This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Documents relating to the Nomination of Barnaby Joyce to run for election to The House of Representatives in 2013 Federal Election'.

Mr Richard Smith 
By email[FOI #4033 email] 
Dear Mr Richard Smith 
LS6224 – FOI Request – Decision record and reasons 
I refer to your email received Wednesday 16 August 2015 5:29 PM, sent via the Right to Know website, 
in which you request (‘your FOI Request’) the Australian Electoral Commission (‘AEC’) under the 
Freedom of Information Act 1982 (‘FOI Act’) for access to documents relating to the nomination of Mr 
Barnaby Thomas Gerard Joyce at the 2013 Federal election. 
2.  I am writing today to give you a decision about access to documents that you requested in your 
FOI Request.  
3.  I, Saskia Rosenblatt, Lawyer, of the AEC, am an officer authorised under subsection 23(1) of the 
FOI Act to make decisions in relation to FOI requests. 
4.  I have interpreted your FOI Request as seeking:  
•  “A copy of the Nomination Form for House of Representatives Candidates in use by the 
AEC immediately prior to the writs being issued for the 2013 Federal Election; 
•  A copy of any Information for House of Representatives Candidates documents produced 
by or provided by the Commonwealth and in use immediately prior to the writs being issued 
for the 2013 Federal Election; 
•  Documents received by the AEC relating to the Nomination of Mr Barnaby Thomas Gerard 
Joyce to run for election in the seat of New England to the House of Representatives in the 
2013 Federal Election, being documents relating to his nomination and not his campaign 
for election; 
•  A copy of the completed nomination form relating to the Nomination of Mr Barnaby Thomas 
Gerard Joyce to run for election in the seat of New England to the House of Representatives 
in the 2013 Federal Election; and 
•  Documents, including any receipts issued, relating to the refund of the deposit made in 
relation to the Nomination of Mr Barnaby Thomas Gerard Joyce to run for election in the 
seat of New England to the House of Representatives in the 2013 Federal Election.” 
5.  I coordinated searches for relevant documents to be conducted of files held by the  NSW State 
Office, Elections Branch and the Finance & Business Services Branch of the AEC. 
6.  Following these searches I have identified 9 documents (10 files in total) that fall within the scope 
of your request.  
50 Marcus Clarke Street, Canberra ACT 2600  P 02 6271 4411  F 02 6215 9999 
Page 1 of 13 

•  1 document relates to request part (a);  
•  3 documents relate to request part (b); 
•  3 documents relate to request part (c); and 
•  2 documents, including 1 attachment, relates to request part (d). 
7.  I have included as Attachment A  to this decision the schedule of relevant  documents.  This 
schedule provides a description of each document that falls within the scope of your request and 
the access decision for each of those documents. 
8.  Having considered the documents outlined in Attachment A, I have decided to: 
•  Grant access in full to 6 documents;  
•  Grant access in part to edited copies of 3 documents; and 
•  Refuse access to 1 document. 
Material considered  
9.  In reaching my decision, I have taken the following information into account: 
(a)  the content of the documents that fall within the scope of your FOI Request; 
(b)  the FOI Act, specifically sections 4, 11A, 11B, 22and 47F; 
(c)  the  Privacy Act 1988 (the Privacy Act), specifically section 6 and the Australian Privacy 
Principles (APPs) at schedule 1 to the Privacy Act.  
(d)  the guidelines (the “FOI Guidelines”) issued by the Australian Information Commissioner 
under section 93A of the FOI Act  (available here:
•  Part 2 – Scope of application of the Freedom of Information Act, specifically paragraphs 
2.29 to 2.44, relating to the Meaning of ‘document’;  
•  Part 3 – Processing and deciding on requests for access, specifically paragraphs 3.78 
and 3.85 to 3.90, relating to Deleting exempt or irrelevant content from a document
•  Part 6 –  Conditional exemptions, specifically paragraphs 6.127 to 6.179, relating to 
Documents affecting personal privacy (s 47F).   
Decision – access granted in full 
10. Having considered the documents outlined in Attachment A, I have found Document Nos. 1, 2, 3, 
4, 8 and 9 to be relevant to parts (a), (b) and (e) of your FOI Request.  
11. I have decided to grant access in full to Document Nos. 1, 2, 3, 4, 8 and 9.   
50 Marcus Clarke Street, Canberra ACT 2600  P 02 6271 4411  F 02 6215 9999 
Page 2 of 13 

Decision – access granted to edited copy  
12. Having considered the documents outlined in Attachment A, I have found Document Nos. 5, 6, and 
7 to be relevant to parts (c) and (d) of your FOI Request.  
13. I have decided to grant access in part by way of an edited copy of Document Nos. 5, 6, and 7.  
Decision – access refused 
14. Having considered the documents outlined in Attachment A, I have found Document No. 8.1, being 
an attachment to Document 8, to be relevant, in part, to part (e) of your FOI Request.  
15. I have decided to refuse access to Document 8.1. 
Reasons for decision  
Personal privacy conditional exemption  
16. Section 47F of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt from disclosure to the 
extent that it contains personal information; the disclosure of which would be unreasonable.  
17. Personal information in the context of the FOI Act has the same meaning as in the Privacy Act. 
Subsection 6(1) of the Privacy Act provides  
personal information means information or an opinion about an identified individual, or an individual 
who is reasonably identifiable: 
(a)  whether the information or opinion is true or not; and 
(b)  whether the information or opinion is recorded in a material form or not. 
18. Paragraph 6.130 of the Guidelines provides:  
Personal information can include a person’s name, address, telephone number, date of birth, medical 
records, bank account details, taxation information and signature.  
19. In determining whether the disclosure of a document would involve an unreasonable disclosure of 
personal information, subsection 47F(2) of the FOI Act provides that an agency must have regard 
to the following matters (the unreasonableness test):  
•  the extent to which the information is well-known;  
•  whether the person to whom the information relates is known to be (or to have been) 
associated with the matters dealt with in the document;  
•  the availability of the information from publically accessible sources; and  
•  any other information that the agency considers is relevant.  
20. Further, paragraph 6.138 of the FOI Guidelines states the following about the unreasonableness 
test in section 47F:  
50 Marcus Clarke Street, Canberra ACT 2600  P 02 6271 4411  F 02 6215 9999 
Page 3 of 13 

The personal privacy exemption is designed to prevent the unreasonable invasion of third parties’ 
privacy. The test of ‘unreasonableness’ implies a need  to balance the public interest in disclosure of 
government-held information and the privacy interest in the privacy of individuals.  
21. I have considered the conditional  exemption as outlined by section 47F of the FOI Act  and the 
relevant parts, extracted above, from the FOI Guidelines, and have found that it applies to aspects 
of Documents Nos. 5, 6 and 7.  
22. With the respect to these documents I found that:  
•  Document  No.  5 contains a facsimile  of the signature of the Mr Gregory Dezman, the 
Registered Officer of the National Party of Australian – NSW, Mr Barnaby Joyce MP and 
the AEC officer who processed the application. Additionally, it contains the personal contact 
details for Mr Barnaby Joyce MP; 
•  Document No. 6 contains a facsimile of the signature of the AEC officer who processed the 
payment of the candidacy fee; and 
•  Document No. 7 contains a facsimile of a signature of two AEC officers, Mr Barnaby Joyce 
MP and also contains the personal contact details for Mr Barnaby Joyce MP. 
23. I accept that both Mr Gregory Dezman and Mr Barnaby Joyce MP have a public presence and so 
this personal information may already be in the public domain. However, I do need to balance this 
against principles established by the Privacy Act, in particular Australian Privacy Principle (APP) 6 
at schedule 1 to the Privacy Act, which prevents the disclosure of personal information except for 
in specific circumstances.  
24. I am satisfied that it would be unreasonable to disclose a facsimile of an individual’s signature and 
the personal contact details for Mr Joyce because this personal information relates to the personal 
affairs of third parties to this request and you do not have consent from the relevant individuals for 
the release of their personal information.  
25. Further, this information clearly constitutes personal information that identifies an individual not 
being the applicant which is prevented from disclosure by APP 6 except for in specific 
26. Accordingly, I am satisfied that the identified documents fall within the scope of the conditional 
exemption for personal privacy provided by section 47F of the FOI Act.  
27. Having found that Document Nos. 5, 6 and 7  are conditionally exempt I am required, in accordance 
with subsection 11A(5) of the FOI Act, to consider whether it would be contrary to the public interest 
to give access to these documents. 
Public interest considerations  
28. Subsection 11A(5) of the FOI Act provides that an agency must give access to a document if it is 
conditionally exempt unless (in the circumstances) access to the document would, on balance, be 
contrary to the public interest (the public interest test).  
50 Marcus Clarke Street, Canberra ACT 2600  P 02 6271 4411  F 02 6215 9999 
Page 4 of 13 

29. Paragraph 6.5 of the FOI Guidelines provides a definition of the public interest test with reference 
to relevant case law. That is, the public interest test is something that is of serious concern or 
benefit to the public, not merely of individual interest and not something of interest to the public, 
but in the interest of the public.  
30. When weighing up the public interest factors for and against disclosure under subsection 11A(5) of 
the FOI Act, I have taken the following factors into consideration in favour of disclosure, reflecting 
on the extent to which disclosure would:  
•  promote the objects of the FOI Act;  
•  inform debate on a matter of public importance; and  
•  promote agency transparency.  
31. I have also consider the following against disclosure, reflecting on the extent to which disclosure 
•  reasonably be expected to prejudice an individual’s right to privacy;  
•  release into the public forum information which is not otherwise well-known;  
•  be contrary to the circumstances in which the information was obtained; and  
•  be limited in its application to a matter of public, as opposed to private, concern.  
32. In accordance with subsection 11B(4) of the FOI Act I excluded from my consideration the following 
•  access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth Government, 
or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government; 
•  access to the document could result in any person misinterpreting or misunderstanding the 
•  the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which the request 
for access to the document was made; 
•  access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
33. In making my decision I had regard to: 
•  the extent to which the information is well known; 
•  whether the person to whom the information relates is known to be (or to have been) 
associated with the matters dealt with in the document; 
•  the availability of the information from publicly accessible sources; 
•  FOI Guidelines, Part 6 (Conditional Exemptions) specifically paragraphs 6.1 –  6.28 and 
6.124 – 6.179; 
•  the following matters that the I considered relevant: 
50 Marcus Clarke Street, Canberra ACT 2600  P 02 6271 4411  F 02 6215 9999 
Page 5 of 13 

access to documents has been requested by email with the consequence that 
electronic copies of documents will be given; and 
a signature authenticates the acts of the actor; and  
(iii)  there is a risk of harm arising from identity theft facilitated by access to a facsimile 
of a signature; and  
(iv)  that the AEC has a duty to an individual in dealing with their personal information to 
take all reasonable measures to protect that individual from harm arising from its 
dealings with that personal information.   
Public interest and facsimiles of signatures 
34. Document Nos. 5, 6 and 7 contain facsimiles of signatures of Mr Gregory Dezman, Mr Barnaby 
Joyce MP as well as four different AEC officers. 
35. I have identified that harm could be suffered by these individuals as a result of identity theft should 
the facsimiles of their signatures contained with Document Nos. 5, 6 and 7 be released.  
36. Specific to the disclosure of a facsimile of Mr Barnaby Joyce’s MP signature and Mr Gregory 
Dezman’s signature I have considered in favour of disclosure the positions in which they hold in 
the public domain  and it is reasonable to believe that an electronic facsimile of each of their 
signatures may already be available on a public forum.  
37. To the contrary, I have considered  the risk of harm arising from identity theft and the AEC’s 
obligations under the Privacy Act to protect the personal information of those in which we interact. 
I further note that a signature authenticates the acts of the actor and this authentication can still be 
gleaned from the documents.  
38. In my view the factors against disclosure a facsimile of signatures within Document Nos. 5, 6 and 
7 outweigh the factors in favour of disclosure.  
39. According, I am satisfied that disclosure of parts of Document Nos. 5, 6, and 7 would be contrary 
to the public interest. I have then considered whether an edited copy of these documents could be 
prepared in accordance with section 22 of the FOI Act so as to protect the personal information 
and allow the remainder of the document to be released.  
Pubic interest and contact details 
40. Document Nos. 5 and 7 contain the residential address, postal address, mobile and landline phone 
numbers of Mr Barnaby Joyce MP.  
41. I note that in making a valid nomination of a candidate, the nomination must set out the name, 
place of residence and occupation of the candidate, (see section 166 of the Commonwealth 
Electoral Act 1918 
(the Electoral Act) and schedule 1 to the Electoral Act, in particular Forms D and 
DA relating to the Nomination of a Member of the House of Representatives).  
50 Marcus Clarke Street, Canberra ACT 2600  P 02 6271 4411  F 02 6215 9999 
Page 6 of 13 

42. As part of the nomination process, candidates are asked what information they authorise for release 
to the public, see Document No. 4 as a copy of the 2013 House of Representatives nomination 
form. I note that Mr Barnaby Joyce MP has expressly identified that he does not consent to the 
release of his residential  address to the public but has consented to the release of his postal 
address. For completeness I note that even where consent has been given that consent to publish 
is limited by the circumstances in which it was given, being the 2013 Federal Election.  
43. While Mr Barnaby Joyce MP has a public profile, and as such much of his personal information is 
in the public domain, this needs to be balanced against his right to privacy and a private life 
separate to that public profile.  
44. I have identified that Mr Barnaby Joyce MP may suffer harm by way of a loss of his personal privacy 
should his personal contact information be disclosed.  
45. When weighing public interest factors I have formed the view that the factors against disclosure 
outweigh any factors in support of disclosure.  
46. According, I am satisfied that disclosure of parts of Document Nos 5 and 7, namely personal contact 
information for Mr Barnaby Joyce MP, would be contrary to the public interest. I have then 
considered whether an edited copy of the documents could be prepared in accordance with section 
22 of the FOI Act so as to protect the personal information and allow the remainder of the document 
to be released.  
Access to an edited copy  
47. Section 22 of the FOI Act allows for the deletion of exempt or irrelevant material from a document 
so that the remainder of the document can be released.  
48. Section 22 of the FOI Act provides: 
22 Access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted 
(1)     This section applies if: 
(a)     an agency or Minister decides: 
(i)      to refuse to give access to an exempt document; or 
(ii)     that to give access to a document would disclose information that would reasonably 
be regarded as irrelevant to the request for access; and 
(b)     it is possible for the agency or Minister to prepare a copy (an edited copy) of the document, 
modified by deletions, ensuring that: 
(i)      access to the edited copy would be required to be given under section 11A (access to 
Document Nos. on request); and 
(ii)     the edited copy would not disclose any information that would reasonably be regarded 
as irrelevant to the request; and 
50 Marcus Clarke Street, Canberra ACT 2600  P 02 6271 4411  F 02 6215 9999 
Page 7 of 13 

(c)      it is reasonably practicable for the agency or Minister to prepare the edited copy, having 
regard to: 
(i)      the nature and extent of the modification; and 
(ii       the resources available to modify the document; and 
(d)     it is not apparent (from the request or from consultation with the applicant) that the applicant 
would decline access to the edited copy. 
Access to edited copy 
(2)     The agency or Minister must: 
(a)     prepare the edited copy as mentioned in paragraph (1)(b); and 
(b)     give the applicant access to the edited copy. 
Notice to applicant 
(3)     The agency or Minister must give the applicant notice in writing: 
(a)     that the edited copy has been prepared; and 
(b)     of the grounds for the deletions; and 
(c)     if any matter deleted is exempt matter—that the matter deleted is exempt matter because of 
a specified provision of this Act. 
(4)      Section 26 (reasons for decision) does not apply to the decision to refuse access to the whole 
document unless the applicant requests the agency or Minister to give the applicant a notice in 
writing in accordance with that section. 
Personal privacy exemption  
49. In accordance with section 22 of the FOI Act I have considered whether it is both possible and 
practicable to prepare an edited copy of Document Nos. 5, 6 and 7 from which the exempt material 
has been removed.  
50. Having regard to section 22 of the FOI Act and paragraphs 3.85-3.90 of the FOI Guidelines I have 
found it is both possible and practical for an edited copy of the Document Nos. 5, 6 and 7 to be 
51. Accordingly I have decided to grant access to an edited copy of Document Nos. 5, 6 and 7 with 
the following information redacted: 
•  Facsimiles of signatures; and 
•  Personal  contact information including,  residential address, postal address, mobile and 
landline phone numbers, for Mr Barnaby Joyce MP.  
Irrelevant information 
52. In considering Document No. 8.1 I have had regard to paragraph 3.88 of the FOI Guidelines which 
advises that a common sense approach in considering whether the number of deletions would be 
so many that the remaining document would be of little or no value to the applicant.  
50 Marcus Clarke Street, Canberra ACT 2600  P 02 6271 4411  F 02 6215 9999 
Page 8 of 13 

53. Document No 8.1, being the attachment to Document No. 8, is an excel spreadsheet setting out all 
of the NSW House of Representative candidates entitled to a refund following the 2013 federal 
54. Of the 51 rows of cells only one row is relevant to your FOI Request and one sets out the headings 
for each of the columns.  
55. Taking a common sense approach I have found that while it is possible to provide and edited copy 
of Document No. 8.1, it is not practicable to prepare an edited copy, having regard to the nature 
and extent of the modification required. Further, the remaining document would contain so little 
information it would be of little to no value to the applicant.  
56. I have considered whether the purpose of the FOI Act will still be served if an edited copy of 
Document No. 8.1 were to be given and whether the extensive editing required will leave only a 
skeleton of the former document. 1  
57. I have found that the extensive editing will result in a document of little to no value. Accordingly I 
have decided to refuse access to this document.  
Disposal and destruction of Commonwealth records 
58. I note the following information for your information. 
59. Section 24 of the Archives Act 1983  (Archives Act) regulates the disposal and destruction of 
Commonwealth records. The AEC can destroy or transfer records by using legal instruments issued 
by the National Archives of Australia, called Records Authorities. These Authorities cover agency-
specific core business, as well as common administrative business activities performed by many 
Australian Government agencies. 
60. Further to the regulation provided by section 24 of the Archives Act, section 393A of the 
Commonwealth Electoral Act 1918 (‘Electoral Act’) provides for the preservation and destruction of 
‘electoral documents.’  
61. Subsection 393A(1) provides a definition for ‘electoral documents’ 
(1)  In this section, electoral documents includes: 
(a)  ballot papers; and 
(b)  certified lists of voters; and 
(ba)  approved lists of voters; and 
(c)  certified copies of the Roll; and 
(d)  declarations; and 
(e)  postal vote certificates; and 
(f)  pre‑poll vote certificates for declaration voting; and 
1 FOI Guidelines, part 3, paragraph 3.88 and Parnell & Dreyfus and Attorney-General’s Department [2014] ALCmr 
71 - Full decision available here: 
50 Marcus Clarke Street, Canberra ACT 2600  P 02 6271 4411  F 02 6215 9999 
Page 9 of 13 

(g)  lists prepared under section 245. 
62. Relevant to your FOI Request I note that subsection 393A(10) provides that the Electoral 
Commissioner may direct that electoral documents be destroyed if: 
(a)  not less than 6 months have elapsed since the declaration of the poll in the election in which the 
documents were used; and 
(b)  the documents are no longer required by the Electoral Commission for the performance of its 
63. Accordingly, the majority of documents that may have fallen within the scope of your request and 
relating to the 2013  Federal Election  would  have been destroyed pursuant to section 24 of the 
Archives Act or subsection 393A(10) of the Electoral Act. 
Your review rights 
64. If you are dissatisfied with my decision, you may apply for internal review or for review by the 
Information Commissioner of my decision. We encourage you to seek internal review as a first step 
as it may provide a more rapid resolution of your concerns. 
Internal review 
65. Under section 54 of the FOI Act, you may apply in writing to the AEC for an internal review of my 
decision.  In accordance with section 54B of the FOI Act an  internal review application must be 
made in writing, within 30 days of receipt of this letter.  
66. No particular form is required for an application for internal review, but to assist the decision-maker 
who will conduct the review, please attach the reasons why you believe review of the decision is 
67. Applications for internal review can be lodged in one of the following ways:  
By email 
[AEC request email]  
By post 
Attention: FOI Officer - Locked Bag 4007, Canberra ACT 2601 
68. The internal review will be carried out by another officer within 30 days of receipt of your application. 
Information Commissioner review 
69. Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the Australian Information Commissioner to 
review my decision. An application for review by the Information Commissioner must be made in 
writing within 60 days of the receipt of this decision, and be lodged in one of the following ways: 
By email  
[email address] 
By fax 
+61 2 9284 9666 
50 Marcus Clarke Street, Canberra ACT 2600  P 02 6271 4411  F 02 6215 9999 
Page 10 of 13 

By post:   
GPO Box 52189, Sydney NSW 2001 
In person: 
Level 3, 175 Pitt Street, Sydney NSW 
70. More information about Information Commissioner review is available on the Office of the Australian 
Information Commissioner website. Go to  
Questions about this decision 
71. If you wish to discuss this decision, please contact me at: 
[email address]  
02 6293 7657 
Locked bag 4007, Canberra ACT 2601 
(02) 6271 4593 
Yours sincerely 
Saskia R. | Lawyer and FOI Officer  
Legal Services Section | Legal & Procurement Branch 
Australian Electoral Commission 
08 September 2017. 
50 Marcus Clarke Street, Canberra ACT 2600  P 02 6271 4411  F 02 6215 9999 
Page 11 of 13 

FOI Request LS6224  
Attachment A 
Request for: 
•  A copy of the Nomination Form for House of Representatives Candidates in use by the AEC immediately prior to the writs being issued for the 2013 
Federal Election; 
•  A copy of any Information for House of Representatives Candidates documents produced by or provided by the Commonwealth and in use 
immediately prior to the writs being issued for the 2013 Federal Election; 
•  Documents received by the AEC relating to the Nomination of Mr Barnaby Thomas Gerard Joyce to run for election in the seat of New England to the 
House of Representatives in the 2013 Federal Election, being documents relating to his nomination and not his campaign for election; 
•  A copy of the completed nomination form relating to the Nomination of Mr Barnaby Thomas Gerard Joyce to run for election in the seat of New 
England to the House of Representatives in the 2013 Federal Election; and 
•  Documents, including any receipts issued, relating to the refund of the deposit made in relation to the Nomination of Mr Barnaby Thomas Gerard Joyce 
to run for election in the seat of New England to the House of Representatives in the 2013 Federal Election. 
Decision on release 
page no. 

Candidates’ Handbook: Federal elections and By-election 
Access granted in full 

Candidates’ Handbook: 2013 Addendum 
Access granted in full 

Nomination guide candidates 
Access granted in full 

House of Representatives (HoR) nomination form 
Access granted in full 

2013 Bulk HoR Nomination – National Party of Australia 
Access granted to an edited  s47F  –  signature and personal 
contact information 

2013 National Party of Australia – receipt of payment for 10 HoR  Access granted to an edited  s47F - signature 
candidate nominations 

Declaration of Division of New England Poll – Mr Barnaby Joyce 
Access granted to an edited  s47F  -  signature and personal 
contact information 

Email from Enrolment Management NSW to Accounts mailbox  Access granted in full 
regarding the refund of nomination deposits relating to the 2013 
federal election 
Page 12 of 13 

8.1  –  Attachment to Document No. 8 –  spreadsheet of  Access refused 
s22 – Irrelevant material 
NSW HoR candidates entitled to a refused. 

Extract from Account Payables software showing the payment of  Access granted in full  
candidates fees received from the Nationals  Party of Australia 
and refund of candidates fees from the AEC to the Nationals Party 
of Australia 
Page 13 of 13 

Document Outline