This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'FOI Dislosure log'.


 
 
 
25 October 2018 
JS  
BY EMAIL:  [FOI #4834 email]  
In reply please quote: 
FOI Request: 
FA 18/10/01368 
File Number: 
ADF2018/216299 
Dear JS 
Freedom of Information (FOI) request - Access Decision 
On 27 September 2018, the Department of Home Affairs (the Department) received a request 
for access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the 
FOI Act. 

Scope of request 
You have requested access to the following documents: 
A document that set out the basis for the Department’s claim, published on its 
website, that a valid FOI request requires the FOI applicant complete an online 
form, Access to information. 
[including] a document that set out the basis for the Department’s claim that a valid 
FOI request requires the applicant to: 

(a) 
have read and understood the Department's Privacy statement  
(b) 
have read and understood the Department's Security statement 
(c) 
establish that the applicant is not a robot using the reCAPTCHA process. 

Background 
On 8 October 2018, the Department provided you with a response to your email indicating 
that it had accepted your enquiry as a complaint.  
We advised you that the Department is committed to delivering digital services and the 
online ‘Access to Information’ form has been launched to enable applicants to request 
access to or amend information through online services. 
 
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
PO Box 25 Belconnen ACT 2616 • Telephone: 02 8862 6118 • Fax: 02 8861 4865 • www.homeaffairs.gov.au 
 
 


 
We also advised you that the requirement for users to read and understand the privacy and 
security statements and identify themselves as a person rather than robot is a minimum 
standard web design and online data collection. This is not for the purpose of determining 
if a request to access information is valid.  
While completing the ‘Access to Information’ online form is a method for a person to make 
a valid FOI request, an applicant can make a valid FOI request to the Department through 
other channels, including the Right to Know website, direct to the FOI email address that 
is listed on the website, or by writing to the Department and addressing their request to the 
Freedom of Information Section. 
We provided you with a link to more information about the Digital transformation agenda 
and Digital Service Standards at the Digital Transformation Agency website at 
www.dta.gov.au. 
On 23 October 2018, you responded indicating that you wished to proceed with your 
request for access to documents, as submitted on 27 September 2018. 

Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to access documents or to amend or annotate records. 

Relevant material  
In reaching my decision I referred to the following:  
•  the terms of your request 
•  the FOI Act 
•  Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (the FOI Guidelines) 
•  advice from Departmental officers with responsibility for matters relating to the 
documents to which you sought access 

Documents in scope of request 
The Department has undertaken reasonable searches in relation to the documents you 
have requested access to. 
Having regard to your request and the types of documents that may fall within the scope 
of your request I am satisfied that the searches conducted were extremely thorough and 
all reasonable steps have been taken to locate any document relevant to your request. A 
report for this purpose does not currently exist. 

Decision 
Section 24A of the FOI Act provided that the Department may refuse a request for access 
to a document if all reasonable steps have been taken to find the document and the 
Department is satisfied that the document does not exist. 
I am satisfied that no documents were in the possession of the Department on 27 
September 2018 when your FOI request was received.  As such I am refusing access to 
the documents requested by you based on the application of section 24A of the FOI Act.  
- 2 – 


 

Legislation 
A copy of the FOI Act is available at https://www.legislation.gov.au/Details/C2017C00251.  
If you are unable to access the legislation through this website, please contact our office 
for a copy. 

Your Review Rights 
Internal Review 
If you disagree with this decision, you have the right to apply for an internal review by the 
Department of this decision.  Any request for internal review must be provided to the 
Department within 30 days of you being notified of the decision.  Where possible please 
attach reasons why you believe a review of the decision is necessary.  The internal review 
will be carried out by an officer other than the original decision maker and the Department 
must make a review decision within 30 days.   
Applications for review should be sent to: 
By email to: [email address]  
OR 
By mail to: 
Freedom of Information Section 
Department of Home Affairs 
PO Box 25 
BELCONNEN   ACT  2617 
Review by the Office of the Australian Information Commissioner 
You may apply directly to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) for 
a review of this decision.  You must apply in writing within 60 days of this notice.  For further 
information about review rights and how to  submit a request for a review to the OAIC, 
please see Fact Sheet 12 "Freedom of information – Your review rights", available online 
at http://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-reviews.   

Making a Complaint 
You may complain to the Australian Information Commissioner about action taken by the 
Department in relation to your request. 
Your enquiries to the Australian Information Commissioner can be directed to: 
Phone 1300 363 992 (local call charge) 
Email  [email address] 
There is no particular form required to make a complaint to the Australian Information 
Commissioner. The request should be in writing and should set out the grounds on which 
it is considered that the action taken in relation to the request should be investigated and 
identify the Department of Home Affairs as the relevant agency. 
- 3 – 



 
10 
Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section 
at [DIBP request email].   
 
A Smith 
Authorised Decision Maker 
Department of Home Affairs 

- 4 –