Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Documents relating to the request or arrangement for payment of grants and/or funding by the Commonwealth of Australia to Foxtel Cable Television Pty Limited or Austar Entertainment Pty Ltd'.


 
Mr Richard Smith 
Right to Know 
(via email: foi+request‐4016‐xxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx) 
18 October 2017 
Dear Mr Smith 
Freedom of Information Request FOI 17‐1718 ‐ Access Decision 
I refer to your email of 21 August 2017 to the Department of Communications and the Arts (the 
Department) requesting access to documents under section 15 of the Freedom of Information 
Act 1982 (Cth) (the FOI Act). 
I am an officer authorised by the Secretary under subsection 23(1) of the FOI Act to make 
decisions about requests for access to documents under the FOI Act. 
 
I have made a decision on your request, and provide you with notice in writing of my decision. 
A. 
BACKGROUND 
1. 
On 21 August 2017, you requested access under section 15 of the FOI Act to: 
“…a) Documents detailing any correspondence received within the period between 1 Jan 
2015 and 10 August 2017 from Foxtel Cable Television Pty Limited (including its owners, 
agents and/or contractors) to the Department of Communications and the Arts 
requesting the payment of moneys (either compensation or grants or funding) by the 
Commonwealth to Foxtel Cable Television Pty Limited; 
b) Documents detailing any correspondence received within the period between 1 Jan 
2015 and 10 August 2017 from Austar Entertainment Pty Ltd (including its owners, 
agents and/or contractors) to the Department requesting the payment of moneys 
(either compensation or grants or funding) by the Commonwealth to Austar 
Entertainment Pty Ltd; 
c) Documents detailing any correspondence sent within the period between 1 Jan 2015 
and 10 August 2017 from the Department to Foxtel Cable Television Pty Limited 
(including its owners, agents and/or contractors) concerning the payment of moneys 
(either compensation or grants or funding) by the Commonwealth to Foxtel Cable 
Television Pty Limited; 
2 Phillip Law Street, New Acton, Canberra ACT 2601 Australia  telephone 02 6271 1000  
 website communications.gov.au  arts.gov.au 
 
 
d) Documents detailing any correspondence sent within the period between 1 Jan 2015 
and 10 August 2017 from the Department to Austar Entertainment Pty Ltd (including its 
owners, agents and/or contractors) concerning the payment of moneys (either 
compensation or grants or funding) by the Commonwealth to Austar Entertainment Pty 
Ltd; and 
e) Documents relating to the Commonwealth Department of Communications and the 
Arts's consideration and decision, including any directions to Department staff from the 
Minister of Communications and the Arts, within the period between 1 Jan 2015 and 10 
August 2017 to make a payment of moneys (either compensation or grants or funding) 
to either Foxtel Cable Television Pty Limited or Austar Entertainment Pty Ltd, including 
to the owners of the two respective companies. 
For the avoidance of doubt, my request for Documents above also includes copies of any 
correspondence described in each of my requests a) through e)… 
my requests a) through d) are for lists of correspondence as described, this is a request 
for a copy of each piece of correspondence, if any, identified in each of my requests a) 
through d). …” 
 
2. 
On 1 September 2017, the Department acknowledged your request. 
3. 
On 20 September 2017, the Department notified you of the delegated decision‐maker’s 
intention to refuse your request on the basis of practical refusal as your request, as originally 
framed, did not satisfy the requirement in paragraph 15(2)(b) of the FOI Act. Paragraph 15(2)(b) 
provides that in making a FOI request, the request must provide such information concerning the 
document as is reasonably necessary to enable a responsible officer of the agency to identify it. 
4. 
The Department’s notice invited you to consult with the Department’s FOI Coordinator 
to refine the scope of your request. 
5. 
On  20  September  2017,  the  Department  also  applied  to  the  Office  of  the  Australian 
Information Commissioner (OAIC) for an extension of the processing period under section 15AC 
of the FOI Act. 
6. 
On  21  September  2017,  the  Department  was  notified  of  the  OAIC’s  approval  of  an 
extension of time under subsection 15AC(5) of the FOI Act to 20 October 2017. 
7. 
On  4  October  2017,  the  Department  received  an  email  from  you  indicating  that  you 
wished to amend the scope of your request as follows: 
“… a) For each of my requests a) through e) I would be amenable to removing the part 
of the request that includes “including its owners, agents and/or contractors”. This 
would allow the Department’s search of its correspondence to be limited to just the two 
corporate bodies, i.e. Foxtel and Austar. 
 
b)  For  my  request  e)  I  would  be  amendable  to  removing  the  part  of  the  request  that 
includes “including to the owners of the two respective companies. …” 
 
2 
 
8. 
On 5 October, the Department received a further email from you which stated: 
“… I confirm that neither my original nor amended request intended to include in its 
scope any documents relating to the invoicing or payment of accounts by the 
Department for any services provided to the Department where the Department is a 
customer of either of the two pay TV companies. 
My request for Government information was specifically directed at payment of grants 
and/or funding intended to be used by either pay TV operator for their commercial 
activities and for which there was no commercially based customer/supplier agreement 
in place”. 
 
9. 
On 5 October 2017, the FOI Coordinator requested the Assistant Secretary Media Branch 
to conduct searches for the requested documents. 
10. 
On 10 October 2017, on the advice of officers in the Media Branch, the FOI Coordinator 
also  requested  the  Executive  Adviser  to  the  Secretary  to  conduct  searches  for  the  requested 
documents. 
11. 
On 12 October 2017, on the advice of the Executive Adviser, the FOI Coordinator also 
requested the Chief Information Officer to conduct searches for the requested documents. 
12. 
On 12 October 2017, Assistant Secretary Media Branch advised the FOI Coordinator that 
no documents within the scope of your request were found. 
13. 
On 16 October 2017, the acting Secretary advised the FOI Coordinator that 10 documents 
containing 52 pages were potentially within the scope of your request. However, on examination 
of the documents it was determined that these documents were not within the scope of your 
request. 
14. 
On  17  October  2017,  the  Chief  Information  Officer  advised  the  FOI  Coordinator  that: 
“Given the criteria of 1 January 2015 – 10 August 2017, of the three former Secretaries within 
scope, the Department has completed extensive searches of the e‐mail accounts of the two most 
recent Secretaries (spanning 15 September 2015 – 10 August 2017) and has found no relevant e‐
mail correspondence in either. Based on the time constraints and the effort and expense that 
would be required to retrieve archived data for the final search, considering that there has been 
no other indication that this correspondence exists, I do not believe it would be practical to do 
so”. 
B. 
DECISION 
15. 
I have decided to refuse your request for access under section 24A of the FOI Act. 
C. 
MATERIAL ON WHICH MY DECISION IS BASED 
16. 
I base my decision on the following material: 
a. 
your access request, dated 21 August 2017,  and revised request, dated 4 October 
2017; 
 
3 
 
b. 
the relevant provisions of the FOI Act; 
c. 
the Australian Information Commissioner’s FOI Guidelines made under section 93A 
of the FOI Act (the ‘FOI Guidelines’); 
d. 
relevant case law; 
e. 
the Department’s FOI Policy; 
f. 
information and advice from the Department’s FOI Coordinator; and 
g. 
information  and  advice  from  the  Chief  Information  Officer,  the  Executive  and 
officers within the Department’s Media Branch. 
D. 
FINDINGS ON MATERIAL QUESTIONS OF FACT 
17. 
I find that despite thorough searches and inquiries within the Department having been 
undertaken to locate documents falling within the scope of your revised request, no documents 
were found. 
E. 
REASONS FOR DECISION 
18. 
Section 24A of the FOI Act states that an agency may refuse a request for access to a 
document  if  all  reasonable  steps  have  been  taken  to  find  the  document  and  the  agency  or 
Minister is satisfied that the document is in the agency’s or Minister’s possession but cannot be 
found or does not exist. 
19. 
Based on the findings on material questions of fact set out above, all reasonable steps 
have  been  taken  to  find  the  document.  I  am  satisfied  that  either  the  document  is  in  the 
Department’s possession but cannot be found or the document does not exist. 
F. 
REVIEW RIGHTS 
20. 
This  decision  may  be  subject  to  review  under  section 54,  section 54A,  section 54L  or 
section 54M  of  the  FOI  Act.  I have  attached  the  Office  of  the  Australian  Information 
Commissioner’s FOI fact sheet 12: Your review rights. 
Yours sincerely 
 
Legal Director 
Office of the General Counsel 
Position Number 112404 
 
Attachment 1  FOI fact sheet 12: Your review rights 
 
4