Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Submissions & Outcomes arising from the Proposed Pilot of a Private/Community Refugee Sponsorship Program Discussion Paper'.


 
 
 
3 December 2018 
Dr Anthea Vogl 
BY EMAIL:    xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
 
xxxxxx.xxxx@xxx.xxx.xx  
In reply please quote: 
FOI Request: 
FA 18/05/00515 
File Number: 
ADF2018/53059  
Dear Dr Vogl 
Freedom of Information (FOI) request - Access Decision 
On 2 May 2018, the Department of Home Affairs (the Department) received a request for access 
to documents under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the 
FOI Act. 
1 
Scope of request 
You have requested access to the following documents: 
1.  All submissions received in response to the Community Refugee Sponsorship 
Discussion Paper (Department of Immigration and Border Protection, June 2015) 
['the 2015 Discussion Paper']. 
 
2.  The total number of submissions received in response to the 2015 Discussion 
Paper and the authoring organisation or person. 
 
3.  Any information, records, paper documents, electronic records, or the contents 
of any records, paper documents or electronic records (including copies of such 
records and documents), held or accessible by the Department of Home Affairs 
['the Department'] in relation to: 
 
a.  Outlining, documenting or summarising submissions received in response to the 
2015 Discussion Paper. 
 
b.  Appraising or assessing the submissions received in response to the 2015 
Discussion Paper. 
 
c.  Reporting on the Department's response to submissions received in response to 
 
 
 www.homeaffairs.gov.au 
 
 

 
the 2015 Discussion Paper; including but not limited to documents addressing 
which submissions and/or recommendations were accepted, rejected or considered 
to be outside the terms of the discussion paper. 
2 
Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to access documents or to amend or annotate records. 
3 
Relevant material  
In reaching my decision I referred to the following:  
•  the terms of your request 
•  the documents relevant to the request 
•  the FOI Act 
•  Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (the FOI Guidelines) 
•  advice from Departmental officers with responsibility for matters relating to the 
documents to which you sought access. 
4 
Documents in scope of request 
The Department has identified 18 documents as falling within the scope of your request.  
These documents were in the possession of the Department on 2 May 2018 when your 
request was received. 
Attachment A  is a  schedule which describes the relevant documents and sets out my 
decision in relation to each of them. 
5 
Decision 
The decision in relation to the documents in the possession of the Department which fall 
within the scope of your request is as follows: 
•  Release two documents in part with deletions 
•  Exempt 16 documents in full from disclosure 
6 
Reasons for Decision 
Detailed reasons for my decision are set out below.   
My findings of fact and reasons for deciding that the exemption provision applies to that 
information are set out below. 
6.1  Section 47F of the FOI Act – Personal Privacy 
Section 47F of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure 
under the FOI Act would involve the unreasonable disclosure of personal information of 
any person. ‘Personal information’ means information or an opinion about an identified 
individual, or an individual who is reasonably identifiable, whether the information or opinion 
is true or not, and whether the information or opinion is recorded in a material form or not 
(see s 4 of the FOI Act and s 6 of the Privacy Act 1988).  
- 2 – 

 
I consider that disclosure of the information marked 's47F' in the documents would disclose 
personal information relating to third parties.  The information within the documents would 
reasonably identify a person, either through names, positions or descriptions of their role 
or employment circumstance. 
The FOI Act states that, when deciding whether the disclosure of the personal information 
would be ‘unreasonable’, I must have regard to four factors set out in s.47F(2) of the 
FOI Act. I have therefore considered each of these factors below: 
•  the extent to which the information is well known; 
•  whether the person to whom the information relates is known to be (or to have 
been) associated with the matters dealt with in the document; 
•  the availability of the information from publicly available resources; 
•  any other matters that I consider relevant. 
The information relating to the third parties is not well known and would only be known to 
a limited group of people with a business need to know.  As this information is only known 
to a limited group of people, the individual(s) concerned is/are not generally known to be 
associated with the matters discussed in the document.  This information is not available 
from publicly accessible sources.  
I am satisfied that the disclosure of the information within the documents would involve an 
unreasonable disclosure of personal information about a number of individuals.   
I have decided that the information referred to above is conditionally exempt under section 
47F of the FOI Act.  Access to a conditionally exempt document must generally be given 
unless it would be contrary to the public interest to do so.  I have turned my mind to whether 
disclosure of the information would be contrary to the public interest, and have included my 
reasoning in that regard below. 
6.2  Section 47G of the FOI Act – Business Affairs 
Section 47G(1)(a) of the FOI Act permits conditional exemption of documents containing 
business information where disclosure of that information would, or could reasonably be 
expected to, unreasonably affect the organisation adversely in respect of its lawful 
business, commercial or financial affairs. 
I have considered that  the  documents  in scope for  your request contain information 
concerning the business, commercial or financial affairs of an organisation.   
The information is in the nature of opinions and deliberations presented to the Department 
by these organisations in relation to the Community support programme for humanitarian 
clients  (2015).  The opinions and deliberations were provided to the Department by the 
organisations under the presumption that the information would remain in-confidence and 
would not be made publically available. 
In determining whether disclosure of the information within the documents would or could 
reasonably be expected to adversely affect the lawful business, commercial or financial 
affairs of an organisation, I have had regard to the following factors: 
(a) 
The extent to which the information is well known; 
- 3 – 

 
(b) 
Whether the organisation or undertaking is known to be associated with the 
matters dealt with in the documents; 
(c) 
The availability of the information from publicly accessible sources; and 
(d) 
Any other matters that the Department considers relevant. 
The information contained within these documents is not in the public domain, the 
organisation concerned is not generally known to be associated with the matters referred 
to in these documents, and the information is not available  from publicly accessible 
sources, such as the organisation's website.  I am therefore satisfied that the disclosure of 
the information would, or could reasonably be expected to, unreasonably affect that 
organisation in respect of its lawful business, commercial or financial affairs.    
I have decided that the documents referred to above are conditionally exempt under section 
47G of the FOI Act.  Access to a conditionally exempt document must generally be given 
unless it would be contrary to the public interest to do so.  I have turned my mind to whether 
disclosure of the information would be contrary to the public interest, and have included my 
reasoning in that regard below. 
6.3  The public interest – section 11A of the FOI Act 
As I have decided that parts of the documents are conditionally exempt, I am now required 
to consider whether access to the conditionally exempt information would be contrary to 
the public interest (section 11A of the FOI Act).  
A part of a document which is conditionally exempt must also meet the public interest test 
in section 11A(5) before an exemption may be claimed in respect of that part.  
In summary, the test is whether access to the conditionally exempt part of the document 
would be, on balance, contrary to the public interest.  
In applying this test, I have noted the objects of the FOI Act and the importance of the other 
factors listed in section 11B(3) of the FOI Act, being whether access to the document would 
do any of the following: 
(a) 
promote the objects of this Act (including all the matters set out in sections 3 and 
3A); 
(b) 
inform debate on a matter of public importance; 
(c) 
promote effective oversight of public expenditure; 
(d) 
allow a person to access his or her own personal information. 
Having regard to the above: 
•  I am satisfied that access to the documents would promote the objects of the 
FOI Act. 
•  I consider that the subject matter of the documents does have the character 
of public importance and that there may be broad public interest in the 
documents. 
•  I consider that no insights into public expenditure will be provided through 
examination of the documents. 
- 4 – 

 
•  I am satisfied that you do not require access to the documents  in order to 
access your own personal information. 
Disclosure of the documents  would not provide a person with sufficient information to 
assess the rigour or efficiencies of internal decision making processes within the 
Department, promote scrutiny of government decision making or reveal the reasoning for 
a government decision. I consider these considerations as neutral. 
I have also considered the following factors that weigh against the release of the 
conditionally exempt information in the documents: 
•  Disclosure of the personal information which is conditionally exempt under 
section 47F  of the FOI Act could reasonably be expected to prejudice the 
protection of those individuals' right to privacy.  
•  The Department is committed to complying with its obligations under the 
Privacy Act 1988, which sets out standards and obligations that regulate how 
the Department must handle and manage personal information. It is firmly in 
the public interest that the Department uphold the rights of individuals to their 
own privacy and meets its obligations under the Privacy Act. I consider that 
this factor weighs heavily against disclosure of the personal information 
contained within these documents. 
•  Disclosure of the parts of the documents that are conditionally exempt under 
section 47G of the FOI Act could reasonably be expected to prejudice the 
competitive commercial activities of third party organisations. I consider that 
this factor weighs heavily against disclosure. 
I have also had regard to section 11B(4) which sets out the factors which are irrelevant to 
my decision, which are: 
a)  access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government; 
b)  access to the document could result in any person misinterpreting or 
misunderstanding the document; 
c)  the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which the 
request for access to the document was made; 
d)  access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
I have not taken into account any of those factors in this decision.  
Upon balancing all of the above relevant public interest considerations, I have concluded 
that the disclosure of the conditionally exempt information in the documents is not in the 
public interest and therefore exempt from disclosure under the FOI Act. 
7 
Legislation 
A copy of the FOI Act is available at https://www.legislation.gov.au/Details/C2017C00251.  
If you are unable to access the legislation through this website, please contact our office 
for a copy. 
- 5 – 

 
8 
Your Review Rights 
Internal Review 
If you disagree with this decision, you have the right to apply for an internal review by the 
Department of this decision.  Any request for internal review must be provided to the 
Department within 30 days of you being notified of the decision.  Where possible please 
attach reasons why you believe a review of the decision is necessary.  The internal review 
will be carried out by an officer other than the original decision maker and the Department 
must make a review decision within 30 days.   
Applications for review should be sent to: 
By email to: xxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx  
OR 
By mail to: 
Freedom of Information Section 
Department of Home Affairs 
PO Box 25 
BELCONNEN   ACT  2617 
Review by the Office of the Australian Information Commissioner 
You may apply directly to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) for 
a review of this decision.  You must apply in writing within 60 days of this notice.  For further 
information about  review rights and how to submit a request for a review to the OAIC, 
please see Fact Sheet 12 "Freedom of information – Your review rights", available online 
at http://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-reviews.   
9 
Making a Complaint 
You may complain to the Australian Information Commissioner about action taken by the 
Department in relation to your request. 
Your enquiries to the Australian Information Commissioner can be directed to: 
Phone 1300 363 992 (local call charge) 
Email  xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
There is no particular form required to make a complaint to the Australian Information 
Commissioner. The request should be in writing and should set out the grounds on which 
it is considered that the action taken in relation to the request should be investigated and 
identify the Department of Home Affairs as the relevant agency. 
10 
Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section 
at xxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx .  
 
 
Authorised Decision Maker 
Position number: 60008296 
Department of Home Affairs 
 
 
- 6 –