This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'aDVAnce case management system'.

aDVAnce Version 6 Upgrade – PRS Registration Guide 
aDVAnce Prospects: 
Prospects are registered in aDVAnce in the following circumstances: 
Where OBAS conduct the initial On Base interview the 
Serving Member completes an OBAS Authority form which 
contains the member’s personal details (Name, Address, 
Date of Birth, Telephone Number, Email Address, PMKeys 
Number and their Unit). 
The OBAS Authority form is the Serving Member’s consent for  
DVA to collect, store and use their personal information.   
The OBAS officer register’s the Serving Member as a Prospect 
using the information provided on the OBAS Authority form. 
OBAS then record the initial and subsequent On Base 
interviews with the Serving Member as aDVAnce 
communications on their Prospect record. 
Where VAN receive a request for DVA Claim Forms or other 
material from an unregistered person they register the 
person as a Prospect and record the request as an aDVAnce 
communication on the Prospect’s record. 
VAN have no legal authority to request an unregistered client’s 
Date of Birth so a Prospect created by a VAN officer does not 
have a Date of Birth recorded. 
Particularly from the OBAS perspective the Prospect record can 
build a detailed client profile from the initial contact with DVA and 
may contain critical information and evidence to assist decision 
makers when the Prospect lodges a claim form. 
It is anticipated that the number of current Serving Members being 
registered as Prospects by both OBAS and VAN will significantly 
increase with the withdrawal of troops from Afghanistan. 
Prospect Search: 
When receiving claim forms from “cleanskin” currently unregistered 
clients the Prospect Search is a critical component of the PRS 
Registration process. 
Created by the aDVAnce Learning Management Team 
Page 5