This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'All documents marked "potentially FOI exempt" on DHS operational website'.



If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
 
 
2 March 2018 
 
 
 
Our reference:  LEX 35004 
 
 
 
Mr Justin Warren 
 
 
Only by email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear Mr Warren 
Your Freedom of Information request – Acknowledgement and Consultation  
I refer to your request, dated 16 February 2018 and received by the Department of Human 
Services (department) on the same date, for access under the Freedom of Information Act 
1982 
(FOI Act) to the following: 
A copy of all documents on the operational.humanservices.gov.au website currently 
marked ‘potentially FOI exempt’ with boilerplate text of the following form: 
The guideline you have requested is potentially FOI exempt. 
 
You have a right to apply for the document through FOI legislation. 
 
You can request a copy from the department's Information Publication 
Scheme by: 
sending an email to xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx 
or writing to us at: 
Freedom of Information 
FOI and Information Release Branch 
PO Box 7820 
Canberra Mail Centre ACT 2610 
Your request covers a wide range of documents. We are asking you to revise your request to 
give us more specific details about the information you are after because of the amount of 
work involved for the department.  
 
If you decide not to revise your request, I will have to refuse it as a 'practical refusal reason' 
exists.  
 
For a more detailed explanation of what this means, see Attachment A
 
How to send us a 'revised request' 
PAGE 1 OF 6 

 
Within 14 days from the day after you receive this notice (consultation period), you must do 
one of the following, in writing:  
  withdraw the request; 
  make a revised request; or 
  tell us that you do not want to revise your request.  
If you do not contact us during the consultation period, we will assume you do not want to 
continue with your request. See Attachment A for relevant sections of the FOI Act. 
If you decide to make a revised request you should be more specific about what documents 
you are seeking. This could help the department find the documents. 
Contact officer 
I am the contact officer for your request. During the consultation period you are welcome to 
ask for my help in revising your request. You can contact me: 
 
  in writing to the address at the top of this letter; or 
 
  via email to xxx.xxxxx.xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx. 
 
Note:
 When you contact us, please quote the reference number FOI LEX 35004. 
Your response  
Your response will be expected by 16 March 2018. If no response is received, your matter 
will be taken as withdrawn. 
In the event that you do decide to make a revised request, please be aware of the following 
information.  
Your Address 
The FOI Act requires that you provide us with an address which we can send notices to. You 
have advised your electronic address is xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx. 
We will send all notices and correspondence to this address. Please advise us as soon as 
possible if you wish correspondence to be sent to another address or if your address 
changes. If you do not advise us of changes to your address, correspondence and notices 
will continue to be sent to the address specified above. 
 
Charges 
The department will advise you if a charge is payable to process your revised request and 
the amount of any such charge as soon as practicable. No charge is payable for providing a 
person with their own personal information. 
 
Administrative Release of Documents  
The department has administrative access arrangements (arrangements) for the release of 
certain documents without the need for a formal FOI request. In the event that you do make 
a revised request, and unless you advise us otherwise, in processing your request we may 
provide you with documents under these arrangements where appropriate. The 
PAGE 2 OF 6 
 
Department of Human Services 

 
arrangements do not extend to information or materials of third parties. Where documents 
are released to you under the arrangements we will advise you in our decision letter. 
Disclosure Log 
 
Should you submit a revised request, any information released under the FOI Act may be 
published in a disclosure log on the department's website. Section 11C of the FOI Act 
requires this publication, however it is subject to certain exceptions, including where 
publication of personal, business, professional or commercial information would be 
unreasonable. 
 
Exclusion of junior staff details 
 
The department is working towards ensuring that all staff have a choice about whether they 
provide their full name, personal logon identifiers and direct contact details in response to 
public enquiries. If such details are included in the scope of your revised request, this may 
add to processing time and applicable charges as it may be necessary to consider whether 
the details are exempt under the FOI Act. On this basis, unless you tell us otherwise, we will 
assume that these details are out of scope of your revised request and they will be redacted 
under section 22 of the FOI Act. 
 
Further assistance 
If you have any questions please email xxx.xxxxx.xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.  
 
Yours sincerely 
 
Alice 
Authorised FOI Decision Maker 
Freedom of Information Team 
FOI and Litigation Branch | Legal Services Division  
Department of Human Services 
 
PAGE 3 OF 6 
 
Department of Human Services 



If not delivered return to PO Box 7820 Canberra BC ACT 2610 
 
Attachment A 
 
What you requested 

On 16 February 2018, you made the following FOI request: 
A copy of all documents on the operational.humanservices.gov.au website currently 
marked ‘potentially FOI exempt’ with boilerplate text of the following form: 
The guideline you have requested is potentially FOI exempt. 
 
You have a right to apply for the document through FOI legislation. 
 
You can request a copy from the department's Information Publication 
Scheme by: 
sending an email to xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx 
or writing to us at: 
Freedom of Information 
FOI and Information Release Branch 
PO Box 7820 
Canberra Mail Centre ACT 2610 
What I took into account 
I consulted with the department’s Business Processing Branch (Branch) in relation to the 
documents within the scope of your request. The Branch is responsible for authoring, editing 
and publishing operational information for staff and customers in collaboration with 
responsible business areas. This consultation, and my preliminary assessment of a sample 
of the documents that you are seeking, indicated that the department has over 3,000 
documents within the scope of your request.  
Based on my experience with this volume of material, I estimate that it would take over 700 
hours to process your FOI request. This includes examining the documents for decision 
making purposes, but does not include additional time for any redactions that may be 
required, or any time to draft the notification of decision.  
To estimate the number of pages in this calculation, I prepared a sample of 20 documents 
and averaged the number of pages across these documents, which was over 7 pages. This 
provided a conservative estimate of 21,000 pages within the scope of your request. While 
preparing each of the 20 documents in the sample, I calculated that it took me 30 seconds 
per document to search for and retrieve the document in a format that could be examined for 
decision making purposes.   
Below is a summary of the conservative estimate of the number of hours it would take to 
process your request. 
Search for and retrieve documents based on an average of 30 
25 hours 
seconds per document 
Examine pages for decision making based on an average of two 
700 hours 
minutes per page 
Total 
725 hours 
 
PAGE 4 OF 6 

 
I note that the Australian Information Commissioner was satisfied that a request requiring 
343 hours of an Australian Tax Officer’s time was a substantial and unreasonable diversion 
of resources in Cash World Gold Buyers Pty Ltd and Australian Taxation Office (Freedom of 
information)
 [2017] AICmr 20 (10 March 2017). This assessment was based on an average 
of three minutes per page to process the documents, including, reading and considering the 
documents, making redactions and undertaking consultation with the relevant business area. 
The estimate I have provided above is based on an average of two minutes per page to 
process the documents. 
Additionally, the estimate I have provided does not consider the time needed to liaise with 
business areas on identified sensitivities within the documents. The department is 
responsible for the development of service delivery policy and provides access to social 
welfare, health and other payments and services including Medicare, Centrelink and Child 
Support, interacting with a significant number of Australians. There are over 130 branches 
alone in the department and your request, for over 3,000 documents containing operational 
information, would likely cover a substantial portion of these business areas. This means that 
a considerable number of departmental officers would need to be involved in assisting the 
decision maker to identify and understand sensitivities contained in the documents. This 
would add significant time to preparing a decision on your FOI request and contributes to it 
being manifestly voluminous in its current form.  
Assistance to revise your request  
 
You may wish to consider narrowing the scope of your request to a specific process or policy 
that you seek operational information on. Reviewing the department’s Operational Blueprint, 
accessible here, may assist you to narrow the scope of your request to the specific 
documents that you would like access to. 
Please note that the department has not provided exhaustive guidance in relation to the 
scope of your request. This is because your request is extensive and captures a large 
number of documents. Even if you provide the department with specific information that 
narrows the request, a revision may still give rise to a practical refusal reason because of the 
quantity of documents within scope of your current request. You will need to take this into 
consideration when revising your request.   
Because of the amount of work involved for the department, I intend to refuse your FOI 
request as a 'practical refusal reason' exists under sections 24, 24AA(1)(a)(i) and 24AA(2) of 
the FOI Act. The practical refusal reason is that processing your request would substantially 
and unreasonably divert the resources of the agency from its other operations  
(section 24AA(1)(a)(i)). 
 
Relevant sections of the Freedom of Information Act 1982 
 
Section 24AA(1)(a)(i) of the FOI Act provides that, for the purposes of section 24, a practical 
refusal reason exists in relation to a FOI request if the work involved in processing the 
request would substantially and unreasonably divert the resources of the department from its 
other operations.   
Section 24AA(2) of the FOI Act sets out certain factors which the department must consider 
when determining whether providing access in relation to a request would substantially and 
unreasonably divert the department's resources. The department must specifically have 
regard to the resources that would have to be used for:  
  identifying, locating or collating the documents within the department's filing system;  
PAGE 5 OF 6 
 
Department of Human Services 

 
  deciding whether to grant, refuse or defer access to a document to which the request 
relates, or to grant access to an edited copy of such a document, including resources 
that would have to be used for examining the document or consulting with any person 
or body in relation to the request;  
  making a copy, or an edited copy, of the document; and 
  notifying any interim or final decision on the request.  
Section 24AB(6) says that the applicant must, before the end of the consultation period, do 
one of the following, by written notice to the agency or Minister: 
  withdraw the request; 
  make a revised request; or 
  indicate that the applicant does not wish to revise the request. 
Section 24AB(7) of the FOI Act provides that the request is taken to have been withdrawn at 
the end of the consultation period if: 
  the applicant does not consult the contact person during the consultation period in 
accordance with the notice; or 
  the applicant does not do one of the things mentioned in subsection (6) before the 
end of the consultation period. 
 
 
 
PAGE 6 OF 6 
 
Department of Human Services