Download original attachment
(PDF file)

This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Legal Services & Assurance Branch Position Tree Report'.


FOI 
 
 
Charges notice made under the Freedom of Information Act 1982 
Decision to impose a charge and preliminary assessment of charge of Position Number 
62210022, Information Law Section, Legal Services and General Counsel Branch, Department 
of Veterans’ Affairs 
 
 
Applicant: 
 
 
Verity Pane 
 
Notice date: 
 
 
25 October 2018 
 
FOI reference number:   
FOI 25080 
 
Documents: 
Document to be created under section 17 of the FOI Act (Position report 
relating to the Legal Services & Assurance Branch) 
 
Sent by email: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Summary  
 
1. 
I have made a decision to impose charges in the amount of $48.85. 
 
Authority to make this decision 
 
2. 
I, Position Number 62210022, Assistant Director, Information Law Section, am an officer authorised 
by the Secretary of the Department of Veterans’ Affairs  (Department) to make decisions about 
charges applying to requests for access to documents in the possession of the Department in 
accordance with section 23(1) of the Freedom of Information Act 1982 (FOI Act). 
 
Background 
 
3. 
On 27 September 2018, you made a request for the Department to create a document from data in 
the possession of the Department. Your request sought access to: 
 
…Under s 17 of the FOI Act, I seek that you compile a position report from your agency’s 
Human Resource Management Information System (HRMIS/HRMS), for the whole of the 
Legal Services & Assurance Branch of DVA, as of today (or any date up to decision issue - 
your choice). 
 
A position report is a standard template report in any HRMIS/HRMS (and DVA have one), 
which lists all positions (whether vacant or filled) within a section, area, unit up to and 
1 
including the whole Department, including who occupies that position (if anyone), and who 
that position directly reports to. 
 
Oracle, for example, calls this assignment data or reporting organisation data. SAP refers to 
it as the organisational tree and position data. But it’s all the same, and producing a 
position report for any part of that organisational tree and it’s sub-units or dependants is a 
standard template report that takes only a few minutes to request. 
 
4. 
On 15 October 2018, you advised: 
 
"I modify my scope, in so far as that if the Legal Services & Assurance part of DVA is referred 
to by something than the Legal Services & Assuranve Branch (such as Division, Group, etc). 
that reference will be taken to refer to that part of the organisation, regardless of its actual 
description." 
 
Your liability to pay a charge 
 
5. 
In accordance with Section 29(1) of the FOI Act, I have decided that you are liable to pay a charge in 
relation to your request.  
 
Preliminary assessment of the amount of the charge 
 
6. 
In accordance with Section 29(1)(b) of the FOI Act, the Department has undertaken a preliminary 
assessment of the amount of the charge you are liable to pay in relation to your FOI request. 
Accordingly, you are liable to pay $48.85. A breakdown of this charge, as well as the basis on which 
the assessment is made, is provided for in detail at Schedule 1.  
 
Deposit 
 
7. 
As the charge is more than $25.00 but less than $100, you will need to pay a deposit of $20.00 before 
further action can be taken on your request. This amount is set in Regulation 12(2)(a) of the Freedom 
of Information (Charges) Regulations 1982. 
 
8. 
The deposit is not refundable except in some limited circumstances (for example, if the Department 
fails to make a decision on your request within the statutory time limit), or may be refundable in part 
if the final charge is less than the deposit paid. 
 
9. 
Please note that payment of a charge does not guarantee access to the document, in full or in part. 
 
If you disagree with the Department’s decision to impose a charge or the preliminary 
assessment of charges 
 
10. 
Under the FOI Act, you have the right to contend that the charge has been wrongly assessed, should 
be reduced, or should not be imposed. 
2 
11. 
Section 29(5) of the FOI Act requires me to take into account the following matters in deciding 
whether a charge should be reduced or not imposed:  
 
• 
whether payment of the charge, or part of it, would cause you financial hardship;  
 
• 
whether giving access to the document is in the general public interest or in the interest of a 
substantial section of the public; and  
 
• 
any other relevant matter. 
 
The time you have to respond and what you need to do  
 
12. 
You have 30 days to respond in writing to this notice. We therefore expect a response from you by 
24 November 2018. By that date, you must do one of the following things in writing: 
• 
agree to pay the charge, and: 
 
  forward a cheque for the charge in full, in the amount of $48.85; or 
 
  forward a cheque for the required deposit, in the amount of $20.00 (this will mean that 
you will not be entitled to access the requested documents until the full charge is paid).  
 
• 
contend that the charge has been wrongly assessed, or should be reduced or not imposed and 
explain your reasons; or 
 
• 
withdraw your request. 
 
13. 
Please send your response, including payment of the charge in full or the required deposit, to: 
 
Post: Legal Services & General Counsel Branch, Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Canberra ACT 2601 
Facsimile: (02) 6289 6316 
Email: xxxxxxxxxxx.xxx@xxx.xxx.xx  
 
14. 
In accordance with section 31 of the FOI Act, the period for processing your request is suspended 
from the day that you receive this notice and resumes on either the day you pay the charge (in full or 
the required deposit) or the day on which the Department makes a decision not to impose a charge.  
 
15. 
If you contend that a charge should be reduced or not imposed and the Department confirms that a 
charge is payable (either the original amount or a reduced amount), the time limit for processing 
your request would resume on the day you pay that charge (in full or the required deposit). 
 
16. 
In accordance with section 29(2) of the FOI Act, if you fail to respond within 30 days from the date of 
this notice, your request for access to the document will be taken to have been withdrawn.  
3 
Your rights of review 
 
17. 
Please note this is not a charges decision and as such, review rights are not yet available. Depending 
on the outcome of this notice, you will be advised of your review rights either through a subsequent 
charges decision, or through a decision on your request, should the charges be paid in full or the 
deposit received. 
 
18. 
More information about charges can be found in section 29 of the FOI Act and Chapter 4 of the 
Office of the Australian Information Commissioner FOI Guidelines: 
https://www.oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-guidelines/part-4-charges-for-providing-access  
  
Contact us 
 
19. 
If you wish to discuss this decision to impose a charge, or the preliminary charges estimate, please do 
not hesitate to contact me using the following details: 
 
Post: Legal Services & General Counsel Branch, Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Canberra ACT 2601 
Facsimile: (02) 6289 6337 
Email: xxxxxxxxxxx.xxx@xxx.xxx.xx 
 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
Position Number 62210022 
Assistant Director 
Information Law Section | Legal Services & General Counsel Branch 
Legal Assurance and Governance Division 
 
25 October 2018
4 


 
FOI 
Schedule 2 
 
 
Schedule of relevant provision in the FOI Act  
 
29 
Charges  
 
(1) 
Where, under the regulations, an agency or Minister decides that an applicant is liable to pay a charge in 
respect of a request for access to a document, or the provision of access to a document, the agency or 
Minister must give to the applicant a written notice stating:  
 
(a)  that the applicant is liable to pay a charge; and  
 
(b)  the agency's or Minister's preliminary assessment of the amount of the charge, and the basis 
on which the assessment is made; and  
 
(c)  that the applicant may contend that the charge has been wrongly assessed, or should be 
reduced or not imposed; and  
 
(d)  the matters that the agency or Minister must take into account under subsection (5) in deciding 
whether or not to reduce, or not impose, the charge; and  
 
(e)  the amount of any deposit that the agency or Minister has determined, under the regulations, 
that the applicant will be required to pay if the charge is imposed; and  
 
(f)  that the applicant must, within the period of 30 days, or such further period as the agency or 
Minister allows, after the notice was given, notify the agency or Minister in writing:  
 
(i)  of the applicant's agreement to pay the charge; or  
 
(ii)  if the applicant contends that the charge has been wrongly assessed, or should be 
reduced or not imposed, or both--that the applicant so contends, giving the applicant's 
reasons for so contending; or  
 
(iii)  that the applicant withdraws the request for access to the document concerned; and  
 
(g)  that if the applicant fails to give the agency or Minister such a notice within that period or 
further period, the request for access to the document will be taken to have been withdrawn.  
 
(2) 
If the applicant fails to notify the agency or Minister in a manner mentioned in paragraph (1)(f) within 
the period or further period mentioned in that paragraph, the applicant is to be taken to have 
withdrawn the request for access to the document concerned.  
 
(3) 
An agency or Minister must not impose a charge in respect of a request for access to a document, or the 
provision of access to a document, until:  
 
(a)  the applicant has notified the agency or Minister in a manner mentioned in paragraph (1)(f); or  
 
(b)  the end of the period or further period mentioned in that paragraph.  
 
(4) 
Where the applicant has notified the agency or Minister, in a manner mentioned in subparagraph 
(1)(f)(ii), that the applicant contends that the charge should be reduced or not imposed, the agency or 
Minister may decide that the charge is to be reduced or not to be imposed.  
 
6 
(5) 
Without limiting the matters the agency or Minister may take into account in determining whether or 
not to reduce or not to impose the charge, the agency or Minister must take into account:  
 
(a)  whether the payment of the charge, or part of it, would cause financial hardship to the 
applicant, or to a person on whose behalf the application was made; and  
 
(b)  whether the giving of access to the document in question is in the general public interest or in 
the interest of a substantial section of the public.  
 
(6) 
If the applicant has notified the agency or Minister in the manner mentioned in subparagraph (1)(f)(ii), 
the agency or Minister must take all reasonable steps to enable the applicant to be notified of the 
decision on the amount of charge payable as soon as practicable but in any case no later than 30 days 
after the day on which the applicant so notified the agency or Minister.  
 
(7) 
If:  
 
(a)  that period of 30 days has elapsed since the day on which the agency or Minister was so 
notified; and  
 
(b)  the applicant has not received notice of a decision on the amount of charge payable;  
 
the principal officer of the agency, or the Minister, as the case requires, is, for all purposes of this Act, 
taken to have made, on the last day of the period, a decision to the effect that the amount of charge 
payable is the amount equal to the agency's or Minister's preliminary assessment of the amount of the 
charge mentioned in paragraph (1)(b).  
 
(8) 
If:  
 
(a)  the applicant makes a contention about a charge as mentioned in subsection (4); and  
 
(b)  the agency or Minister makes a decision to reject the contention, in whole or in part;  
 
the agency or Minister, as the case requires, must give the applicant written notice of the decision and 
of the reasons for the decision.  
 
Note:          Section 25D of the Acts Interpretation Act 1901 sets out rules about the contents of a statement of 
reasons.  
 
(9) 
A notice under subsection (8) must also state the name and designation of the person making the 
decision and give the applicant appropriate information about:  
 
(a)  his or her rights with respect to review of the decision; and  
 
(b)  his or her rights to make a complaint to the Information Commissioner in relation to the 
decision; and  
 
(c)  the procedure for the exercise of those rights;  
 
including (where applicable) particulars of the manner in which an application for internal review (Part 
VI) and IC review (Part VII) may be made.  
 
(10) 
Section 13 of the Administrative Decisions (Judicial Review) Act 1977 does not apply to a decision 
referred to in subsection (8).  
 
(11) 
A notice under subsection (8) is not required to contain any matter that is of such a nature that its 
inclusion in a document of an agency would cause that document to be an exempt document. 
7