This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Documents that refer to the replacement of delegate names with position number reference instead'.


FOI 
 
 
Statement of reasons made under the Freedom of Information Act 1982 
Decision and reason for decision of Position Number 62210358 
  
 

Applicant: 
 
 
Verity Pane  
 
 
 
 
Decision date:   

 
2 October 2018 
 
FOI reference number:   

FOI 24298 
 
 
Dear Verity Pane  
 
Freedom of Information Request: FOI 24298 
 
1. 
I have made a decision to refuse access to the documents subject to your request, as the documents 
do not exist. 
 
Summary  
 
2. 
I,  Position  Number  62210358,  am  an  officer  authorised  by  the  Secretary  of  the  Department  of 
Veterans’ Affairs (the Department) to make decisions about access to documents in the possession of 
the Department in accordance with section 23(1) of the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act).  
 
3. 
On 31 August 2018 you made a request for access to documents in the possession of the Department. 
Your request was in the following terms: 
 
“Under FOI, I seek a copy for any document (including emails) received or sent by any SES level officer 
in the  period 1 January 2018  – 30  April 2018 that relates to the replacement  of delegate  names in 
official correspondence with position number instead.  
 
It is likely that such a document was sent to the Secretary for approval and also involved a Department 
brief for the Minister, but I provide this merely as pointers to where such documents in scope may be 
found.  
 
TRIM  and  the  G:  drive  of  the  Legal  Services  &  Assurance  branch  should  also  be  searched  for  such 
documents, in addition to the Department’s email server (but again may be limited to SES level officers 
only).” 

 
Decision and Reasons for Decision  
 
4. 
I have made a decision to refuse access to the documents subject to your request, as the documents 
do not exist. Section 24A of the FOI Act provides that an agency or Minister may refuse a request for 
access to a document if:   


 
(a) 
all reasonable steps have been taken to find the document; and  
 
(b) 
the agency or Minister is satisfied that the document:  
 
(i)  is in the agency's or Minister's possession but cannot be found; or  
 
(ii)  does not exist.  
 
5. 
I am satisfied that all reasonable steps have been taken to find information relevant to your request, 
having regard to:  
 
  the subject matter of the documents; 
 
  the current and past file management systems and the practice of orderly destruction or 
removal of documents; 
 
  the Department’s record management systems and practices; and 
 
 
  the individuals and areas within the Department who may be able to assist with the 
location of the information. 
 
6. 
Despite  the  reasonable  searches  undertaken,  the  Department  has  been  unable  to  identify  any 
documents  relevant  to  the  timeframe  specified  in  your  request.  A  description  of  the  searches 
undertaken to locate the documents which you are seeking to access is at Schedule 1. 
 
7. 
On that basis, I am refusing your request for access to the information in accordance with section 24A 
of the FOI Act. 
 
Your rights of review 
 
8. 
If you disagree with your FOI decision, you can ask for the decision to be reviewed. There are two ways 
you can ask for review of a decision: internal review by the Department, and external review by the 
Office of the Australian Information Commissioner (OAIC).  
 
Internal Review 
 
9. 
You can  ask  the  Department  to  review  its  decision  in  relation to  access  to  documents.  There  is  no 
charge for internal review. You must apply within 30 days of being notified of the decision, unless the 
Department extends the application time. You should contact the Department if you wish to seek an 
extension. The Department must make a review decision within 30 days. If it does not do so, its original 
decision  is  considered  to  be  affirmed.    The  review  will  be  carried  out  by  a  different  departmental 
officer, usually someone at a more senior level.  
 
10. 
You must apply in writing and you can lodge your application in one of the following ways: 
 
Post:
 Legal Services & Assurance, Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Canberra ACT 2601 
Facsimile: (02) 6289 6337 
Email: xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxx.xxx.xx  
 


Information Commissioner Review  
 
11. 
You can ask the OAIC to review the Department’s decision in relation to access to documents. The 
Information Commissioner is an independent office holder who can review the decisions of agencies 
and ministers under the FOI Act. The Information Commissioner also investigates complaints about 
agency actions under the FOI Act. However, if you are complaining that the Department’s decision is 
wrong, it will be treated as an application for a review. You do not need to seek an internal review 
from  the  Department  before  seeking  review  by  the  Information  Commissioner.  However,  going 
through the Department’s internal review process gives the Department the opportunity to reconsider 
its initial decision, and your needs may be met more quickly without undergoing an external review 
process.  The  Information  Commissioner’s  review  is  free.  You  must  apply  to  the  Information 
Commissioner  within  60  days  of  being  given  notice  of  the  decision.  You  can  ask  the  Information 
Commissioner  for  an  extension  of  time  to  apply,  and  this  may  be  granted  if  the  Information 
Commissioner considers it is reasonable in the circumstances.  
 
12. 
You must apply in writing and you can lodge your application in one of the following ways: 
 
Online:
 www.oaic.gov.au   
Post: Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
Facsimile: (02) 9284 9666 
Email: xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx  
In person:  Level 3, 175 Pitt Street, Sydney NSW. 
 
13. 
More 
information 
about 
Information 
Commissioner 
Reviews 
is 
available 
from 
http://www.oaic.gov.au/publications/FOI fact sheet12 your review rights.html. 
 
Contact us 
 
14. 
If you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact me using the following details: 
 
Post: Legal Services & Assurance, Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Canberra ACT 2601 
Facsimile: (02) 6289 6337 
Email: xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxx.xxx.xx 
 
 
Yours sincerely 
 
 
Position number 62210358 
 
Position number 62210358 
Authorised officer  
 
 
2 October 2018



 
FOI 
Schedule 1 
 
 
Summary of document searches  
 
The Department conducted the following searches to identify files and documents that fall within scope of 
your request (“relevant documents”). 
 
 
1.  Search of group drives for electronic documents 
 
A search of the Department’s electronic files did not identify any relevant documents. 
 
2.  Department notification of FOI request 
 
An email notification of the FOI request was circulated to relevant areas in the Department 
requesting that they conduct a search of their respective areas to identify whether documents 
relevant to the request exist. No relevant documents were identified. 
 



 
 
FOI 
Schedule 2 
 
 
Schedule of relevant provisions in the FOI Act  
3 Objects—general 
 
(1)  The objects of this Act are to give the Australian community access to information held by the 
Government of the Commonwealth or the Government of Norfolk Island, by: 
 
(a)  requiring agencies to publish the information; and 
 
(b)  providing for a right of access to documents. 
 
(2)  The Parliament intends, by these objects, to promote Australia’s representative democracy by 
contributing towards the following: 
 
(a)  increasing public participation in Government processes, with a view to promoting 
better-informed decision-making; 
 
(b)  increasing scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s activities. 
 
(3)  The Parliament also intends, by these objects, to increase recognition that information held by 
the Government is to be managed for public purposes, and is a national resource. 
 
(4)  The Parliament also intends that functions and powers given by this Act are to be performed 
and exercised, as far as possible, to facilitate and promote public access to information, 
promptly and at the lowest reasonable cost. 
11 Right of access 
 
(1)  Subject to this Act, every person has a legally enforceable right to obtain access in accordance 
with this Act to: 
 
(a)  a document of an agency, other than an exempt document; or 
 
(b)  an official document of a Minister, other than an exempt document. 
 
(2)  Subject to this Act, a person’s right of access is not affected by: 
 
(a)  any reasons the person gives for seeking access; or 
 
(b)  the agency’s or Minister’s belief as to what are his or her reasons for seeking access. 
11A Access to documents on request 
Scope 
 
(1)  This section applies if: 
 
(a)  a request is made by a person, in accordance with subsection 15(2), to an agency or 
Minister for access to: 
 
(i)  a document of the agency; or 
 
(ii)  an official document of the Minister; and 
 
(b)  any charge that, under the regulations, is required to be paid before access is given has 
been paid. 


 
(2)  This section applies subject to this Act. 
Note: 
Other provisions of this Act are relevant to decisions about access to documents, for example the 
following: 
(a)  section 12 (documents otherwise available); 
(b)  section 13 (documents in national institutions); 
(c)  section 15A (personnel records); 
(d)  section 22 (access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted). 
Mandatory access—general rule 
 
(3)  The agency or Minister must give the person access to the document in accordance with this 
Act, subject to this section. 
Exemptions and conditional exemptions 
 
(4)  The agency or Minister is not required by this Act to give the person access to the document at 
a particular time if, at that time, the document is an exempt document. 
Note: 
Access may be given to an exempt document apart from under this Act, whether or not in response to a 
request (see section 3A (objects—information or documents otherwise accessible)). 
 
(5)  The agency or Minister must give the person access to the document if it is conditionally 
exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the document at that time 
would, on balance, be contrary to the public interest. 
Note 1: 
Division 3 of Part IV provides for when a document is conditionally exempt. 
Note 2: 
A conditionally exempt document is an exempt document if access to the document would, on balance, 
be contrary to the public interest (see section 31B (exempt documents for the purposes of Part IV)). 
Note 3: 
Section 11B deals with when it is contrary to the public interest to give a person access to the 
document. 
 
(6)  Despite subsection (5), the agency or Minister is not required to give access to the document 
at a particular time if, at that time, the document is both: 
 
(a)  a conditionally exempt document; and 
 
(b)  an exempt document: 
 
(i)  under Division 2 of Part IV (exemptions); or 
 
(ii)  within the meaning of paragraph (b) or (c) of the definition of exempt document in 
subsection 4(1). 
23 Decisions to be made by authorised persons 
 
(1)  Subject to subsection (2), a decision in respect of a request made to an agency may be made, 
on behalf of the agency, by the responsible Minister or the principal officer of the agency or, 
subject to the regulations, by an officer of the agency acting within the scope of authority 
exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the responsible 
Minister or the principal officer of the agency. 
 
(2)  A decision in respect of a request made to a court, or made to a tribunal, authority or body 
that is specified in Schedule 1, may be made on behalf of that court, tribunal, authority or body 
by the principal officer of that court, tribunal, authority or body or, subject to the regulations, 
by an officer of that court, tribunal, authority or body acting within the scope of authority 
exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the principal officer of 
that court, tribunal, authority or body. 
 (see section 11A). 
 
 


 
24A Requests may be refused if documents cannot be found, do not exist or have not been 
received  

Document lost or non-existent  
 
  (1)  An agency or Minister may refuse a request for access to a document if:  
 
  (a)  all reasonable steps have been taken to find the document; and  
 
  (b)  the agency or Minister is satisfied that the document:  
(i)  is in the agency's or Minister's possession but cannot be found; or  
(ii)  does not exist.  
Document not received as required by contract  
 
  (2)  An agency may refuse a request for access to a document if:  
 
  (a)  in order to comply with section 6C, the agency has taken contractual measures to 
ensure that it receives the document; and  
 
  (b)  the agency has not received the document; and  
 
  (c)  the agency has taken all reasonable steps to receive the document in accordance 
with those contractual measures.