This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Department’s Executive Management Board Minutes'.


FOI 
 
 
Statement of reasons made under the Freedom of Information Act 1982 
Decision and reason for decision of Position Number 62210022 
 

Applicant: 
 
 
Julie 
 
Decision date:   

 
2 October 2018 
 
FOI reference number:   

FOI 24297 
 
Dear Julie, 
Freedom of Information Request: FOI 24297 
1. 
I have made a decision to refuse access to the documents relevant to your request. 
 
Summary  
 
2. 
I, Position Number 62210022, am an officer authorised by the Secretary of the Department of 
Veterans’ Affairs (the Department) to make decisions about access to documents in the possession of 
the Department in accordance with section 23(1) of the Freedom of Information Act 1982 
(the FOI Act). 
 
3. 
On 31 August 2018, you made a request for access to documents in the possession of the 
Department. You specifically sought access to: 
 
“…I seek copy of all the DVA Executive Management Board Minutes for FY16/17…” 
 
4. 
As no extensions of time have been applied to process your request, a decision is due by 
2 October 2018. 
 
5. 
I have decided not to impose a charge in relation to this request, in accordance with regulation 3(1) 
of the Freedom of Information (Charges) Regulations 1982
 
6. 
The Department has undertaken a reasonable search of its records and has identified 11 documents 
relevant to your request. The documents relevant to your request are listed at Schedule 1.   
 
Documents subject to this request 
 
7. 
The documents under assessment are the minutes that arose from Department’s Executive Board 
meetings for the 2015/16 Financial Year. For ease of reference, the documents will be referred to as 
the “Minutes” and the Executive Board will be referred to as the “Board”. 


Decision  
 
8. 
I have made a decision to refuse access to the documents relevant to your request. The documents 
that I have chosen to refuse access to are set out in Schedule 1, together with the applicable 
exemption provisions. 
 
Material taken into account 
 
9. 
In accordance with section 26(1)(a) of the FOI Act, my findings on any material question of fact, the 
material on which those findings were based and the reasons for my decision to refuse access to the 
documents follows.   
 
10. 
I have taken the following material into account in making my decision: 
 
  the terms of your request; 
 
  the types of documents that are in the Department’s possession; 
 
  the content of the documents that fall within the scope of your request; 
 
  Departmental practice around the dissemination and access to the Minutes; 
 
  Sections 3, 11 and 11A of the FOI Act which give the Australian community a legally 
enforceable right to obtain access to information held by the Government of the 
Commonwealth. I also considered the following provision[s] of the FOI Act relevant to my 
decision:  
-  Section 11B   Public interest exemption – factors 
-  Section 47C   Public interest conditional exemptions--deliberative processes 
-  Section 47E  Public interest conditional exemptions--certain operations of agencies; and 
 
  the Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A of the 
FOI Act (FOI Guidelines). 
 
11. 
A full extract of all FOI Act provisions used to make my decision are provided in Schedule 2.  
 
Reasons for Decision  
 
12. 
I have decided to refuse access to documents within the scope of your request in accordance with 
the following exemptions in the FOI Act: 
 
Public interest conditional exemptions--deliberative processes (section 47C) 
 
13. 
I consider that the Minutes contain discussions and recommendations by the Board in relation to a 
broad range of issues and that this material is conditionally exempt in accordance with section 47C of 
the FOI Act. 
 


14. 
Section 47C of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure would 
disclose matter (deliberative matter) in the nature of, or relating to, opinion, advice or 
recommendation obtained, prepared or recorded, or consultation or deliberation that has taken 
place, in the course of, or for the purposes of, the deliberative processes involved in the functions of 
an agency, a Minister or the Government of the Commonwealth. 
 
15. 
The Australian Information Commissioner has issued Guidelines under section 93A of the FOI Act to 
which regard must be had for the purposes of performing a function, or exercising a power, under 
the FOI Act. As the Guidelines explain:  
 
… the deliberative processes involved in the functions of an agency are its thinking 
processes—the processes of reflection, for example, upon the wisdom and expediency of a 
proposal, a particular decision or a course of action
 
16. 
Further, while purely factual material is not considered to be deliberative matter, where a document 
contains factual material that is related to the provision of policy advice and elaborates its context or 
likely impact it may potentially come within the deliberative document exemption.  
 
17. 
The Minutes are official records of actions and decisions of the board, including discussions and 
opinions about sensitive policy, proposals, activities and other matters of concern. The Minutes 
contain high level advice and discussions outlining options and strategies that were or are under 
consideration in relation to a number of matters concerning the Department. Due to the sensitivity 
of some discussions, restrictions are placed within the Department as to who can access the Minutes, 
noting that some material is restricted to Board members only. 
 
18. 
Release of the Minutes under the FOI Act would disclose matter (deliberative matter) in the nature 
of, or relating to, opinion, advice or recommendation obtained, prepared or recorded, or 
consultation or deliberation that has taken place, in the course of, or for the purposes of, the 
deliberative processes involved in the functions of an agency, a Minister or the Government of the 
Commonwealth. Some of these deliberations are of a sensitive nature. Upon inspection of the 
Minutes, I am of the view that where factual material is provided, it is done so in the course of 
assisting with the Board’s deliberations. 
 
19. 
The information does not fall within any of the exclusions in subsections 47C (2) and (3) of the 
FOI Act. Accordingly, I have decided that the Minutes which are listed as exempt in accordance with 
this provision in Schedule 1, meet the criteria for conditional exemption. Where a document is 
assessed as conditionally exempt, access must be given subject to the public interest test in 
accordance with section 11A(5).  
 
Application of the public interest test: 
 
20. 
Section 11A(5) provides that an agency must give the person access to the document if it is 
conditionally exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the document 
would, on balance, be contrary to the public interest.   


21. 
In order to assess whether release of the exempt material would be contrary to the public interest, I 
considered the following factors which favour disclosure: 
 
(a) 
disclosure would promote the objects of the FOI Act, including: 
 
(i)  inform the community of the Government’s operations, including, in particular, the 
policies, rules, guidelines, practices and codes of conduct followed by the 
Government in its dealings with members of the community;  
 
(ii)  reveal the reason for a government decision and any background or contextual 
information that informed the decision; and 
 
(iii) enhance the scrutiny of government decision making. 
 
22. 
I also considered the following factors which do not favour disclosure: 
 
(a) 
disclosure would disclose matter (deliberative matter) in the nature of, or relating to, 
opinion, advice or recommendation obtained, prepared or recorded, or consultation or 
deliberation that has taken place, in the course of, or for the purposes of, the 
deliberative processes involved in the functions of an agency, a Minister or the 
Government of the Commonwealth; 
 
(b) 
disclosure could reasonably be expected to prejudice an agency’s ability to obtain 
confidential information;  
 
(c) 
disclosure could reasonably be expected to prejudice an agency’s ability to obtain 
similar information in the future; and 
 
(d) 
disclosure could reasonably be expected to prejudice the competitive commercial 
activities of an agency (insofar as content relates to the commercial affairs of the 
Commonwealth). 
 
23. 
Releasing the documents sought may significantly reduce the quality, clarity or frankness of 
discussions between Board members and ultimately, the advice and recommendations that arise 
from these meetings. This potential detriment to the public interest of release of the documents 
outweighs the factors in favour of access.  
 
24. 
I am satisfied that no irrelevant factor has been considered, as set out in section 11B(4) of the 
FOI Act.  
 
25. 
On balance, I consider the public interest factors against disclosure to be more persuasive than the 
public interest factors favouring disclosure. I am satisfied that the public interest is to withhold the 
exempt material.  


Public interest conditional exemptions--certain operations of agencies (section 47E) 
 
26. 
I also consider that the Minutes contain information about the operation of the Department, which if 
it were to be released, could have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of 
those operations. As such, the Minutes are also conditionally exempt in accordance with section 
47E(d) of the FOI Act. 
 
27. 
Section 47E of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure would, or 
could reasonably be expected to, do any of the following: 
 
(a) 
prejudice the effectiveness of procedures or methods for the conduct of tests, 
examinations or audits by an agency; 
 
(b) 
prejudice the attainment of the objects of particular tests, examinations or audits 
conducted or to be conducted by an agency; 
 
(c) 
have a substantial adverse effect on the management or assessment of personnel by 
the Commonwealth, by Norfolk Island or by an agency; 
                   
(d) 
have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the operations 
of an agency. 
 
28. 
As noted above, the Minutes derive from the meetings of the Board. Discussions in these meetings 
can be highly sensitive, with access to those deliberations restricted on a need to know basis.  
 
29. 
Disclosure could allow individual’s access to sensitive information about the Department’s 
operations, including where certain issues discussed in those Board meetings are controversial 
and/or have not yet been resolved. It is important Board members are open and honest in these 
meetings and that they can share confidential information or views without recourse where that is in 
the best interests of the Department and ultimately, its operations. Disclosing this type of 
information could reasonably be expected to diminish the type of information discussed in the 
meetings and subsequently, the quality of the decisions made in those meetings.  
 
30. 
Accordingly, I have decided that the documents which are listed as exempt in accordance with this 
provision in Schedule 1, meet the criteria for conditional exemption. Where a document is assessed 
as conditionally exempt, access must be given subject to the public interest test in accordance with 
section 11A(5).  
 
Application of the public interest test: 
 
31. 
Section 11A(5) provides that an agency must give the person access to the document if it is 
conditionally exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the document 
would, on balance, be contrary to the public interest.   
 


32. 
In order to assess whether release of the exempt material would be contrary to the public interest, I 
considered the following factors which favour disclosure: 
(a) 
disclosure would promote the objects of the FOI Act, including: 
 
(iv) inform the community of the Government’s operations, including, in particular, the 
policies, rules, guidelines, practices and codes of conduct followed by the 
Government in its dealings with members of the community;  
 
(v)  reveal the reason for a government decision and any background or contextual 
information that informed the decision; and 
 
(vi) enhance the scrutiny of government decision making. 
 
33. 
I also considered the following factors which do not favour disclosure: 
 
(a) 
disclosure would disclose matter (deliberative matter) in the nature of, or relating to, 
opinion, advice or recommendation obtained, prepared or recorded, or consultation or 
deliberation that has taken place, in the course of, or for the purposes of, the 
deliberative processes involved in the functions of an agency, a Minister or the 
Government of the Commonwealth; 
 
(b) 
disclosure could reasonably be expected to prejudice an agency’s ability to obtain 
confidential information;  
 
(c) 
disclosure could reasonably be expected to prejudice an agency’s ability to obtain 
similar information in the future; and 
 
(d) 
disclosure could reasonably be expected to prejudice the competitive commercial 
activities of an agency (insofar as content relates to the commercial affairs of the 
Commonwealth). 
 
34. 
Release of the Minutes would be contrary to public interest. Board members need to be able to 
undertake rigorous and candid assessment of all information relevant to the Department’s 
operations, and to consider in confidence, the most effective options and solutions to address the 
Department’s affairs. It is important that Board members feel able to provide information, consider 
options and deliberate without restriction in order to ensure that the Board always considers all 
relevant information and opinions.  
 
35. 
I am satisfied that no irrelevant factor has been considered, as set out in section 11B(4) of the 
FOI Act.  
 
36. 
On balance, I consider the public interest factors against disclosure to be more persuasive than the 
public interest factors favouring disclosure. I am satisfied that the public interest is to withhold the 
exempt material.  


Your rights of review 
 
37. 
If you are dissatisfied with my decision, you may apply for internal review or Information 
Commissioner review of the decision. We encourage you to seek internal review as a first step as it 
may provide a more rapid resolution of your concerns.  
 
Internal Review 
 
38. 
Under section 54 of the FOI Act, you may apply in writing to the Department for an internal review of 
my decision. The internal review application must be made within 30 days of the date of this letter. 
Where possible please attach reasons why you believe review of the decision is necessary. The 
internal review will be carried out by another officer within 30 days. 
 
39. 
You can make your application for internal review in one of the following ways: 
 
Post:
 Legal Services & Assurance, Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Canberra ACT 2601 
Facsimile: (02) 6289 6337 
Email: [email address]  
 
Information Commissioner Review  
 
40. 
Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the Australian Information Commissioner to 
review my decision. An application for review by the Information Commissioner must be made in 
writing within 60 days of the date of this letter, and be lodged in one of the following ways: 
 
41. 
You can make your application for Information Commissioner review in one of the following ways: 
 
Online:
 www.oaic.gov.au   
Post: Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
Facsimile: (02) 9284 9666 
Email: [email address]  
In person:  Level 3, 175 Pitt Street, Sydney NSW 
 
42.  More information about your review rights under the FOI Act is available in Fact Sheet 12 published by 
the  Office  of  the  Australian  Information  Commissioner:  http://oaic.gov.au/freedom-of-
information/foi-resources/freedom-of-information-fact-sheets/foi-factsheet-12-your-review-rights  
 
Contact us 

 
43. 
If you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact me using the following details: 
 
 
 
 
 



Post: Legal Services & Assurance, Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Canberra ACT 2601 
Facsimile: (02) 6289 6337 
Email: [email address]  
 
Yours Sincerely, 
 
 
 
Position number 62210022 
Authorised officer  
 
 
2 October 2018



 
FOI 
Schedule 1 
 
 
Schedule of documents  
 
Applicant: 

 
 
Julie 
 
Decision date:   

 
2 October 2018 
 
FOI reference number:   

FOI 24297 
 


Doc ref  Date of document 
Document description 
Pages 
Decision 
Exemption provision 

13 July 2016 
Final Minutes of July Meeting 

13 July 2016 
ss 47C & 47E(d) 

16 August 2016 
Final Minutes of August Meeting 

16 August 2016 
ss 47C & 47E(d) 

13 September 2016 
Final Minutes of September Meeting 

13 September 2016 
ss 47C & 47E(d) 

17 October 2016 
Final Minutes of October Meeting 

17 October 2016 
ss 47C & 47E(d) 

16 November 2016 
Final Minutes of November Meeting 

16 November 2016 
ss 47C & 47E(d) 

14 December 2016 
Final Minutes of December Meeting 

14 December 2016 
ss 47C & 47E(d) 

16 February 2017 
Final Minutes of February Meeting 

16 February 2017 
ss 47C & 47E(d) 

16 March 2017 
Final Minutes of March Meeting 

16 March 2017 
ss 47C & 47E(d) 

13 April 2017 
Final Minutes of April Meeting 

13 April 2017 
ss 47C & 47E(d) 
10 
18 May 2017 
Final Minutes of May Meeting 

18 May 2017 
ss 47C & 47E(d) 
11 
15 June 2017 
Final Minutes of June Meeting 

15 June 2017 
ss 47C & 47E(d) 
10 


 
FOI 
Schedule 2 
 
 
Schedule of relevant provisions in the FOI Act  
3  Objects—general 
(1) 
The objects of this Act are to give the Australian community access to information held by 
the Government of the Commonwealth or the Government of Norfolk Island, by: 
 
 
(a) 
requiring agencies to publish the information; and 
 
 
(b) 
providing for a right of access to documents. 
(2) 
The Parliament intends, by these objects, to promote Australia’s representative democracy 
by contributing towards the following: 
(a) 
increasing public participation in Government processes, with a view to promoting 
better informed decision-making; 
(b) 
increasing scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s 
activities. 
(3) 
The Parliament also intends, by these objects, to increase recognition that information held 
by the Government is to be managed for public purposes, and is a national resource. 
(4) 
The Parliament also intends that functions and powers given by this Act are to be 
performed and exercised, as far as possible, to facilitate and promote public access to 
information, promptly and at the lowest reasonable cost. 
  
11  Right of access 
(1) 
Subject to this Act, every person has a legally enforceable right to obtain access in 
accordance with this Act to: 
 
 
(a) 
a document of an agency, other than an exempt document; or 
 
 
(b) 
an official document of a Minister, other than an exempt document. 
 
(2) 
Subject to this Act, a person’s right of access is not affected by: 
 
 
(a) 
any reasons the person gives for seeking access; or 
(b) 
the agency’s or Minister’s belief as to what are his or her reasons for seeking 
access. 
  
11A  Access to documents on request 
Scope 
 
(1) 
This section applies if: 
(a) 
a request is made by a person, in accordance with subsection 15(2), to an agency or 
Minister for access to: 
 
 
 
(i) 
a document of the agency; or 
 
 
 
(ii) 
an official document of the Minister; and 
(b) 
any charge that, under the regulations, is required to be paid before access is given 
has been paid. 
 
(2) 
This section applies subject to this Act. 
Note: 
Other provisions of this Act are relevant to decisions about access to documents, for example the following: 
(a) 
section 12 (documents otherwise available); 
(b) 
section 13 (documents in national institutions); 
(c) 
section 15A (personnel records); 
(d)  
section 22 (access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted). 
  
11 

Mandatory access—general rule 
(3) 
The agency or Minister must give the person access to the document in accordance with 
this Act, subject to this section. 
Exemptions and conditional exemptions 
(4) 
The agency or Minister is not required by this Act to give the person access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is an exempt document. 
Note: 
Access may be given to an exempt document apart from under this Act, whether or not in response to a request (see 
section 3A (objects—information or documents otherwise accessible)). 
  
(5) 
The agency or Minister must give the person access to the document if it is conditionally 
exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the document at that 
time would, on balance, be contrary to the public interest. 
Note 1:  Division 3 of Part IV provides for when a document is conditionally exempt. 
Note 2:  A conditionally exempt document is an exempt document if access to the document would, on balance, be contrary to 
the public interest (see section 31B (exempt documents for the purposes of Part IV)). 
Note 3:  Section 11B deals with when it is contrary to the public interest to give a person access to the document. 
  
(6) 
Despite subsection (5), the agency or Minister is not required to give access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is both: 
 
 
(a) 
a conditionally exempt document; and 
 
 
(b) 
an exempt document: 
 
 
 
(i) 
under Division 2 of Part IV (exemptions); or 
(ii) 
within the meaning of paragraph (b) or (c) of the definition of exempt 
document in subsection 4(1). 
  
11 B 
Public interest exemptions--factors  
Scope  
(1)   
This section applies for the purposes of working out whether access to a conditionally 
exempt document would, on balance, be contrary to the public interest under subsection 
11A(5).  
(2)   
This section does not limit subsection 11A(5).  
Factors favouring access  
(3)   
Factors favouring access to the document in the public interest include whether access to 
the document would do any of the following:  
(a)   
promote the objects of this Act (including all the matters set out in sections 3 and 
3A);  
(b)   
inform debate on a matter of public importance;  
(c)   
promote effective oversight of public expenditure;  
(d)   
allow a person to access his or her own personal information.  
Irrelevant factors  
(4)   
The following factors must not be taken into account in deciding whether access to the 
document would, on balance, be contrary to the public interest:  
(a)   
access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government;  
(b)   
access to the document could result in any person misinterpreting or 
misunderstanding the document;  
(c)   
the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which the 
request for access to the document was made;  
(d)   
access to the document could result in confusion or unnecessary debate.  
12 

Guidelines  
(5)   
In working out whether access to the document would, on balance, be contrary to the 
public interest, an agency or Minister must have regard to any guidelines issued by the 
Information Commissioner for the purposes of this subsection under section 93A. 
 
23  Decisions to be made by authorised persons 
(1) 
Subject to subsection (2), a decision in respect of a request made to an agency may be 
made, on behalf of the agency, by the responsible Minister or the principal officer of the 
agency or, subject to the regulations, by an officer of the agency acting within the scope of 
authority exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the 
responsible Minister or the principal officer of the agency. 
(2) 
A decision in respect of a request made to a court, or made to a tribunal, authority or body 
that is specified in Schedule 1, may be made on behalf of that court, tribunal, authority or 
body by the principal officer of that court, tribunal, authority or body or, subject to the 
regulations, by an officer of that court, tribunal, authority or body acting within the scope 
of authority exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the 
principal officer of that court, tribunal, authority or body. 
  
26  Reasons and other particulars of decisions to be given 
(1) 
Where, in relation to a request, a decision is made relating to a refusal to grant access to a 
document in accordance with the request or deferring provision of access to a document, 
the decision-maker shall cause the applicant to be given notice in writing of the decision, 
and the notice shall: 
(a) 
state the findings on any material questions of fact, referring to the material on 
which those findings were based, and state the reasons for the decision; and 
(aa) 
in the case of a decision to refuse to give access to a conditionally exempt 
document—include in those reasons the public interest factors taken into account 
in making the decision; and 
Note: 
Access must generally be given to a conditionally exempt document unless it would be contrary to the public interest (see 
section 11A). 
(b) 
where the decision relates to a document of an agency, state the name and 
designation of the person giving the decision; and 
 
 
(c) 
give to the applicant appropriate information concerning: 
 
 
 
(i) 
his or her rights with respect to review of the decision; 
(ii) 
his or her rights to make a complaint to the Information Commissioner in 
relation to the decision; and 
(iii) 
the procedure for the exercise of the rights referred to in subparagraphs (i) 
and (ii); including (where applicable) particulars of the manner in which an 
application for internal review (Part VI) and IC review (Part VII) may be 
made. 
(1A) 
Section 13 of the Administrative Decisions (Judicial Review) Act 1977 does not apply to a 
decision referred to in subsection (1). 
(2) 
A notice under this section is not required to contain any matter that is of such a nature 
that its inclusion in a document of an agency would cause that document to be an exempt 
document. 
(see section 11A). 
  
Public interest conditional exemptions 
  
47C Public interest conditional exemptions—deliberative processes 
General rule 
(1)  
A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would disclose matter 
(deliberative matter) in the nature of, or relating to, opinion, advice or recommendation 
obtained, prepared or recorded, or consultation or deliberation that has taken place, in the 
course of, or for the purposes of, the deliberative processes involved in the functions of: 
13 

 
 
(a)  
an agency; or 
 
 
(b)  
a Minister; or 
 
 
(c)  
the Government of the Commonwealth; or 
 
 
(d)  
the Government of Norfolk Island. 
Exceptions 
 
(2)  
Deliberative matter does not include either of the following: 
 
 
(a)  
operational information (see section 8A); 
 
 
(b)  
purely factual material. 
Note: An agency must publish its operational information (see section 8). 
  
 
(3)  
This section does not apply to any of the following: 
(a)  
reports (including reports concerning the results of studies, surveys or tests) of 
scientific or technical experts, whether employed within an agency or not, 
including reports expressing the opinions of such experts on scientific or technical 
matters; 
(b)  
reports of a body or organisation, prescribed by the regulations, that is established 
within an agency; 
(c)  
the record of, or a formal statement of the reasons for, a final decision given in the 
exercise of a power or of an adjudicative function. 
Note: Access must generally be given to a conditionally exempt document unless it would be contrary to the public interest (see 
section 11A). 
  
47E Public interest conditional exemptions—certain operations of agencies 
A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would, or could reasonably be expected 
to, do any of the following: 
(a)  
prejudice the effectiveness of procedures or methods for the conduct of tests, 
examinations or audits by an agency; 
(b)  
prejudice the attainment of the objects of particular tests, examinations or audits 
conducted or to be conducted by an agency; 
(c)  
have a substantial adverse effect on the management or assessment of personnel 
by the Commonwealth, by Norfolk Island or by an agency; 
(d)  
have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the 
operations of an agency. 
Note: Access must generally be given to a conditionally exempt document unless it would be contrary to the public interest (see 
section 11A). 
  
14