This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Private use of social media advice provided to employees'.

I am an officer authorised under s 23(1) of the FOI Act to make decisions in relation to 
freedom of information requests. 
I have decided to refuse your request under s 24A of the FOI Act on the basis that the 
documents you seek do not exist. 
Reasons for decision 
In accordance with s 26 of the FOI Act, this is my statement of reasons. 
Material taken into account 
In making my decision, I had regard to the following: 
  your freedom of information request dated 8 August 2017 
  the FOI Act, in particular ss 4 and 24A, and 
  the Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under s 93A of the 
FOI Act to which regard must be had in performing a function or exercising a power 
under the FOI Act (the FOI Guidelines), in particular paragraphs [3.80] — [3.84]. 
Documents do not exist (s 24A)  
The OAIC does not hold the documents you have requested. As a result I am refusing your 
request for access under s 24A of the FOI Act. 
Section 24A(1) of the FOI Act relevantly provides: 
Document lost or non-existent 
An agency or Minister may refuse a request for access to a document if: 
all reasonable steps have been taken to find the document; and 
the agency or Minister is satisfied that the document: 
is in the agency’s or Minister’s possession but cannot be found; or 
does not exist. 
The FOI Guidelines explain: 
The Act is silent on what constitutes ‘all reasonable steps’. Agencies should undertake a reasonable 
search on a flexible and common sense interpretation of the terms of the request.1 
On receiving your request this office undertook the following searches to find the documents 
you requested: 
  Staff within the OAIC’s Dispute Resolution Branch were asked to search all relevant 
records to determine whether the OAIC has documents containing the information 
specified in your freedom of information request. They searched the OAIC’s case 
Office of the Australian Information Commissioner, Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under 
s 93A of the Freedom of Information Act 1982
 [3.81].  |  2 

management system for documents created in response to an enquiry or privacy 
complaint from an employee of the ACT government seeking advice, guidance, or 
opinion about their private social media usage. They have advised that no such 
documents exist. 
  Staff in the Australian Human Rights Commission’s Human Resources team (who 
provide human resources services to the OAIC) were asked to search for documents 
containing the information specified in your freedom of information request. They 
advised that they have not been approached by OAIC staff for information, advice, 
guidance, or opinion on their social media use in a private capacity and therefore no 
documents exist containing the information specified in your freedom of information 
I am satisfied that all reasonable steps have been undertaken to locate the documents you 
have requested and that no such documents exist. I have therefore refused your request for 
access to the documents you requested under s 24A of the FOI Act. 
Yours sincerely 
Gillian Cameron  
Review and Investigation Officer 
FOI Dispute Resolution 
24 August 2017  |  3 

If you disagree with my decision 
Internal review 
You have the right to apply for an internal review of my decision under Part VI of the FOI Act. 
An internal review will be conducted, to the extent possible, by an officer of the OAIC who 
was not involved in or consulted in the making of my decision. If you wish to apply for an 
internal review, you must do so in writing within 30 days. There is no application fee for 
internal review. 
If you wish to apply for an internal review, please mark your application for the attention of 
the FOI Coordinator and state the grounds on which you consider that my decision should be 
Further Review 
You have the right to seek review of this decision by the Information Commissioner and the 
Administrative Appeals Tribunal (AAT). 
You may apply to the Information Commissioner for a review of my decision (IC review). If you 
wish to apply for IC review, you must do so in writing within 60 days. Your application must 
provide an address (which can be an email address or fax number) that we can send notices 
to, and include a copy of this letter. A request for IC review can be made in relation to my 
decision, or an internal review decision.  
It is the Information Commissioner’s view that it will usually not be in the interests of the 
administration of the FOI Act to conduct an IC review of a decision, or an internal review 
decision, made by the agency that the Information Commissioner heads: the OAIC. For this 
reason, if you make an application for IC review of my decision, it is likely that the Information 
Commissioner will decide (under s 54W(b) of the FOI Act) not to undertake an IC review on 
the basis that it is desirable that my decision be considered by the AAT. 
Section 57A of the FOI Act provides that, before you can apply to the AAT for review of an FOI 
decision, you must first have applied for IC review. 
Applications for internal review or IC review can be submitted to: 
Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218 
SYDNEY   NSW   2001 
Alternatively, you may submit your application by email to, or by fax on 
02 9284 9666.  |  4