This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Digital Information Systems Used for Accounting and Corporate Records Management'.

 
27 September 2018 
Marcus 
By email: [FOI #4791 email] 
 
 
Freedom of Information Act 1982 
 
Statement of Reasons 
Application number 1809002 
 
Dear Marcus, 
 
I refer to your request for the following information under the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act): 
 
1)  The name of the Agency’s current Financial Management Information System (FMIS) and when it was 
adopted/implemented. 
2)  The name of the Agency’s current Electronic Document and Records Management System (EDRMS) 
and when it was adopted/implemented. 
 
FOI decision maker 
I am the authorised officer pursuant to section 23 of the FOI Act to make a decision on your FOI request. 
 
Decision 
I have decided to release the following information to you in direct answer to your questions: 
 
1)  This Agency uses SAP as its FMIS and it was adopted when the Agency commenced operations on 
1 July 2016. 
2)  This  Agency  uses  Sharepoint  as  its  predominant  EDRMS  and  it  was  adopted  when  the  Agency 
commenced operations on 1 July 2016. 
 
Material taken into account 
In making my decision, I had regard to: 
a)  the terms of your application 
b)  the nature of the information requested 
c)  relevant provisions of the FOI Act 
d)  the guidelines published by the Office of the Australian Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (the Guidelines). 
 
Reasons for the decision 
In  determining  whether  to  release  the  documents,  I  considered  the  Guidelines  together  with  a  range  of 
factors that favour access as set out in section 11B(3) [public interest exemptions – factors favouring access] 
of the FOI Act.  I had regard as to whether giving access to the applicant at this time would, on balance, be 
contrary to the public interest.  Specifically, I considered if disclosure would: 
a)  promote the objects of the FOI Act 
b)  inform debate on a matter of public importance; or 
c)  promote effective oversight of public expenditure. 
Australian Digital Health Agency ABN 84 425 496 912, Level 25, 175 Liverpool Street, Sydney, NSW 2000 
Phone +61 2 8298 2600  Facsimile +61 2 8298 2666 
www.digitalhealth.gov.au   
OFFICIAL 


 
 
 

I found that full disclosure of the information requested may increase public awareness of the digital health 
programs [FOI Act, section 3(2)(a)]. 
 
It  for  this  reason  that  I  find  that  the  public  interest  is  best  served  by  full  disclosure  of  the  requested 
information. 
 
This information is released to you as an “administrative release” in accordance with the principles of the FOI 
Act, as requested by yourself. 
 
Your review rights 
If  you  are  dissatisfied  with  my  decision,  you  may  apply  for  internal  review  or  Information  Commissioner 
review of the decision. We encourage you to seek internal review as a first step as it may provide a more 
rapid resolution of your concerns.   
 
Internal review 
Under section 54 of the FOI Act, you may apply in writing to this Agency for an internal review of my decision. 
The internal review application must be made within 30 days of the date of this letter. Where possible, please 
attach reasons why you believe a review of the decision is necessary. The internal review will be carried out 
by another officer within 30 days. 
 
Information Commissioner review 
Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the Australian Information Commissioner to review my 
decision. An application for review by the Information Commissioner must be made in writing within 60 days 
of the date of this letter, and be lodged in one of the following ways: 
 
 
 
Online:  
https://forms.business.gov.au/aba/oaic/foi-review-/ 
 
Email: 
[email address] 
Post: 
GPO Box 2999, Canberra ACT 2601 
 
In person:  
Level 3, 175 Pitt Street, Sydney NSW 2000 
 
More information about a review by the Information Commissioner is available at 
www.oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-reviews. 
 
Further information 
 
If  you  have  any  questions,  please  contact  the  FOI  Team  by  email  [ADHA request email]  or  by  phone              
02 6151 8653. 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
Bettina McMahon 
Chief Operating Officer 
Australian Digital Health Agency