Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Restriction of Visits to One-on-One only at MITA detention centre'.


10 April 2018 
Mr K Palmer 
BY EMAIL:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
In reply please quote: 
FOI Request: 
FA 18/01/00495 
File Number: 
ADF2018/7189   
Dear Mr Palmer 
Freedom of Information (FOI) request - Access Decision 
On 13 January 2018, the Department of Home Affairs (the Department) received a request for 
access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the 
FOI Act. 
1 
Scope of request 
You have requested access to the following: 
(a) Any documents (reports, minutes of meetings, emails, notes and the like) that
include information on the new restriction limiting visits at the MITA detention centre
in Broadmeadows, Victoria, to (in general) one detainee per visitor. (The new
regulation is said to apply as of February 2018; the current limit is five.)
(b) In particular, I am seeking documents that shed light on the rationale behind the
change, and on the planning of its implementation.
2 
Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to access document or to amend or annotate records. 
3 
Relevant material  
In reaching my decision I referred to the following: 
• the terms of your request
• the document relevant to the request
• the FOI Act
• Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 93A
of the FOI Act (the FOI Guidelines)
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
PO Box 25 Belconnen ACT 2616 • Telephone: 02 6264 1111 • Fax: 02 6225 6970 • www.homeaffairs.gov.au 

• advice from Departmental officers with responsibility for matters relating to the
document to which you sought access
• the Department’s guidance material on the FOI Act
4 
Document in scope of request 
The Department has identified one document as falling within the scope of your request. 
This document was in the possession of the Department on 13 January 2018 when your 
request was received. 
Searches 
The Department has undertaken reasonable searches in relation to the documents you 
have requested access to. 
Having regard to your request and the types of document that may fall within the scope of 
your request I am satisfied that the searches conducted were extremely thorough and all 
reasonable steps have been taken to locate any document relevant to your request.  
5 
Decision 
In relation to part (a) of your request: 
• Release one document in full
In relation to part (b) of your request 
• No documents exist therefore  I am refusing access to this part of your
request;
6 
Reasons for decision 
The reasons for my decision are outlined below: 
In relation to part (a) of your request: 
Whilst the Detention Visitors Fact Sheet addresses some aspects of part (a) of your 
request,  I wish to provide clarification  in relation to ‘information on the new restriction 
limiting  visits  at  the  MITA  detention  centre  in  Broadmeadows,  Victoria’.  This  
Departmental  document  is  a  national  policy  which  applies  to  all  detention  facilities. 
The  Melbourne  Immigration  Transit  Accommodation  (MITA)  facility  does  not  have  a 
separate visitor policy to that of the attached. 
In relation to part (b) of your request: 
Section  24A  of  the  FOI  Act  provides  that  the  Department  may  refuse  a  request  for 
access to a document if all reasonable steps have been taken to find the document 
and the Department is satisfied that the document does not exist. 
Having  considered  the  searches  outlined  above,  I  am  satisfied  that  the  Department 
has undertaken reasonable searches in relation to your request and that no documents 
were  in  the  possession  of  the  Department  on  13  January  2018  when  your  FOI 
request  was  received.    As  such  I  am  refusing  access  to  the  documents  requested  by 
you at part (b) of your request based on the application of section 24A of the FOI Act.  
- 2 –

The legal framework in which the Department, the Australian Border Force (ABF) and the 
Facilities and Detainee Service Provider (FDSP) regulates the entry of visitors into 
Immigration Detention Facilities, and sets conditions on that entry, is found in both statute 
and common law principles. 
7 
Legislation 
A copy of the FOI Act is available at https://www.legislation.gov.au/Details/C2017C00251.  
If you are unable to access the legislation through this website, please contact our office 
for a copy. 
8 
Your Review Rights 
Internal Review 
If you disagree with this decision, you have the right to apply for an internal review by the 
Department of this decision.  Any request for internal review must be provided to the 
Department within 30 days of you being notified of the decision.  Where possible please 
attach reasons why you believe a review of the decision is necessary.  The internal review 
will be carried out by an officer other than the original decision maker and the Department 
must make a review decision within 30 days.   
Applications for review should be sent to: 
By email to: xxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
OR 
By mail to: 
Freedom of Information Section 
Department of Home Affairs 
PO Box 25 
BELCONNEN   ACT  2617 
Review by the Office of the Australian Information Commissioner 
You may apply directly to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) for 
a review of this decision.  You must apply in writing within 60 days of this notice.  For further 
information about review rights and how to submit a request for a review to the OAIC, 
please see Fact Sheet 12 "Freedom of information – Your review rights", available online 
at http://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-reviews.   
9 
Making a Complaint 
You may complain to the Australian Information Commissioner about action taken by the 
Department in relation to your request. 
Your enquiries to the Australian Information Commissioner can be directed to: 
Phone 1300 363 992 (local call charge) 
Email  xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
There is no particular form required to make a complaint to the Australian Information 
Commissioner. The request should be in writing and should set out the grounds on which 
it is considered that the action taken in relation to the request should be investigated and 
identify the Department of Home Affairs as the relevant agency. 
- 3 –

10 
Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section 
at xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx.  
Authorised Decision Maker 
PN:60001861       
Department of Home Affairs 
- 4 –