gives you the right to apply for a review of the decision. Under sections 54 and 54L of the 
FOI Act, you can apply for a review of an FOI decision by: 
1.  an Internal Review Officer in the Department of Human Services (the department); 
and/or 
2.  the Australian Information Commissioner. 
Note 1: There are no fees for these reviews. 
Applying for an internal review by an Internal Review Officer 
If you apply for internal review, a different decision maker to the departmental delegate who 
made the original decision will carry out the review. The Internal Review Officer will consider 
all aspects of the original decision and decide whether it should change. An application for 
internal review must be: 
  made in writing 
  made within 30 days of receiving this letter 
  sent to the address at the top of the first page of this letter. 
Note 2: You do not need to fill in a form. However, it is a good idea to set out any relevant 
submissions you would like the Internal Review Officer to further consider, and your reasons 
for disagreeing with the decision.  
Applying for external review by the Australian Information Commissioner 
If you do not agree with the original decision or the internal review decision, you can ask the 
Australian Information Commissioner to review the decision.  
If you do not receive a decision from an Internal Review Officer in the department within 30 
days of applying, you can ask the Australian Information Commissioner for a review of the 
original FOI decision.  
You will have 60 days to apply in writing for a review by the Australian Information 
Commissioner.  
PAGE 4 OF 5 

You can lodge your application
Online: 
www.oaic.gov.au   
Post:    
Australian Information Commissioner 
 
 
GPO Box 5218 
SYDNEY NSW 2001  
Email:   
xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
 
Note 3: The Office of the Australian Information Commissioner generally prefers FOI 
applicants to seek internal review before applying for external review by the Australian 
Information Commissioner. 
Important: 
  If you are applying online, the application form the 'Merits Review Form' is available at 
www.oaic.gov.au.  
  If you have one, you should include with your application a copy of the Department of 
Human Services' decision on your FOI request  
  Include your contact details 
  Set out your reasons for objecting to the department's decision. 
Complaints to the Australian Information Commissioner and Commonwealth 
Ombudsman  

Australian Information Commissioner 
 
You may complain to the Australian Information Commissioner concerning action taken by 
an agency in the exercise of powers or the performance of functions under the FOI Act, 
There is no fee for making a complaint. A complaint to the Australian Information 
Commissioner must be made in writing. The Australian Information Commissioner's contact 
details are: 
 
Telephone:      1300 363 992 
Website:          www.oaic.gov.au  
 
Commonwealth Ombudsman 
 
You may also complain to the Commonwealth Ombudsman concerning action taken by an 
agency in the exercise of powers or the performance of functions under the FOI Act. There is 
no fee for making a complaint. A complaint to the Commonwealth Ombudsman may be 
made in person, by telephone or in writing. The Commonwealth Ombudsman's contact 
details are: 
 
Phone:             1300 362 072 
Website:          www.ombudsman.gov.au 
 
The Commonwealth Ombudsman generally prefers applicants to seek review before 
complaining about a decision. 
 
PAGE 5 OF 5 
 
Department of Human Services