This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Composition of FOI area'.


FOI 
 
 
Statement of reasons made under the Freedom of Information Act 1982 
Decision and reason for decision of Position Number 01002306 
 
Applicant: 
 
 
Verity Pane 
 
Decision date:   

 
18 May 2018 
 
FOI reference number:   

FOI 22031 
 
 
Dear Verity Pane 
 
Freedom of Information Request: FOI 22031 
 
1. 
I have made a decision to refuse access to the documents subject to your request, as the documents 
do not exist. 
 
Summary  
 
2. 
I,  Position  Number  01002306,  am  an  officer  authorised  by  the  Secretary  of  the  Department  of 
Veterans’ Affairs (the Department) to make decisions about access to documents in the possession of 
the Department in accordance with section 23(1) of the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act).  
 
3. 
On 18 April 2018 you made a request for access to documents in the possession of the Department. 
Your request sought access to: 
 
“Under s 17 of the FOI Act I seek a one page document to be complied [sic] from information held in 
your HR information system and any other applicable data systems or holdings, detailing the APS 
level and DVA office location of all current department FOI delegates (and separately, 
reconsideration delegates, if there are any who have no original decision duties). 
 
If a delegate also has duties other than FOI duties, can you also provide a estimated percentage 
proportion of their time spent on FOI activities. 
 
Details such as names re not required, just APS employment level, office location, and proportion of 
FOI duties if employee performs other roles as well.” 

 
Decision and Reasons for Decision  
 
4. 
I have made a decision to refuse access to the documents subject to your request, as the documents 
do not exist. Section 24A of the FOI Act provides that an agency  or Minister may refuse a request for 
access to a document if:   
 
(a) 
all reasonable steps have been taken to find the document; and  


 
(b) 
the agency or Minister is satisfied that the document:  
 
(i)  is in the agency's or Minister's possession but cannot be found; or  
 
(ii)  does not exist.  
 
5. 
I am satisfied that all reasonable steps have been taken to find information relevant to your request, 
having regard to:  
 
  the subject matter of the documents; 
 
  the current and past file management systems and the practice of orderly destruction or 
removal of documents; 
 
  the Department’s record management systems and practices; and 
 
  the individuals and areas within the Department who may be able to assist with the 
location of the information. 
 
6. 
Despite  the  reasonable  searches  undertaken,  the  Department  has  been  unable  to  identify  any 
documents relevant to your request.   
 
Section 17 – requests involving use of computers 
 
7. 
While  I  am  satisfied  that  the  Department  does  not  have  possession  of  a  document  containing  the 
information you have requested, the Department is obliged under subsection 17(1) of the FOI Act to 
consider producing a document by use of a computer. 
 
8. 
The obligation to produce a document arises under section 17 of the FOI Act if: 
 
a. 
the  Department  could  produce  a  written  document  containing  the  information  by  using  a 
‘computer or other equipment that is ordinarily available’ to the Department for retrieving or 
collating stored information (section 17(1)(c)(i)), and 
 
b. 
producing a written document would not substantially and unreasonably divert the resources 
of the Department from its other operations (section 17(2)). 
 
9. 
Paragraph 3.204 of the Guidelines  issued by the Office of the Australian Information Commissioner 
notes that if both of these conditions are met, the FOI Act applies as if the applicant had requested 
access to the written document and it was already in the agency’s possession. 
 
10. 
I  am  satisfied  that  the  Department  cannot  produce  a  written  document  containing  the  requested 
information by using a computer that is ordinarily available to the agency for retrieving or collating 
stored  information.    The  Department  does  not  have  software  that  would  automatically  create  a 
document containing the information you have requested.  In order to create such a document, the 
Department would need to manually gather and collate the information. 
 
 
 


11. 
On that basis, I am refusing your request for access to the information in accordance with section 24A 
of the FOI Act. 
 
Your rights of review 
 
12. 
If you are dissatisfied with my decision, you may apply for internal review or Information Commissioner 
review of the decision. We encourage you to seek internal review as a first step as it may provide a 
more rapid resolution of your concerns.  
 
Internal Review 
 
13. 
Under section 54 of the FOI Act, you may apply in writing to the Department for an internal review of 
my decision. The internal review application must be made within 30 days of the date of this letter. 
Where possible please attach reasons why you believe review of the decision is necessary. The internal 
review will be carried out by another officer within 30 days. 
 
14. 
You can make your application for internal review in one of the following ways: 
 
Post:
 Legal Services & Assurance, Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Canberra ACT 2601 
Facsimile: (02) 6289 6337 
Email: [email address]  
 
Information Commissioner Review  
 
15. 
Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the Australian Information Commissioner to review 
my  decision.  An  application  for  review  by  the  Information  Commissioner  must  be  made  in  writing 
within 60 days of the date of this letter, and be lodged in one of the following ways: 
 
Online: www.oaic.gov.au   
Post: Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
Facsimile: (02) 9284 9666 
Email: [email address]  
In person:  Level 3, 175 Pitt Street, Sydney NSW. 
 
16. 
More information about your review rights under the FOI Act is available in Fact Sheet 12 published by 
the  Office  of  the  Australian  Information  Commissioner:  http://oaic.gov.au/freedom-of-
information/foi-resources/freedom-of-information-fact-sheets/foi-factsheet-12-your-review-
rights 

 
 
 


Contact us 
 
17. 
If you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact me using the following details: 
 
Post: Legal Services & Assurance, Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Canberra ACT 2601 
Facsimile: (02) 6289 6337 
Email: [email address] 
 
 
Yours sincerely 
 
Position No 01002306 
 
Position Number 01002306 
 
Authorised officer 
 
 
18 May 2018



 
 
FOI 
Schedule 1 
 
 
Schedule of relevant provisions in the FOI Act  
3 Objects—general 
 
(1)  The objects of this Act are to give the Australian community access to information held by the 
Government of the Commonwealth or the Government of Norfolk Island, by: 
 
(a)  requiring agencies to publish the information; and 
 
(b)  providing for a right of access to documents. 
 
(2)  The Parliament intends, by these objects, to promote Australia’s representative democracy by 
contributing towards the following: 
 
(a)  increasing public participation in Government processes, with a view to promoting 
better-informed decision-making; 
 
(b)  increasing scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s activities. 
 
(3)  The Parliament also intends, by these objects, to increase recognition that information held by 
the Government is to be managed for public purposes, and is a national resource. 
 
(4)  The Parliament also intends that functions and powers given by this Act are to be performed 
and exercised, as far as possible, to facilitate and promote public access to information, 
promptly and at the lowest reasonable cost. 
11 Right of access 
 
(1)  Subject to this Act, every person has a legally enforceable right to obtain access in accordance 
with this Act to: 
 
(a)  a document of an agency, other than an exempt document; or 
 
(b)  an official document of a Minister, other than an exempt document. 
 
(2)  Subject to this Act, a person’s right of access is not affected by: 
 
(a)  any reasons the person gives for seeking access; or 
 
(b)  the agency’s or Minister’s belief as to what are his or her reasons for seeking access. 
11A Access to documents on request 
Scope 
 
(1)  This section applies if: 
 
(a)  a request is made by a person, in accordance with subsection 15(2), to an agency or 
Minister for access to: 
 
(i)  a document of the agency; or 
 
(ii)  an official document of the Minister; and 
 
(b)  any charge that, under the regulations, is required to be paid before access is given has 
been paid. 


 
(2)  This section applies subject to this Act. 
Note: 
Other provisions of this Act are relevant to decisions about access to documents, for example the 
following: 
(a)  section 12 (documents otherwise available); 
(b)  section 13 (documents in national institutions); 
(c)  section 15A (personnel records); 
(d)  section 22 (access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted). 
Mandatory access—general rule 
 
(3)  The agency or Minister must give the person access to the document in accordance with this 
Act, subject to this section. 
Exemptions and conditional exemptions 
 
(4)  The agency or Minister is not required by this Act to give the person access to the document at 
a particular time if, at that time, the document is an exempt document. 
Note: 
Access may be given to an exempt document apart from under this Act, whether or not in response to a 
request (see section 3A (objects—information or documents otherwise accessible)). 
 
(5)  The agency or Minister must give the person access to the document if it is conditionally 
exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the document at that time 
would, on balance, be contrary to the public interest. 
Note 1: 
Division 3 of Part IV provides for when a document is conditionally exempt. 
Note 2: 
A conditionally exempt document is an exempt document if access to the document would, on balance, 
be contrary to the public interest (see section 31B (exempt documents for the purposes of Part IV)). 
Note 3: 
Section 11B deals with when it is contrary to the public interest to give a person access to the 
document. 
 
(6)  Despite subsection (5), the agency or Minister is not required to give access to the document 
at a particular time if, at that time, the document is both: 
 
(a)  a conditionally exempt document; and 
 
(b)  an exempt document: 
 
(i)  under Division 2 of Part IV (exemptions); or 
 
(ii)  within the meaning of paragraph (b) or (c) of the definition of exempt document in 
subsection 4(1). 
17  Requests involving use of computers etc. 
 
(1)  Where: 
 
(a)  a request (including a request in relation to which a practical refusal reason exists) is 
made in accordance with the requirements of subsection 15(2) to an agency; 
 
(b)  it appears from the request that the desire of the applicant is for information that is not 
available in discrete form in written documents of the agency; and 
 
(ba)  it does not appear from the request that the applicant wishes to be provided with a 
computer tape or computer disk on which the information is recorded; and 
 
(c)  the agency could produce a written document containing the information in discrete 
form by: 
 
(i)  the use of a computer or other equipment that is ordinarily available to the agency 
for retrieving or collating stored information; or 
 
(ii)  the making of a transcript from a sound recording held in the agency; 
the agency shall deal with the request as if it were a request for access to a written document 
so produced and containing that information and, for that purpose, this Act applies as if the 
agency had such a document in its possession. 


 
(2)  An agency is not required to comply with subsection (1) if compliance would substantially and 
unreasonably divert the resources of the agency from its other operations. 
 
23 Decisions to be made by authorised persons 
 
(1)  Subject to subsection (2), a decision in respect of a request made to an agency may be made, 
on behalf of the agency, by the responsible Minister or the principal officer of the agency or, 
subject to the regulations, by an officer of the agency acting within the scope of authority 
exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the responsible 
Minister or the principal officer of the agency. 
 
(2)  A decision in respect of a request made to a court, or made to a tribunal, authority or body 
that is specified in Schedule 1, may be made on behalf of that court, tribunal, authority or body 
by the principal officer of that court, tribunal, authority or body or, subject to the regulations, 
by an officer of that court, tribunal, authority or body acting within the scope of authority 
exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the principal officer of 
that court, tribunal, authority or body. 
 (see section 11A). 
 
24A Requests may be refused if documents cannot be found, do not exist or have not been 
received  

Document lost or non-existent  
 
  (1)  An agency or Minister may refuse a request for access to a document if:  
 
  (a)  all reasonable steps have been taken to find the document; and  
 
  (b)  the agency or Minister is satisfied that the document:  
(i)  is in the agency's or Minister's possession but cannot be found; or  
(ii)  does not exist.  
Document not received as required by contract  
 
  (2)  An agency may refuse a request for access to a document if:  
 
  (a)  in order to comply with section 6C, the agency has taken contractual measures to 
ensure that it receives the document; and  
 
  (b)  the agency has not received the document; and  
 
  (c)  the agency has taken all reasonable steps to receive the document in accordance 
with those contractual measures.