This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'FOI - Veteran Mates Program - Services Agreement / Scope / Deliverables Documents'.

Internal review decision made under the Freedom of Information Act 1982 
Internal review decision and reasons for decision of Position Number 62209913 
Information Law Section, Legal Services and General Counsel Branch, Department of 
Veterans’ Affairs 

Date of primary decision: 
17 September 2017 
FOI reference number:   
FOI 24057 
Internal review decision date:   
18 October 2018 
Internal review reference number: 
IR 24563 
Dear Julie, 
The purpose of this letter is to give you a decision about your request for internal review under the 
Freedom of Information Act 1982 (FOI Act).  
I have made a decision to vary the original decision made by Position Number 62210022, Information 
Law Section, Legal Services and General Counsel Branch, not to release any documents subject to 
your request. 
Authority to make this decision  
I, Position Number 62209913, Acting Director, Information Law Section, am an officer authorised by 
the Secretary of the Department of Veterans’ Affairs (the Department) to review decisions about 
access to documents in the possession of the Department in accordance with section 54C) of the 
Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act).  
4.  On 17 August 2018 you made a request for access to documents in the possession of the Department. 
Your request sought access to: 
I request under FOI any document (not including emails or other informal documents relating to just 
general administrative activity) held by the Department about the formal services agreement or 
other establishing formal documents that relate to the purpose and/or scope and/or outcomes to 
be delivered by the ‘Veteran Mates’, excluding all marketing material and general 
advice/information material distributed to pharmacists, GP or veterans. 


Any document not involving sign-off/approval below SES level (or equivalent) is excluded from scope 
(looking at the primary documents only, not ancillary material). 

Any financial expenditures within documents in scope, if sensitive, may be redacted with consent. 
Any proprietary IP, within documents in scope, if sensitive, may be redacted with consent. 
Any individual names below SES level (or equivalent), within documents in scope, if sensitive, may 
be redacted with consent. 

Any email addresses or other contact information equivalent), within documents in scope, if 
sensitive, may be redacted with consent. 

Any ethics approval and any privacy impact assessment about or on Veterans Mates program is also 
in scope.  

5.  On 17 August 2018, the same day, you wrote to the Department to amend your request in the 
following terms:  
Correction to scope - REMOVE 
Any document not involving sign-off/approval below SES level (or equivalent) is excluded from scope 
(looking at the primary documents only, not ancillary material). 
Any document not involving sign-off/approval *at* SES level (or equivalent) is excluded from scope 
(looking at the primary documents only, not ancillary material). 

6.  On 17 September 2018 you were provided with a decision relating to access to documents within scope 
of your request. The documents relevant to your request were exempted in full under section 45 of the 
FOI Act. 
7.  On 18 September 2018 you requested an internal review of the decision to exempt documents in full.  
8.  The Department has undertaken a further search of its records and has identified additional Request 
for Tender documentation relevant to your request, as set out above. Documents relevant to your 
request are listed in the schedule of documents at Schedule 1.   
9.  I have made a decision to vary the original decision made by Position Number 62210022 on 
17 September 2018. I have decided to release each of the documents identified in the original decision 
in part. In accordance with Section 22(2), I have decided to provide access to an edited copy, modified 
by deletions, of each of these documents. I have also decided to release other Request for Tender 
documentation in full.   


10. In accordance with Section 26(1)(a) of the FOI Act, the findings on any material question of fact, 
referring to the material on which those finding were based and the reasons for my decision to grant 
partial access to documents follow.   
Material taken into account 
11. I have taken the following material into account in making my decision: 
  the terms of your request;  
  the content of the documents that fall within the scope of your request; 
  the comments you made in the request for internal review (dated 18 September 2018); 
  consultation with the relevant business area regarding the request; 
  consultation with a third party whose information appeared in the documents; 
  Sections 3, 11 and 11A of the FOI Act which give the Australian community a legally enforceable 
right  to  obtain  access  to  information  held  by  the  Government  of  the  Commonwealth.  I  also 
considered the following provisions of the FOI Act relevant to my decision: 
-  Section 11B   Public interest exemption – factors 
-  Section 22  
Access to edited copies with exempt or irrelevant material deleted 
-  Section 47G  Public interest conditional exemptions—business 
  the  Guidelines  issued  by  the  Australian  Information  Commissioner  under  section  93A  of  the 
FOI Act (FOI Guidelines). 
12.  A full extract of all provisions I used to make my decision are provided in Schedule 2
Reasons for Decision  
Unreasonable adverse effect on business affairs (s47G) 
13. A document is conditionally exempt from disclosure if, relevantly, it discloses information concerning 
the business, commercial or financial affairs of an organisation or undertaking, where the disclosure of 
the information would, or could reasonably be expected to, unreasonably adversely affect that 
organisation or undertaking in respect of its lawful business, commercial or financial affairs (section 
14. While I have decided that the bulk of documents 1-3 are to be released, they each contain some 
information relating to the business and commercial affairs of the University of South Australia which I 
have decided is conditionally exempt from release.  The relevant information is known only to the 
University of South Australia and the Department. This information was provided to the Department as 
part of the University of South Australia’s tender for the ‘Veterans’ Medicines Advice and Therapeutics 


Education Services (Veterans’ MATES) Program’ and was provided as part of a competitive tender 
15. I find that disclosure would, or could reasonably be expected to, adversely affect the University of 
South Australia in respect of its lawful business and commercial affairs. These adverse consequences 
include the University of South Australia’s competitors learning of its resourcing and tender costings, 
which could adversely impact the University’s ability to competitively bid for work with the Department 
or in other tenders. Disclosure could give competitors an unfair advantage over the University. In my 
view, these adverse effects would be unreasonable. 
16. I find that the relevant parts of documents 1-3 are conditionally exempt under section 47G(1)(a) of the 
FOI Act.  
Public interest conditional exemption  
17. I must nevertheless give access to the relevant parts of these documents unless, in the circumstances, 
access at this time would, on balance, be contrary to the public interest (s 11A(5)).  
18. In order to assess whether release of the exempt material would be contrary to the public interest, I 
considered the following factors which favour disclosure: 
promote the objects of the Act; 
inform debate on a matter of public importance; 
promote effective oversight of public expenditure;  
19. I also considered the following factors which do not favour disclosure: 
the Department’s ability to secure competitive tenders may be adversely impacted 
because third parties may be less willing to tender for Departmental contracts if 
they believe their commercial information is likely to be disclosed publicly;  
it would be unreasonable to disclose the commercially sensitive information of a 
third party; 
the promotion of effective financial oversight (listed in [18](c) above) is not 
enhanced by releasing the specific costing of the University of South Australia’s 
provision of services. This is because the value of the contract is published annually 
20. On balance, I considered that the public interest factors against disclosure are more persuasive than 
the public interest factors favouring disclosure. I am therefore satisfied that disclosure of this particular 


information at this time would be contrary to the public interest and that the relevant information is 
therefore exempt from release.  
Access to documents 
21. The documents released to you in accordance with the FOI Act are enclosed. 
Information Publication Scheme 
22. The Information Publication Scheme requires the Department to publish information released in 
response to individual requests made under the FOI Act, except in specified circumstances. I am of the 
view that details of your request should be made available on the Department’s disclosure log. As such, 
details of your request will be published by the Department on its disclosure log, which can be accessed 
Your rights of review 
23. Under section 54L of the FOI Act, if you are dissatisfied with my decision, you may apply to the 
Australian Information Commissioner to review my decision. An application for review by the 
Information Commissioner must be made in writing within 60 days of the date of this letter, and be 
lodged in one of the following ways: 
Post: Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
Facsimile: (02) 9284 9666 
In person:  Level 3, 175 Pitt Street, Sydney NSW. 
24.  More information about your review rights under the FOI Act is available in Fact Sheet 12 published by 
the Office of the Australian Information Commissioner:
25. If you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the Information Law Section using 
the following details: 
Post: Legal Services & Assurance, Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Canberra ACT 2601 
Facsimile: (02) 6289 6337 


Yours Sincerely, 
Position Number 62209913 
A/g Director 
Information Law Section | Legal Services & General Counsel Branch 
Legal Assurance and Governance Division 
18 October 2018 


Schedule 1 
Schedule of documents  
Decision date:   
18 October 2018 
IR reference number:   
FOI 24563 
Date of document 
Document description 
Pages  Full, partial or 
nil release 

23 December 2018 
s 47G 
Deed of Agreement between the Department and University of South Australia, as 
executed on 23 December 2018 

1 March 2018 
s 47G 
Deed of Variation 1 to the Deed 

19 March 2018 
s 47G 
Deed of Variation 2 to the Deed 

Request for Tender documentation available during the Tender process for ‘MATES’ 
(multiple documents contained in one compressed folder) 


Schedule 2 
Schedule of relevant provisions in the FOI Act  
The objects of this Act are to give the Australian community access to information held by 
the Government of the Commonwealth or the Government of Norfolk Island, by: 
requiring agencies to publish the information; and 
providing for a right of access to documents. 
The Parliament intends, by these objects, to promote Australia’s representative democracy 
by contributing towards the following: 
increasing public participation in Government processes, with a view to promoting 
better informed decision-making; 
increasing scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s 
The Parliament also intends, by these objects, to increase recognition that information held 
by the Government is to be managed for public purposes, and is a national resource. 
The Parliament also intends that functions and powers given by this Act are to be 
performed and exercised, as far as possible, to facilitate and promote public access to 
information, promptly and at the lowest reasonable cost. 
Right of access 
Subject to this Act, every person has a legally enforceable right to obtain access in 
accordance with this Act to: 
a document of an agency, other than an exempt document; or 
an official document of a Minister, other than an exempt document. 
Subject to this Act, a person’s right of access is not affected by: 
any reasons the person gives for seeking access; or 
the agency’s or Minister’s belief as to what are his or her reasons for seeking 
11A    Access to documents on request 
This section applies if: 
a request is made by a person, in accordance with subsection 15(2), to an agency or 
Minister for access to: 
a document of the agency; or 
an official document of the Minister; and 
any charge that, under the regulations, is required to be paid before access is given 
has been paid. 
This section applies subject to this Act. 
Other provisions of this Act are relevant to decisions about access to documents, for example the following: 
section 12 (documents otherwise available); 
section 13 (documents in national institutions); 
section 15A (personnel records); 
section 22 (access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted). 


Mandatory access—general rule 
The agency or Minister must give the person access to the document in accordance with 
this Act, subject to this section. 
Exemptions and conditional exemptions 
The agency or Minister is not required by this Act to give the person access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is an exempt document. 
Access may be given to an exempt document apart from under this Act, whether or not in response to a request 
(see section 3A (objects—information or documents otherwise accessible)). 
The agency or Minister must give the person access to the document if it is conditionally 
exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the document at that 
time would, on balance, be contrary to the public interest. 
Note 1:  Division 3 of Part IV provides for when a document is conditionally exempt. 
Note 2:  A conditionally exempt document is an exempt document if access to the document would, on balance, be 
contrary to the public interest (see section 31B (exempt documents for the purposes of Part IV)). 
Note 3:  Section 11B deals with when it is contrary to the public interest to give a person access to the document. 
Despite subsection (5), the agency or Minister is not required to give access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is both: 
a conditionally exempt document; and 
an exempt document: 
under Division 2 of Part IV (exemptions); or 
within the meaning of paragraph (b) or (c) of the definition of exempt 
document in subsection 4(1). 
Access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted 
This section applies if: 
an agency or Minister decides: 
to refuse to give access to an exempt document; or 
that to give access to a document would disclose information that would 
reasonably be regarded as irrelevant to the request for access; and 
it is possible for the agency or Minister to prepare a copy (an edited copy) of the 
document, modified by deletions, ensuring that: 
access to the edited copy would be required to be given under section 11A 
(access to documents on request); and 
the edited copy would not disclose any information that would reasonably 
be regarded as irrelevant to the request; and 
it is reasonably practicable for the agency or Minister to prepare the edited copy, 
having regard to: 
the nature and extent of the modification; and 
the resources available to modify the document; and 
it is not apparent (from the request or from consultation with the applicant) that 
the applicant would decline access to the edited copy. 
Access to edited copy 
The agency or Minister must: 
prepare the edited copy as mentioned in paragraph (1)(b); and 
give the applicant access to the edited copy. 
Notice to applicant 


The agency or Minister must give the applicant notice in writing: 
that the edited copy has been prepared; and 
of the grounds for the deletions; and 
if any matter deleted is exempt matter—that the matter deleted is exempt matter 
because of a specified provision of this Act. 
Section 26 (reasons for decision) does not apply to the decision to refuse access to the 
whole document unless the applicant requests the agency or Minister to give the applicant 
a notice in writing in accordance with that section. 
Decisions to be made by authorised persons 
Subject to subsection (2), a decision in respect of a request made to an agency may be 
made, on behalf of the agency, by the responsible Minister or the principal officer of the 
agency or, subject to the regulations, by an officer of the agency acting within the scope of 
authority exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the 
responsible Minister or the principal officer of the agency. 
A decision in respect of a request made to a court, or made to a tribunal, authority or body 
that is specified in Schedule 1, may be made on behalf of that court, tribunal, authority or 
body by the principal officer of that court, tribunal, authority or body or, subject to the 
regulations, by an officer of that court, tribunal, authority or body acting within the scope 
of authority exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the 
principal officer of that court, tribunal, authority or body. 
Reasons and other particulars of decisions to be given 
Where, in relation to a request, a decision is made relating to a refusal to grant access to a 
document in accordance with the request or deferring provision of access to a document, 
the decision-maker shall cause the applicant to be given notice in writing of the decision, 
and the notice shall: 
state the findings on any material questions of fact, referring to the material on 
which those findings were based, and state the reasons for the decision; and 
in the case of a decision to refuse to give access to a conditionally exempt 
document—include in those reasons the public interest factors taken into account 
in making the decision; and 
Access must generally be given to a conditionally exempt document unless it would be contrary to the public 
interest (see section 11A). 
where the decision relates to a document of an agency, state the name and 
designation of the person giving the decision; and 
give to the applicant appropriate information concerning: 
his or her rights with respect to review of the decision; 
his or her rights to make a complaint to the Information Commissioner in 
relation to the decision; and 
the procedure for the exercise of the rights referred to in subparagraphs (i) 
and (ii); including (where applicable) particulars of the manner in which an 
application for internal review (Part VI) and IC review (Part VII) may be 
Section 13 of the Administrative Decisions (Judicial Review) Act 1977 does not apply to a 
decision referred to in subsection (1). 
A notice under this section is not required to contain any matter that is of such a nature 
that its inclusion in a document of an agency would cause that document to be an exempt 
(see section 11A). 
Public interest conditional exemptions—business 
A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would disclose 
information concerning a person in respect of his or her business or professional affairs or 

concerning the business, commercial or financial affairs of an organisation or undertaking, 
in a case in which the disclosure of the information: 
would, or could reasonably be expected to, unreasonably affect that person 
adversely in respect of his or her lawful business or professional affairs or that 
organisation or undertaking in respect of its lawful business, commercial or 
financial affairs; or 
could reasonably be expected to prejudice the future supply of information to the 
Commonwealth, Norfolk Island or an agency for the purpose of the administration 
of a law of the Commonwealth or of a Territory or the administration of matters 
administered by an agency. 
Subsection (1) does not apply to trade secrets or other information to which section 47 
Subsection (1) does not have effect in relation to a request by a person for access to a 
by reason only of the inclusion in the document of information concerning that 
person in respect of his or her business or professional affairs; or 
by reason only of the inclusion in the document of information concerning the 
business, commercial or financial affairs of an undertaking where the person 
making the request is the proprietor of the undertaking or a person acting on 
behalf of the proprietor; or 
by reason only of the inclusion in the document of information concerning the 
business, commercial or financial affairs of an organisation where the person 
making the request is the organisation or a person acting on behalf of the 
A reference in this section to an undertaking includes a reference to an undertaking that is 
carried on by, or by an authority of, the Commonwealth, Norfolk Island or a State or by a 
local government authority. 
For the purposes of subsection (1), information is not taken to concern a person in respect 
of the person’s professional affairs merely because it is information concerning the 
person’s status as a member of a profession. 
Note: Access must generally be given to a conditionally exempt document unless it would be contrary to the public 
interest (see section 11A).