This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Correspondence with the Joint Parliamentary Committee'.



 
 
 
 
 
 
Our ref: FOI-2018-50082 
 
 
21 June 2018 
 
 
Phillip Sweeney 
via email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Dear Mr Sweeney 
 
Your Freedom of Information (FOI) request dated 31 May 2018 
I refer to your email dated 31 May 2018 received by the Ombudsman’s Office in which you sought 
access  to  documents  under  the  Freedom  of  Information  Act  1982  (the  FOI  Act).  Your  request  was 
framed in the following way: 
…copies  of  all  correspondence  between  the  Joint  Committee  [Joint  Parliamentary  Committee  on 
Corporations and Financial Services] and the Commonwealth Ombudsman including covering letters 
and emails plus attached documents related to this complaint to the Commonwealth Ombudsman. 
Correspondence  between  ASIC  and  the  Commonwealth  Ombudsman  provided  to  the  'Joint 
Committees' is also included in this FOI Request… 

This letter constitutes  notice  of my decision on your  request for access.  I am authorised to make 
decisions on behalf of our Office under s 23 of the FOI Act. 
Decision 
Our  Office  identified  eight  documents  relevant  to  your  request.  I  have  decided  to  grant  you  full 
access to five of these documents, and to provide you with partial access to the remaining three.  My 
reasons for this decision are set out at Attachment A to this letter.   
Attachment B  contains  a  schedule  setting  out  the  relevant  documents.  Our  Office  identified  the 
documents by searching through our electronic case management system.  
Review rights 
Internal review 
Under  s  54  of  the  FOI  Act,  you  may  apply  in  writing  to  our  Office  for  an  internal  review  of  my 
decision.  The  internal  review  application  must  be  made  within  30  days  of  the  date  on  which  you 
were notified of my decision. 
Where possible, please attach reasons for why you believe review of the decision is necessary. The 
internal review will be carried out by another Ombudsman officer within 30 days. 
Review by the Australian Information Commissioner  
Under s 54L of the FOI Act, you may apply to the Information Commissioner to review my decision. 
An application for review by the Information Commissioner must be made in writing within 60 days 
of the date of this letter, and be lodged in one of the following ways: 
 
GPO Box 442 Canberra ACT 2601 ▪ Phone 1300 362 072 ▪ www.ombudsman.gov.au  
 

 
 
 
  online at https://forms.australia.gov.au/forms/oaic/foi-review/ 
  via email to xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 
  by overland mail to GPO Box 5218, SYDNEY NSW 2001 
  in person to Level 2, 175 Pitt Street, Sydney NSW 
 
More  information  about  Information  Commissioner  review  is  available  on  the  Office  of  the 
Australian  Information  Commissioner  website.  Go  to  https://www.oaic.gov.au/freedom-of-
information/foi-review-process 
Complaints to the Information Commissioner 
You  may  complain  to  the  Information  Commissioner  about  action  taken  by  the  Ombudsman  in 
relation to your FOI request.   
While there  is no particular form required to make  a complaint to the  Information Commissioner, 
the complaint should be in writing and set out the reasons for why you are dissatisfied with the way 
in which your request was processed. It should also identify the Ombudsman’s office as the agency 
about which you are complaining.   
You may lodge your complaint either  
  online at www.oaic.gov.au; 
  by overland mail to GPO Box 5218, SYDNEY NSW 2001, or 
  by email to xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx. 
Contacts 
If you require clarification of any of the matters discussed in this letter you should contact me using 
the contact information set out at the foot of the first page of this letter. 
 
Yours sincerely  
 
 
 
 
Jessica Phillips 
Legal Officer  
Commonwealth Ombudsman  

 

 
ATTACHMENT A – Reasons for decision 
 
Material taken into account 
 
In making my decision I had regard to the following: 
 
  the terms of your request 
  the content of the documents to which you sought access 
  the Australian Information Commissioner’s Guidelines on FOI, available at www.oaic.gov.au 
(the Guidelines) and 
  relevant provisions of the FOI Act. 
Findings of fact and reasons for decision 
Where the schedule of documents at Attachment B indicates that an exemption has been applied to 
a document, or part of a document, my findings of fact and reasons for deciding that the exemption 
provision applies to that document, or part of that document, are set out below. 
Public interest conditional exemption – certain agency operations:  section 47E(c) 
I have exempted from release the direct email addresses and telephone numbers of our staff where 
they appear in the documents falling within the scope of the request. These exemptions are made 
on  the  basis  that  the  section  47E  conditional  exemption  applies  to  the  information  and  release 
would be contrary to the public interest. 
Section 47E relevantly provides: 
A  document  is  conditionally  exempt  if  its  disclosure  under  this  Act  would,  or 
could reasonably be expected to …: 

(c)           have a substantial adverse effect on the management or assessment of 
personnel by the Commonwealth, by Norfolk Island or by an agency. 
To provide some context, the day to day work of the Ombudsman involves dealing with complaints 
from members of the  public about  public administration in Australian Government agencies, state 
postal operators, private health insurance companies and private tertiary education providers.  It is 
common  for  complainants  to  be  experiencing  stressful  personal  and  financial  circumstances, 
including  crisis  situations  where  heightened  emotions  may  lead  to  impulsive  behaviour.  Our  staff 
also frequently come into contact with individuals who, for a variety of reasons (whether intentional 
or not) engage in persistent, threatening and confrontational behaviour. 
As  the  Ombudsman  receives  complaints  from  a  substantial  number  of  individuals  who  engage  in 
unreasonable behaviour towards office staff, among other reasons, the Ombudsman has established 
an Intake, Assessment and Early Resolution Team which is responsible for our centralised telephone 
switchboard and general email address to manage the receipt of contact between our investigation 
officers  and  members  of  the  public.  We  note  in  this  context,  that  other  agencies  which  deliver 
services to the general public have also established similar arrangements for management of their 
contact with the public. 

 

 
It  is  our  experience  that,  once  released,  the  personal  contact  information  of  our  staff  is  often 
misused, or is used in a manner that represents a substantial diversion of our staff away from the 
performance  of  their  normal  duties.  We  have  identified  numerous  instances  of  complainants 
publishing offensive and unreasonable material about our staff on the Internet. For this reason, it is 
our view that disclosure could reasonably be expected to have a substantial adverse effect on the 
management of our personnel (in the broader sense as set out in paragraph 6.105 of the Guidelines 
issued by the Australian Information Commissioner under s 93A of the FOI Act), and that this would 
be contrary to the public interest. 
Reasonably be expected to have a substantial adverse effect on the management of personnel 
In the 2016-2017 financial year, the Ombudsman’s office received 41,301 approaches from members 
of the public. Of these, we made comments or suggestions to agencies in relation to 175 complaints 
where  we  considered  that  shortcomings  had  been  identified,  or  there  was  scope  for  agencies  to 
improve  their  administrative  practices.  We  declined  to  investigate  15,460  complaints,  and  we 
decided  to  cease  investigation  of  2856  complaints,  either  because  a  remedy  had  been  achieved 
during the course of the investigation, or because further investigation would not achieve a better or 
different  outcome  for  the  complainant.  As  the  statistics  show,  in  over  half  of  the  approaches  we 
receive,  our  investigation  officers  are  required  to  deliver  ‘bad  news’  to  complainants  because  we 
cannot assist them further. 
Approximately  60  officers  investigate  complaints  from  the  public.  While  requests  for  information 
and referral inquiries are generally handled by the office’s Intake, Assessment and Early Resolution 
Team,  the  remaining  approaches,  when  allocated  to  our  investigation  officers,  represents  a  high 
volume workload for each investigation officer of up to 250 complaints per year. 
Part  of  the  role  of  our  investigation  officers  is  to  communicate  with  complainants  about  the 
outcome of our deliberations on the circumstances of their complaint. Where the outcome of our 
deliberations does not result in a different or better outcome for the complainant, we experience a 
high  number  of  complainants  seeking  to  contact  our  investigation  officers,  with  a  substantial 
number  doing  so  repeatedly,  even  after  their  complaints  have  been  closed,  and  they  have  been 
advised that the Ombudsman is not able to assist them further. Under current arrangements, these 
calls are initially received and managed by our office’s Intake, Assessment and Early Resolution Team 
using our publicly available contact information. 
For  these  reasons,  the  management  of  contact  to  this  office  through  our  Intake,  Assessment  and 
Early Resolution Team is an important part of the arrangements established by this office to enable 
our investigation officers to carry out their work efficiently and prepare themselves for challenging 
and difficult conversations with complainants.  
If the direct telephone numbers and email addresses of our investigation officers were released to 
the  world  at  large  (or  at  least  being  made  widely  known),  that  information  could  be  published 
electronically on publicly available media platforms, and therefore easily accessible by those wishing 
to search for it. This would undermine the purpose of establishing an Intake, Assessment and Early 
Resolution  Team  by  providing  the  opportunity  for  persistent  complainants  to  directly  contact  our 
investigation  officers  by  telephone  and  email,  repeatedly,  which  has  a  substantial  impact,  as  it 
results in a diversion of resources away from performance of normal duties at the very least, and at 
worst results in conduct of a harassing, and sometimes threatening nature. 

 

 
Workplace health and safety 
Usually,  complainants  contacting  this  office  have  already  had  an  unsatisfactory  experience  with  a 
service  provided by another  government agency, postal operator, private  health insurer or private 
tertiary  education  provider.  It  is  not  uncommon  for  complainants  to  transfer  to  our  staff  their 
dissatisfaction  with  the  agency  about  which  they  are  complaining,  or  to  be  unable  to  accept  the 
outcome of our finalisation of their complaint. Often this behaviour occurs over a sustained period 
of  time  for  several  months  after  a  complaint  has  been  closed.  Under  these  circumstances,  direct 
contact by complainants to our officers can represent a workplace health and safety risk by way of 
frequent, unannounced, unreasonable, harassing conduct directed at our investigation officers. The 
impact of this would be intense where the officer is subjected to this type of conduct on a repeated 
basis over a short period of time, and the contact could be from more than one complainant over 
the  period.  This  office  has,  on  occasion,  needed  to  inform  the  Police  of  telephone  and  written 
threats to members of our staff. For these reasons, the release of direct telephone and email contact 
details  for  our  staff  has  the  potential  to  result  in  adverse  health  and  safety  outcomes  for  our 
investigation officers.  
Contrary to the public interest 
We  consider  that  the  release  of  the  direct  telephone  numbers  and  email  addresses  of  our  staff 
would, on balance, be contrary to the public interest. 
Release of our officers’ direct telephone numbers and email addresses would not inform debate on 
any  matter  or  promote  oversight  of  public  expenditure,  and  the  deleted material  is  not  your own 
personal information. None of the irrelevant factors set out in s 11B of the FOI Act are reflected in 
our reasons for seeking to exempt the direct telephone numbers of our staff from release.  
In our view, release of our officers’ direct telephone numbers and email addresses would result in 
inefficiencies  within this  Office,  due  in part to increased costs of addressing workplace  health and 
safety issues and concerns. Release of the relevant information may result in psychological harm to 
our  staff,  and  an  increase in  unplanned  absences  of officers,  further  indicating that  release  of  the 
information is not in the public interest.  
Public interest conditional exemption – personal privacy: section 47F 
Section  47F  conditionally  exempts  a  document  to  the  extent  that  its  disclosure  would  involve  the 
unreasonable disclosure of personal information about any person.  
Section 11A of the FOI Act provides that while an agency must give a person access to a document if 
it is conditionally exempt, access may be refused if the document’s disclosure would, on balance, be 
contrary to the public interest. 
Personal information 
‘Personal information’ is defined in section 4 of the FOI Act as: 
Information or an opinion (including information forming part of a database), whether true or 
not,  and  whether  recorded  in  a  material  form  or  not,  about  an  individual  whose  identity  is 
apparent, or can reasonably be ascertained, from the information or opinion. 

The elements of personal information are: 
1.  it relates only to a natural person (e.g. not a company) 
2.  it says something about the individual 

 

 
3.  it  may  be  in  the  form  of  an  opinion,  it  may  be  true  or  untrue,  and  it  may  form  part  of  a 
database, and 
4.  the  individual’s  identity  is  known  or  is  reasonably  ascertainable  using  the  information  in  the 
document. 
The documents you have requested contain personal information relating to the  names of certain 
members of staff in this Office, and the names and position descriptions of certain staff of the Joint 
Parliamentary Committee on Corporations and Financial Services. 
Disclosure unreasonable 
If  information  is  personal  information,  it  will  be  conditionally  exempt  if  its  disclosure  would  be 
‘unreasonable’. In considering whether disclosure would be unreasonable, subsection 47F(2) of the 
FOI Act requires me to take into account: 
1.  the extent to which the information is well known 
2.  whether  the  person  to  whom  the  information  relates  is  known  to  be  (or  to  have  been) 
associated with the matters dealt with in the document 
3.  the availability of the information from publicly accessible sources, and 
4.  any other matter I consider relevant. 
I have concluded that the relevant Ombudsman staff members’ names and the names and position 
descriptions  of  certain  staff  of  the  Joint  Parliamentary  Committee  on  Corporations  and  Financial 
Services is personal information under the definition set out in s 4 of the FOI Act. I am satisfied this is 
information  which  relates  to  particular  persons  employed  by  our  Office  and  the  Committee;  it  is 
specific to the relevant individuals and the identity of the particular individuals could be ascertained 
using the information.  
In my view, it is reasonable to expect disclosure of staff members’ names and position descriptions 
could  subject  staff  to  the  possibility  of  threats,  harassment  or  inappropriate  contact  from 
unauthorised misuse of the relevant information. This, in turn, could reasonably be expected to have 
a  substantial  adverse  effect  on the  relevant  staff  and  to  the management of  those  staff members 
within this Office and the Committee. 
For the reasons set out in this decision, I have formed the view that this information is conditionally 
exempt  under  s  47F(1)  of  the  FOI  Act.  In  my  view,  release  of  such  information  would  involve  the 
unreasonable disclosure of personal information.  
Disclosure not in the public interest 
In deciding whether or not access should be given to this information on the basis of public interest I 
have taken a number of matters into account. These matters include the public interest factors for 
and  against  disclosure  as  outlined  in  the  Guidelines,  as  well  as  matters  specific  to  our  agency’s 
functions and operating environment.  
In my opinion, the public interest is best served by withholding this information on the ground that: 
  Release  of  the  relevant  information  could  reasonably  be  expected  to  prejudice  the 
protection of a person’s right to privacy. 
  Disclosure  of  the  relevant  material  could  reasonably  be  expected  to  result  in  certain 
inefficiencies in this Office and the Committee. 

 

 
In addition, I am satisfied that disclosure of the relevant information would not achieve any of the 
following outcomes provided for by the FOI Act: 
  promote the objects of the FOI Act 
  inform debate on a matter of public importance 
  promote effective oversight of public expenditure, or 
  allow you access to your own personal information. 
Pursuant to subsection 11A(5) of the FOI Act, I have concluded the relevant material is not required 
to be disclosed because disclosure at this time would be, on balance, contrary to the public interest. 
Deletion of exempt or irrelevant matter: section 22 
Section 22 of the FOI Act allows an agency to delete exempt or irrelevant matter from a document 
which is otherwise relevant to an applicant’s FOI request, and to provide an applicant with access to 
an edited copy.   
As  I  have  found  that  parts  of  documents  relevant  to  your  request  contain  information  which  is 
conditionally exempt, I have redacted that information accordingly. You are provided with access to 
appropriately edited versions of those documents. 

 

 
ATTACHMENT B – Schedule of relevant documents 
 
 
 
Schedule of documents for: Phillip Sweeney 
 
 
 
 
Ombudsman's reference: FOI-2018-50082 
 
 
File 
Item 
Description 
Date 
Decision 
no. 

Email  from  Committee  with  request  to  Ombudsman  and  subsequent  email  from  Ombudsman  12/02/18  Deletions s 47F 
enclosing response 
22/02/18 

Response from the Ombudsman to the Committee 
22/02/18  Disclosed  under 
FOI 

Email from Committee to Ombudsman enclosing further request  
11/04/18  Deletions s 47F 

Request from Committee to Ombudsman 
11/04/18  Disclosed  under 
FOI 

Email from Ombudsman to Committee enclosing further response 
02/05/18  Deletions s 47F 
2018-400020 

Further response from the Ombudsman to Committee 
30/04/18  Disclosed  under 
FOI 

Attachment to Ombudsman’s further response to Committee: 
04/08/11  Disclosed  under 
  Ombudsman decision letter to Mr Sweeney following completion of investigation. 
FOI 

Attachment to Ombudsman’s further response to Committee: 
19/12/11  Disclosed  under 
  Ombudsman  decision  letter  to  Mr  Sweeney  following  review  of  investigation.  Redacted 
FOI 
version was provided to Committee. 
 

 

 
ATTACHMENT C – Relevant FOI Act provisions 
11A  Access to documents on request 
Scope 
 
(1)  This section applies if: 
 
(a)  a request is made by a person, in accordance with subsection 15(2), to an agency 
or Minister for access to: 
 
(i)  a document of the agency; or 
 
(ii)  an official document of the Minister; and 
 
(b)  any  charge  that,  under  the  regulations,  is  required  to  be  paid  before  access  is 
given has been paid. 
 
(2)  This section applies subject to this Act. 
Note: 
Other  provisions  of  this  Act  are  relevant  to  decisions  about  access  to 
documents, for example the following: 
(a)  section 12 (documents otherwise available); 
(b)  section 13 (documents in national institutions); 
(c)  section 15A (personnel records); 
(d)  section 22  (access  to  edited  copies  with  exempt  or  irrelevant  matter 
deleted). 
Mandatory access—general rule 
 
(3)  The  agency  or  Minister  must  give  the  person  access  to  the  document  in  accordance 
with this Act, subject to this section. 
Exemptions and conditional exemptions 
 
(4)  The  agency  or  Minister  is  not  required  by  this  Act  to  give  the  person  access  to  the 
document at a particular time if, at that time, the document is an exempt document. 
Note: 
Access  may  be  given  to  an  exempt  document  apart  from  under  this  Act, 
whether or not in response to a request (see section 3A (objects—information 
or documents otherwise accessible)). 
 
(5)  The agency or Minister must give the person access to the document if it is conditionally 
exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the document at that 
time would, on balance, be contrary to the public interest. 
Note 1:  Division 3 of Part IV provides for when a document is conditionally exempt. 
Note 2:  A  conditionally  exempt  document  is  an  exempt  document  if  access  to  the 
document  would,  on  balance,  be  contrary  to  the  public  interest  (see 
section 31B (exempt documents for the purposes of Part IV)). 
Note 3:  Section 11B  deals  with  when  it  is  contrary  to  the  public  interest  to  give  a 
person access to the document. 
 
(6)  Despite  subsection (5),  the  agency  or  Minister  is  not  required  to  give  access  to  the 
document at a particular time if, at that time, the document is both: 
 
(a)  a conditionally exempt document; and 
 
(b)  an exempt document: 
 
(i)  under Division 2 of Part IV (exemptions); or 
 
(ii)  within  the  meaning  of  paragraph (b)  or  (c)  of  the  definition  of  exempt 
document in subsection 4(1). 
 

 

 
11B  Public interest exemptions—factors 
Scope 
 
(1)  This section applies for the purposes of working out whether access to a conditionally 
exempt  document  would,  on  balance,  be  contrary  to  the  public  interest  under 
subsection 11A(5). 
 
(2)  This section does not limit subsection 11A(5). 
Factors favouring access 
 
(3)  Factors favouring access to the document in the public interest include whether access 
to the document would do any of the following: 
 
(a)  promote the objects of this Act (including all the matters set out in sections 3 and 
3A); 
 
(b)  inform debate on a matter of public importance; 
 
(c)  promote effective oversight of public expenditure; 
 
(d)  allow a person to access his or her own personal information. 
Irrelevant factors 
 
(4)  The following factors must not be taken into account in deciding whether access to the 
document would, on balance, be contrary to the public interest: 
 
(a)  access  to  the  document  could  result  in  embarrassment  to  the  Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government; 
 
(aa)  access  to  the  document  could  result  in  embarrassment  to  the  Government  of 
Norfolk Island or cause a loss of confidence in the Government of Norfolk Island; 
 
(b)  access  to  the  document  could  result  in  any  person  misinterpreting  or 
misunderstanding the document; 
 
(c)  the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which the 
request for access to the document was made; 
 
(d)  access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
Guidelines 
 
(5)  In working out whether access to the document would, on balance, be contrary to the 
public interest, an agency or Minister must have regard to any guidelines issued by the 
Information Commissioner for the purposes of this subsection under section 93A. 
22  Access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted 
Scope 
 
(1)  This section applies if: 
 
(a)  an agency or Minister decides: 
 
(i)  to refuse to give access to an exempt document; or 
 
(ii)  that  to  give  access  to  a  document  would  disclose  information  that  would 
reasonably be regarded as irrelevant to the request for access; and 
 
(b)  it is possible for the agency or Minister to prepare a copy (an edited copy) of the 
document, modified by deletions, ensuring that: 
10 
 

 
 
(i)  access to the edited copy would be required to be given under section 11A 
(access to documents on request); and 
 
(ii)  the edited copy would not disclose any information that would reasonably be 
regarded as irrelevant to the request; and 
 
(c)  it is reasonably practicable for the agency or Minister to prepare the edited copy, 
having regard to: 
 
(i)  the nature and extent of the modification; and 
 
(ii)  the resources available to modify the document; and 
 
(d)  it is not apparent (from the request or from consultation with the applicant) that 
the applicant would decline access to the edited copy. 
Access to edited copy 
 
(2)  The agency or Minister must: 
 
(a)  prepare the edited copy as mentioned in paragraph (1)(b); and 
 
(b)  give the applicant access to the edited copy. 
Notice to applicant 
 
(3)  The agency or Minister must give the applicant notice in writing: 
 
(a)  that the edited copy has been prepared; and 
 
(b)  of the grounds for the deletions; and 
 
(c)  if any matter deleted is exempt matter—that the matter deleted is exempt matter 
because of a specified provision of this Act. 
 
(4)  Section 26 (reasons for decision) does not apply to the decision to refuse access to the 
whole  document  unless  the  applicant  requests  the  agency  or  Minister  to  give  the 
applicant a notice in writing in accordance with that section. 
47E  Public interest conditional exemptions—certain operations of agencies 
 
  A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would, or could 
reasonably be expected to, do any of the following: 
 
(a)  prejudice the effectiveness of procedures or methods for the conduct of tests, 
examinations or audits by an agency; 
 
(b)  prejudice the attainment of the objects of particular tests, examinations or audits 
conducted or to be conducted by an agency; 
 
(c)  have a substantial adverse effect on the management or assessment of personnel 
by the Commonwealth, by Norfolk Island or by an agency; 
 
(d)  have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the 
operations of an agency. 
Note:  Access must generally be given to a conditionally exempt document unless it would be 
contrary to the public interest (see section 11A). 
 
11 
 

 
47F Public interest conditional exemptions—personal privacy 
General rule 
 
(1)  A  document  is  conditionally  exempt  if  its  disclosure  under  this  Act  would  involve  the 
unreasonable  disclosure  of  personal  information  about  any  person  (including  a 
deceased person). 
 
(2)  In determining whether the disclosure of the document would involve the unreasonable 
disclosure  of  personal  information,  an  agency  or  Minister  must  have  regard  to  the 
following matters: 
 
(a)  the extent to which the information is well known; 
 
(b)  whether the person to whom the information relates is known to be (or to have 
been) associated with the matters dealt with in the document; 
 
(c)  the availability of the information from publicly accessible sources; 
 
(d)  any other matters that the agency or Minister considers relevant. 
 
(3)  Subject to subsection (5), subsection (1) does not have effect in relation to a request by 
a person for access to a document by reason only of the inclusion in the document of 
matter relating to that person. 
 
 
 
12