This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Clearway fines New Canterbury Road'.

GIPA Act Fees and Charges 
Fact sheet 
June 2014 
The Government Information (Public Access) 
Clause 5 of the Government Information (Public Access) 
Act 2009 (GIPA Act) aims to foster and 
Regulations 2009 (GIPA Regulations) also specifies that 
Ministers must disclose media releases and details of 
promote responsible and representative 
overseas travel, while government departments must 
government that is open, accountable, fair and 
publish a list of their major assets, the total number and 
effective by:  
value of properties disposed of in the previous financial 

year, and their guarantee of service and code of conduct 
authorising and encouraging the proactive public 
(if any). For local councils, the GIPA Regulations contain 
release of government information by agencies; 
an extensive list of additional open access information 
  giving members of the public an enforceable right  
that must be made publicly available, including:  
to access government information; and 
  annual, financial, and auditors’ reports, management 
  providing that access to government information is 
plans and various codes; 
restricted only when there is an overriding public 
  agendas, business papers and minutes of meetings; 
interest against disclosure. 
  information contained in certain registers; 
Consistent with this object, Parliament intends that the 
GIPA Act be interpreted to facilitate prompt access to 
  plans and policies; 
government information at the lowest reasonable cost 

(see GIPA Act section 3). 
development applications and associated 
documents; and 
In most cases, government information sought under the 

GIPA Act should be made available free of charge. In 
information concerning approvals, orders and other 
some circumstances, the GIPA Act allows agencies to 
documents (see schedule 1). 
charge for information. This fact sheet clarifies the 
All open access information must be available free  
circumstances in which fees and charges for access to 
of charge on an agency’s website, unless this would 
information may be levied, reduced, waived or refunded 
impose an unreasonable cost on the agency. Local 
under the GIPA Act. There is also a table at the end 
councils must also make the information available  
summarising the applicable fees and charges. 
for inspection and copying at council offices. 
Open access information 
Agencies may charge for open access information  
only if it is available for free in at least one other format. 
Section 6 of the GIPA Act makes it mandatory for 
Clause 4(1)(b) of the GIPA Regulations provides that 
agencies to disclose some information proactively and 
local councils may impose copying charges “not 
free of charge, unless there is an overriding public 
exceeding the reasonable cost of photocopying”. 
interest against disclosure. This information is known  
as ‘open access information’, and comprises:  
Authorised proactive release of information 
  an agency information guide; 
In addition to open access information, agencies are 

authorised to release other information proactively, 
documents tabled in Parliament by, or on behalf of, 
unless there is an overriding public interest against 
an agency; 
disclosure. Information that an agency chooses to 
  an agency’s policy documents; 
disclose proactively may be released free of charge,  

or at the lowest reasonable cost (section 7). 
a disclosure log of information released under formal 
access applications; 
Information released informally 
  a register of contracts an agency has with private 
Agencies are authorised under section 8 of the GIPA  
sector entities for a value of more than $150,000; and 
Act to release any government information they hold to 
  a record of the open access information that is not 
people requesting it, in the absence of an overriding 
made public due to an overriding public interest 
public interest against disclosure, without requiring  
against disclosure (section 18) GIPA Act. 
an access application to be lodged. Where the 
information and privacy commission new south wales  |  1800 IPC NSW (1800 472 679) 

GIPA Act Fees and Charges  
Fact sheet 
information requested is open access information,  
Processing charges 
or additional information that has been released 
Agencies that receive access applications, or have 
proactively, agencies may charge as provided for in 
applications transferred to them, may impose a charge 
sections 6 and 7 of the GIPA Act. However, where  
for processing the application of $30 per hour (see 
other information is released in response to an informal 
section 64). The $30 application fee also counts  
request, there is no authority in section 8 of the  
towards the first hour of processing (see section 64(3)). 
GIPA Act to impose charges.  
The processing time for an application, as set out in 
section 64(2), is the total amount of time that is 
Access applications 
necessary to be spent by any officer of the agency in: 
The provisions of the GIPA Act dealing with access 
a)  dealing efficiently with the application (including 
applications contain the most detail with regard to fees 
consideration of the application, searching for 
and charges. The GIPA Act enables agencies to charge 
records, consultation, decision-making and any 
an application fee, and impose other charges to cover 
other function exercised in connection with  
the costs of processing the application. The GIPA Act 
deciding the application); or 
and the GIPA Regulations specify when the fees  
b)  providing access in response to the application 
and charges may, and in some cases, must, be waived, 
(based on the lowest reasonable estimate of  
reduced or refunded. In addition, section 127 of the 
the time that will need to be spent in providing  
GIPA Act provides agencies with a general discretion  
that access). 
to waive, reduce or refund any fee or charge that may  
be imposed under the GIPA Act in any circumstance 
When an agency notifies an applicant of a decision to 
they consider to be appropriate. 
provide access to information, the applicant must also 
be notified of any processing charges that will apply  
Application fee 
and how they have been calculated (section 62). Access 
to the information may be made conditional on the 
An application fee of $30 is payable by an applicant to 
payment of the processing charge (section 64(4)). 
an agency when lodging an access application for 
government information (section 41), unless the fee has 
An agency cannot impose processing charges where: 
been waived by the agency. The application is invalid 
  the application is transferred to another agency 
until this fee is paid. If the application is transferred to 
another agency, the fee is payable to the original agency 
(section 48); or 
only, and not to the transfer agency (section 48). 
  it does not decide the application in time, even  
An agency does not have to refund the application fee if: 
if a late decision is made (section 63).  
  the application is amended or withdrawn (see 
Advance deposit 
sections 49 and 50); 
An applicant may be asked to pay an advance deposit  
  the agency refuses to deal with the application 
of up to 50 per cent of the estimated processing charge 
(section 60(6)), unless it is a deemed refusal 
(section 69). Under section 68, the notice requiring an 
because the application was not decided within  
advance deposit must: 
the specified time frame (see below); or 
  include a statement of the processing charges for 
  the applicant fails to pay any advance deposit 
work already undertaken by the agency in dealing 
requested by the due date (section 68(3)(d)). 
with the application; and 
An agency must refund an application fee if:  
  include a statement of the estimated processing 
charges for work that will need to be undertaken by 
  the agency has not decided the application within 
the agency in dealing with the application; and 
the specified time, known as a “deemed refusal” 
(section 63); or 
  specify a date by which the advance deposit must be 
paid (being a date at least four weeks after the date 
  the application is invalid for a reason other than 
the notice is given); and 
failure to pay the application fee (section 52(5)). 
  include a statement that if the advance deposit is not 
There is no entitlement under the GIPA Act for an 
paid by the due date the agency may refuse to deal 
application fee to be waived or reduced. However, 
further with the application and that this will result in 
agencies may exercise the general discretion in  
any application fee and advance deposit already 
section 127 in any situation where they consider  
paid being forfeited. 
a waiver or reduction to be appropriate. 
The applicant is entitled to a refund of any overpayment 
(section 71), but is not entitled to have the deposit 
refunded if the application is withdrawn (section 60). 
information and privacy commission new south wales  |  1800 IPC NSW (1800 472 679) 

GIPA Act Fees and Charges  
Fact sheet 
The period within which an agency must decide an 
hardship reduction will apply if the applicant provides 
application freezes from when the decision to require a 
evidence that he or she: 
deposit is made until the deposit is paid. 
  is the holder of a Pensioner Concession card issued 
by the Commonwealth that is in force; or 
Example 1  
Agency A writes to Applicant X on 26 June 2014 
  is a full-time student; or 
advising of Agency A’s decision to grant access to the 
  is a non-profit organisation (including a person 
information requested by Applicant X. The notification 
applying for or on behalf of a not for profit 
contains the following: 
We estimate that the charge for processing your  
These are the circumstances in which an agency must 
access application will be $900, based on 30 hours  
reduce the processing charges. Agencies may choose to 
of processing time. To date, four hours of time has  
waive, reduce or refund the fees and charges in other 
been spent, and we estimate that a further 26 hours  
circumstances using the general discretion in section 127. 
will be necessary to consider and compile the 
information you have requested. Our calculations  
Example 3 
are based on the following: 
If Applicant X in Example 2 holds a Pensioner 
Application fee and 1st hour of processing = $30 
Concession card, the calculations would be as follows:  
Next 29 hours @ $30/hr = $870 
Application fee and 1st two hours of processing = $30 
TOTAL= $900 
Next 20 hours @ $0/hr = $0  
Before proceeding any further with your request, we 
Next 8 hours @ $30/hr = $240 
require a deposit of $450, being 50 per cent of the 
estimated cost, to be paid on or before 27 August 2014. 

SUB TOTAL = $270 
Failure to pay by the due date means that we may 
Less 50% discount = $135 
refuse to deal further with the application. This will result 
in forfeiture of any fee or charge already paid.  

TOTAL = $135 
Alternatively, depending on the circumstances, the 
Personal information 
agency may decide to waive the fees and charges, or 
If an applicant is applying for their own personal 
further reduce them. 
information, or applying on behalf of someone else for 
that person’s personal information, agencies cannot 
Special benefit to the public generally 
charge for the first 20 hours of processing (section 67). 
Applicants are entitled to a 50 per cent reduction in 
processing charges if the agency is satisfied that the 
Example 2  
information applied for is of special benefit to the public 
If Applicant X in Example 1 were applying for his or her 
generally (section 66). The 50 per cent reduction 
own personal information, the calculations would be as 
operates in the same manner as the reduction for 
financial hardship, and the discretion under section 127 
also still applies. 
Application fee and 1st hour of processing = $30  
If the information sought is made publicly available 
Next 20 hours @ $0/hr = $0 
before, or within three working days after, the applicant 
Next 9 hours @ $30/hr = $270 
is granted access, the applicant is entitled to a full 
 of the processing charges (section 66(2)). 
TOTAL = $300 
Agencies are able to use their discretion to determine 
Financial hardship 
when an access application relates to information that is 
Section 65 states that applicants are entitled to a 50  
of special benefit to the public generally. Guideline 2: 
per cent discount in processing charges if they can 
Discounting charges explains how section 66 should be 
demonstrate financial hardship. The discount applies 
interpreted and applied. Agencies must have regard to 
only to the processing charge, not the application fee. 
Guideline 2 when deciding whether section 66 applies. 
However, the application fee covers the first two hours of 
processing time, not just the first hour as would normally 
Review of decisions about fees and 
be the case. 
This provision is supplemented by clause 9 of the  
Section 80 provides that decisions to: 
GIPA Regulations, which states that the financial 
  impose processing charges; 
information and privacy commission new south wales  |  1800 IPC NSW (1800 472 679) 

GIPA Act Fees and Charges  
Fact sheet 
  require an advance deposit; 
  refuse to reduce processing charges; or 
  refuse to deal further with an application because a 
deposit has not been paid; 
  are reviewable by the agency, the Information 
Commissioner, and the NSW Civil and 
Administrative (NCAT). If an applicant, or a third 
party to whom an application relates, chooses to 
seek a review of an agency’s decision regarding 
access to information, the following fees apply.  
Internal review 
For an internal review by the agency that made the 
decision, a $40 fee is payable (section 85). This fee is 
also payable where an internal review is recommended 
by the Information Commissioner under section 93(6). 
The fee is refundable if the agency does not conduct  
the review within the specified time frame (section 86). 
No processing charges are payable for internal reviews 
(section 87). 
External review 
No fee is payable for an external review by the 
Information Commissioner.  
For review by NCAT filing fee applies. For further details, 
please refer to the NCAT website:   
For more information 
Contact the Information and Privacy Commission  
1800 472 679 
information and privacy commission new south wales  |  1800 IPC NSW (1800 472 679)