This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Documents relating to the Nomination of Barnaby Joyce to run for election to The Senate in 2004 Federal Election'.


 
Mr Richard Smith  
By email[email address] 
 
Dear Mr Richard Smith 
LS6223 – FOI Request – Decision record and reasons 
I refer to your email received Wednesday 16 August 2015 5:08 PM, sent via the Right to Know website, 
in which you request (‘your FOI Request’) the Australian Electoral Commission (‘AEC’) under the 
Freedom of Information Act 1982 (‘FOI Act’) for access to documents relating to the nomination of Mr 
Barnaby Thomas Gerard Joyce at the 2004 Federal election. 
2.  I am writing today to give you a decision about access to documents that you requested in your 
FOI Request.  
Summary 
3.  I, Saskia Rosenblatt, Lawyer, of the AEC, am an officer authorised under subsection 23(1) of the 
FOI Act to make decisions in relation to FOI requests. 
4.  I have interpreted your FOI Request as seeking:  
(a)  “A copy of the Nomination Form for Senate Candidates in use by the AEC immediately prior 
to the writs being issued for the 2004 Federal Election; 
(b)  A copy of any Information for Senate Candidates documents produced by or provided by 
the Commonwealth and in use immediately prior to the writs being issued for the 2004 
Federal Election; 
(c)  Documents, received by the AEC relating to the Nomination of Mr Barnaby Thomas Gerard 
Joyce to run for election in Queensland to The Senate in the 2004 Federal Election, being 
documents relating to his nomination and not to his campaign for election; 
(d)  A copy of the completed nomination form relating to the Nomination of Mr Barnaby Thomas 
Gerard Joyce to run for election in Queensland to The Senate in 2004 Federal Election; and 
(e)  Documents, including any receipts issued, relating to the refund of the deposit made in 
relation to the Nomination of Mr Barnaby Thomas Gerard Joyce to run for election in 
Queensland to The Senate in 2004 Federal Election.” 
5.  I  coordinated searches for relevant documents to be conducted of files held by the  QLD  State 
Office, Elections Branch and the Finance & Business Services Branch of the AEC. 
6.  Following these searches I have identified 2 documents that fall within the scope of your request.  
7.  I have included as Attachment  A  to this decision the  schedule of relevant documents. This 
provides a description of each document that falls within the scope of your request and the access 
decision for each of those documents. 
Decision 
8.  Having considered the documents outlined in Attachment A, I have decided to: 
•  grant access in full to Document No. 1; and 

 
•  grant access to an edited copy of Document No. 2.  
Reasons for decision 
Access to an edited copy 
9.  Document No. 2 is a table setting out the Senate Candidate Refunds for the State of Queensland 
for the half-Senate election held in 2004. Only one entry within the table is relevant to your FOI 
Request.  
10. Section 22 of the FOI Act allows for the deletion of exempt or irrelevant material from a document 
so that the remainder of the document can be released. Subsection 22(1) provides  
Scope 
(1)     This section applies if: 
(a)     an agency or Minister decides: 
(i)      to refuse to give access to an exempt document; or 
(ii)     that to give access to a document would disclose information that would reasonably 
be regarded as irrelevant to the request for access; and 
(b)     it is possible for the agency or Minister to prepare a copy (an edited copy) of the document, 
modified by deletions, ensuring that: 
(i)      access to the edited copy would be required to be given under section 11A (access to 
Document Nos. on request); and 
(ii)     the edited copy would not disclose any information that would reasonably be regarded 
as irrelevant to the request; and 
(c)      it is reasonably practicable for the agency or Minister to prepare the edited copy, having 
regard to: 
(i)      the nature and extent of the modification; and 
(ii       the resources available to modify the document; and 
(d)     it is not apparent (from the request or from consultation with the applicant) that the applicant 
would decline access to the edited copy. 
11. In accordance with section 22 of the FOI Act I have considered whether it is both possible and 
practicable to prepare an edited copy of Document  Nos.  2  from which the exempt material has 
been removed.  
12. Paragraph  3.88 of the FOI Guidelines  advises that a common sense approach  in  considering 
whether the number of deletions would be so many that the remaining document would be of little 
or no value to the applicant.  
 
50 Marcus Clarke Street, Canberra ACT 2600  P 02 6271 4411  F 02 6215 9999 
www.aec.gov.au 
Page 2 of 6 

 
13. I have considered whether the purpose of the FOI Act will still be served if an edited copy of 
Document No. 2 were to be given. As this document only contains one relevant entry the extensive 
editing required will leave only a skeleton of the former document. 1  
0F
14. While access could be refused for this reason I have decided that the single entry so directly relates 
to FOI Request LS6223 that the release of the heavily edited document will still be of value to the 
applicant and keep with the purpose of the FOI Act. 
15. Further, I have found that it is reasonably practicable for an edited copy of the document to be 
prepared having regard to the size of the document and the nature and extent of the modifications 
required in accordance with subsection 22(c) of the FOI Act.  
16. Accordingly, I have decided to grant access to an edited copy of Document No. 2 from which 
irrelevant information has been removed in accordance with section 22 of the FOI Act. 
Disposal and destruction of Commonwealth records 
17. I note the following information for your information. 
18. Section 24 of the Archives  Act 1983  (Archives Act) regulates the disposal and destruction of 
Commonwealth records. The AEC can destroy or transfer records by using legal instruments issued 
by the National Archives of Australia, called Records Authorities. These Authorities cover agency-
specific core business, as well as common administrative business activities performed by many 
Australian Government agencies. 
19. Further to the regulation provided by section 24 of the Archives Act, section 393A of the 
Commonwealth Electoral Act 1918 (‘Electoral Act’) provides for the preservation and destruction of 
‘electoral documents.’  
20. Subsection 393A(1) provides a definition for ‘electoral documents’ 
(1)  In this section, electoral documents includes: 
(a)  ballot papers; and 
(b)  certified lists of voters; and 
(ba)  approved lists of voters; and 
(c)  certified copies of the Roll; and 
(d)  declarations; and 
(e)  postal vote certificates; and 
(f)  pre‑poll vote certificates for declaration voting; and 
(g)  lists prepared under section 245. 
21. Relevant to your FOI Request I note that subsection 393A(10) provides that the Electoral 
Commissioner may direct that electoral documents be destroyed if: 
(a)  not less than 6 months have elapsed since the declaration of the poll in the election in which the 
documents were used; and 
(b)  the documents are no longer required by the Electoral Commission for the performance of its 
functions. 
                                                
1 FOI Guidelines, part 3, paragraph 3.88 and Parnell & Dreyfus and Attorney-General’s Department [2014] ALCmr 
71 - Full decision available here: http://www.austlii.edu.au/au/cases/cth/AICmr/2014/71.html. 
 
50 Marcus Clarke Street, Canberra ACT 2600  P 02 6271 4411  F 02 6215 9999 
www.aec.gov.au 
Page 3 of 6 

 
22. Accordingly, the majority of documents that may have fallen within the scope of your request and 
relating to the 2004 Federal Election  would  have been destroyed pursuant to section 24 of the 
Archives Act or subsection 393A(10) of the Electoral Act. 
Your review rights 
23. If you are dissatisfied with my decision, you may apply for internal review or for review by the 
Information Commissioner of my decision. We encourage you to seek internal review as a first step 
as it may provide a more rapid resolution of your concerns. 
Internal review 
24. Under section 54 of the FOI Act, you may apply in writing to the AEC for an internal review of my 
decision.  In accordance with section 54B of the FOI Act an  internal review application must be 
made in writing, within 30 days of receipt of this letter.  
25. No particular form is required for an application for internal review, but to assist the decision-maker 
who will conduct the review, please attach the reasons why you believe review of the decision is 
necessary.  
26. Applications for internal review can be lodged in one of the following ways:  
By email 
[AEC request email]  
By post 
Attention: FOI Officer - Locked Bag 4007, Canberra ACT 2601 
27. The internal review will be carried out by another officer within 30 days of receipt of your application. 
 
Information Commissioner review 
28. Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the Australian Information Commissioner to 
review my decision. An application for review by the Information Commissioner must be made in 
writing within 60 days of the receipt of this decision, and be lodged in one of the following ways: 
Online  
https://forms.business.gov.au/aba/oaic/foi-review-/ 
By email  
[email address] 
By fax 
+61 2 9284 9666 
By post:   
GPO Box 52189, Sydney NSW 2001 
In person: 
Level 3, 175 Pitt Street, Sydney NSW 
29. More information about Information Commissioner review is available on the Office of the Australian 
Information Commissioner website. Go to www.oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-reviews.  
 
 
 
 
50 Marcus Clarke Street, Canberra ACT 2600  P 02 6271 4411  F 02 6215 9999 
www.aec.gov.au 
Page 4 of 6 

 
Questions about this decision 
30. If you wish to discuss this decision, please contact me at: 
email  
[email address]  
fax 
02 6293 7657 
post 
Locked bag 4007, Canberra ACT 2601 
phone                     
(02) 6271 4593 
 
 
Yours sincerely 
Saskia R. | Lawyer and FOI Officer 
Legal Services Section | Legal & Procurement Branch 
Australian Electoral Commission 
T: (02) 6271 4593 
 
8 September 2017. 
 
50 Marcus Clarke Street, Canberra ACT 2600  P 02 6271 4411  F 02 6215 9999 
www.aec.gov.au 
Page 5 of 6 

Attachment A 
SCHEDULE OF RETRIEVED DOCUMENTS – FOI REQUEST LS6223 – RICHARD SMITH VIA RIGHT TO KNOW 
FOI Request for: 
•  A copy of the Nomination Form for Senate Candidates in use by the AEC immediately prior to the writs being issued for the 2004 Federal Election; 
•  A copy of any Information for Senate Candidates documents produced by or provided by the Commonwealth and in use immediately prior to the writs being issued for 
the 2004 Federal Election; 
•  Documents, received by the AEC relating to the Nomination of Mr Barnaby Thomas Gerard Joyce to run for election in Queensland to The Senate in the 2004 Federal 
Election, being documents relating to his nomination and not to his campaign for election; 
•  A copy of the completed nomination form relating to the Nomination of Mr Barnaby Thomas Gerard Joyce to run for election in Queensland to The Senate in 2004 
Federal Election; and 
•  Documents, including any receipts issued, relating to the refund of the deposit made in relation to the Nomination of Mr Barnaby Thomas Gerard Joyce to run for 
election in Queensland to The Senate in 2004 Federal Election. 
Doc. 
File page  Description 
Decision on relevance 
Exemption  
no. 
No. 

28 
Candidates’ Handbook: A handbook for candidates standing for election  Full access 
N/A 
for the Senate and House of Representatives – August 2004  


Undated document setting out ‘Senate Candidate Refunds’ for 2004 
Access granted to an edited copy  
s22(1)(a)(ii) 
  
Page 6 of 6 

Document Outline