This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Travel details'.



If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
 
 
15 September 2017 
 
 
Our reference:  LEX 32106 
 
Danielle 
Only by email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
Dear Danielle 
Your Freedom of Information request 
I refer to your request, dated 15 September 2017 and received by the Department of Human 
Services (the department) on the same date, for access under the Freedom of Information 
Act 1982 
(the FOI Act). 
I cannot identify the documents you want and I am asking you to provide specific details 
about the information you are seeking. If you decide not to provide this information, I will 
have to refuse your FOI request as a 'practical refusal reason' exists. For a more detailed 
explanation of what this means see Attachment A. 
 
How to send us a 'revised request' 

Before I make a final decision on your request, you can submit a revised request.  
Within the next 14 days (consultation period) you must do one of the following, in writing:  
  withdraw the request; 
  make a revised request; or 
  tell us that you do not want to revise your request.  
If you do not contact us during the consultation period, we will assume you do not want to 
continue with your request. See Attachment A for relevant sections of the FOI Act. 
If you decide to make a revised request, you should be specific about the documents you are 
seeking. This could help the department search for and locate documents. 
We have 30 days to give you a decision about your request, however the time taken to 
consult with you now is not included in this 30 day time period. 
Contact officer 
I am the contact officer for your request. During the consultation period you are welcome to 
ask for my help in revising your request and filling out the form. You can contact me: 
  in writing to the address at the top of this letter; or 
  via email to xxx.xxxxx.xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx 
PAGE 1 OF 5 

 
Note: When you contact us please quote the reference number FOI LEX 32106
Your response will be expected by 29 September 2017. If no response is received, your 
matter will be taken as withdrawn. 
Time frames for processing your request 
 
Your request was received by the department on 15 September 2017 and the 30 day 
statutory period for processing your request commenced from the day after that date. The 
period of 30 days may be extended if we need to consult third parties or for other reasons. 
We will advise you if this happens. 
 
We have 30 days to give you a decision about your request, however the time taken to 
consult with you now is not included in this 30 day time period. On receipt of a revised 
request the department will advise you of the new due date for your request.  
The department will advise you if a charge is payable to process your request and the 
amount of any such charge as soon as practicable.  
 
Your Address 
 
The FOI Act requires that you provide us with an address which we can send notices to. You 
have advised your electronic address is xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx. 
We will send all notices and correspondence to this address. Please advise us as soon as 
possible if you wish correspondence to be sent to another address or if your address 
changes. If you do not advise us of changes to your address, correspondence and notices 
will continue to be sent to the address specified above. 
 
Administrative Release of Documents  
The department has administrative access arrangements ('the arrangements') for the release 
of certain documents without the need for a formal FOI request. Unless you advise us 
otherwise, in processing your request we may provide you with documents under these 
arrangements where appropriate. The arrangements do not extend to information or 
materials of third parties. Where documents are released to you under the arrangements we 
will advise you in our decision letter. 
Disclosure Log 
 
Please note that information released under FOI Act may be published in a disclosure log on 
the department's website. Section 11C of the FOI Act requires this publication, however it is 
subject to certain exceptions, including where publication of personal, business, professional 
or commercial information would be unreasonable. 
 
Exclusion of junior staff details 
 
The department is working towards ensuring that all staff have a choice about whether they 
provide their full name, personal logon identifiers and direct contact details in response to 
public enquiries. Where such details are included in the scope of a request, this may add to 
processing time and applicable charges as it may be necessary to consider whether the 
details are exempt under the FOI Act. On this basis, unless you tell us otherwise, we will 
assume that these details are out of scope of your request and they will be redacted under 
section 22 of the FOI Act. 
 
 
PAGE 2 OF 5 
 
Department of Human Services 

 
Further assistance 
If you have any questions please email xxx.xxxxx.xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx. 
 
Yours sincerely 
 
 
Jack 
Authorised FOI Decision Maker 
Freedom of Information Team 
FOI and Litigation Branch | Legal Services Division  
Department of Human Services 
PAGE 3 OF 5 
 
Department of Human Services 

 
Attachment A 
What I took into account 
You requested access under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act) to the 
following documents:  
 
'Can I please request the travel details (including expenses) of the FOI Legal Team 
from March 2017 – present’. 
 
Because your request does not have sufficient specificity to enable the department to 
reasonably identify the documents you are seeking, I consider that processing your request, 
in its current form, would be an unreasonable diversion of resources for the department.  
Meaning of travel details 
The department is not reasonably able to identify what you mean by ‘travel details’ because 
you have not identified what you consider to be details of travel or provided a definition of 
‘travel details’. ‘Travel details’ could reasonably be interpreted to include information 
regarding modes of transportation, types of accommodation, and correspondence between 
departmental officers and teams in respect of the particular instance of travel. That is, a 
broad reading of the terms of your request could reasonably include all documents generated 
in relation to a trip, including internal correspondence, both via email and internal messaging 
services, invoices, terms and conditions of travel, and e-tickets. 
Under sections 24AA(1)(b) and 24 of the FOI Act, I intend to refuse your FOI request as a 
'practical refusal reason' exists. Under the FOI Act, the practical refusal reason is that your 
request does not satisfy the requirements in paragraph 15(2)(b) of the FOI Act (identification 
of documents).  
For the reasons above, you should identify what you mean by ‘travel details’. In particular, 
you should consider clarifying the scope of your request by reference to particular classes of 
documents. Examples have been provided above. 
Relevant sections of the Freedom of Information Act 1982 
Section 24AA(1)(b) of the FOI Act provides that a practical refusal reason exists in relation to 
a request for a document if the request does not satisfy the requirement in section 15(2)(b) of 
the FOI Act.   
Section 15(2)(b) of the FOI Act provides that a request must provide such information as is 
reasonably necessary to enable the agency to identify the documents that are being 
requested.   
Section 24AB(6) of the FOI Act says that the applicant must, before the end of the 
consultation period, do one of the following, by written notice to the agency or Minister: 
  withdraw the request, 
  make a revised request, or 
  indicate that the applicant does not wish to revise the request. 
Section 24AB(7) of the FOI Act provides that the request is taken to have been withdrawn 
under at the end of the consultation period if: 
PAGE 4 OF 5 
 
Department of Human Services 

 
  the applicant does not consult the contact person during the consultation period in 
accordance with the notice, or 
  the applicant does not do one of the things mentioned in section 24AB(6) of the FOI 
Act before the end of the consultation period. 
 
PAGE 5 OF 5 
 
Department of Human Services