This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Request for VACCU general information'.


 
 
 
14 December 2018 
Jay Doe 
BY EMAIL:  [FOI #4620 email] 
In reply please quote: 
FOI Request: 
FA 18/08/01346 
File Number: 
ADF2018/182770 
Dear Jay Doe 
I refer to your email dated 24 August 2018 in which you request access to documents held 
by the Department of Home Affairs (the Department) under the Freedom of Information Act 
1982
 (the FOI Act). 
I am writing to tell you that I intend to refuse your request on the basis that a practical refusal 
reason exists. However, before I make a final decision to do this, you have an opportunity 
to  revise  your  request  to  remove  the  practical  refusal  reason.  This  is  called  a  ‘request 
consultation process
’. You have 14 days to respond to this notice in one of the ways set out 
below. 
Scope of Request 
You have requested access to the following: 
1) Any training material, policy documents/emails, guidelines regarding the 
assessment of identity. In particular those regarding the assessment of identity 
for stateless people, protection visa applicants and other cohorts where 
identity documents are a concern for the department (eg Afghans, Sri 
Lankans, etc). 
 
To narrow the scope of the search, I am interested in how citizenship and 
protection visa processing officers assess identity and what 
guidelines/training/policy they have been guided by. 
 
2) A copy of and information about an "identity toolkit". This is mentioned in 
paragraph 62 of BMF16 v Minister for Immigration and Border Protection 
[2016] FCA 1530 (link: <http://www8.austlii.edu.au/cgi-
bin/viewdoc/au/cases/cth/FCA/2016/1530.html>) 
 
3) A copy of the "risk-based quality assurance program" which is used in the 
assessment of citizenship applications and any documents associated with it. 
This is mentioned in paragraph 86 of the same court case. 

 
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
PO Box 25 Belconnen ACT 2616  Telephone: 02 6264 1111  Fax: 02 6225 6970  www.homeaffairs.gov.au 
 
 


Power to refuse request  
Section 24 of the FOI Act provides that if the Department is satisfied that a practical refusal 
reason  exists  in  relation  to  a  request,  the  Department  must  undertake  a  consultation 
process with you, and if, after that consultation process, the Department remains satisfied 
that the practical refusal reason still exists, the Department may refuse to give you access 
to the documents subject to the request. 
Practical refusal 
practical refusal reason exists if either (or both) of the following applies: 
(a) 
the work involved in the processing of the request would substantially and 
unreasonably  divert  the  resources  of  the  Department  from  its  other 
operations  
(b) 
the request does not satisfy the requirement in section 15(2)(b) of the FOI 
Act, which requires you to provide such information concerning the document 
you are seeking access to, to enable the Department to be able to identify it. 
Reasons for practical refusal 
 
Part 1 
 
Please note that a request for ‘any documents’ concerning a particular subject wil  likely 
attract refusal under section 24AA of the FOI Act because, it would not be possible for the 
decision maker to certify that he or she has located every copy of every single document 
in the Department’s possession, which falls within the scope of the request, without 
conducting a search of every hard copy file and all individuals electronic communication 
records in the agency. 
 
 The relevant business area being the Identity and Biometrics Section has advised that to 
produce the data for part 1 of your request, it would require the Department to extensively 
divert its resources to process your request. Interrogation of the Department’s Identity and 
Biometrics database yielded a total of 6,560 results to be reviewed in relation to part 1 of 
your request and the relevance determined. This would substantially and unreasonably 
divert the resources of the Department from its other operations and that a practical 
refusal reason applies to your request as it currently stands. Therefore, I am required to 
consult with you under s.24AB of the Act regarding the scope of your request. 
Request Consultation Process 
 
You now have an opportunity to revise your request to enable it to proceed. You may wish 
to re scope part 1 of your request to limiting it to before the Citizenship decision was made 
and define a start date and reduce the scope to approved policies and training only. 
I  note  that  part  2  of  the  information  requested  in  the  scope  is  publicly  available  on 
Legendcom. 
 
LEGENDcom is an electronic database of migration and citizenship legislation and policy 
documents which is available to members of the public on a subscription basis. See: 
http://www.border.gov.au/Trav/Visa/LEGE  
 
Section 12(1)(c) of the FOI Act provides that a person is not entitled to obtain access to a 
document for which the agency has made available for purchase by the public.  Please note 


that should you wish to seek access to further documents available through LEGENDcom 
you will need to subscribe to gain access.  Details on how to subscribe are available on the 
Department’s website. 
 
You may be able to access LEGENDcom through one of the major libraries in your state 
as they may maintain a subscription.  I have attached a link that will assist you to identify 
those libraries that can have access to LEGENDcom, however, you should contact one of 
these libraries to confirm if this service is available. See: 
http://www.finance.gov.au//policy-guides-procurement/publishing-information/lds/ 
I would request you consider the information which is publicly available to you.  
Under section 24AB of the FOI Act, you have 14 days to respond to this notice in writing 
and advise me whether: 
  you wish to make a revised request; 
  indicate that you do not wish to revise your request; or 
  withdraw your request.  
If you do not do one of the three things listed above during the consultation period (14 days) 
or you do not consult the contact person listed below during this period, your request will be 
taken to have been withdrawn in accordance with section 24AB(7) of the FOI Act. 
Contact 
Should you wish to revise your request or have any questions in relation  to this process, 
please do not hesitate to contact [DIBP request email].  
 
 
 
  
Freedom of Information Officer 
Position number: 60007884 
Authorised Decision Maker 
Department of Home Affairs