This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Staff Survey'.


 
 
 
Statement of reasons made under the Freedom of Information Act 1982 
Decision and reason for decision of Position Number 62212962, Information Law Section, 

Legal Services and General Counsel Branch, Department of Veterans’ Affairs 
 
Applicant: 

 
 
Verity Pane 
 
Decision date:   

 
19 November 2018 
 
FOI reference number:   

FOI 25194 
 
Sent by email: 

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
Dear Verity Pane 
Freedom of Information Request: FOI 25194 
1. 
I have made a decision to refuse access to the documents relevant to your request. 
 
Authority to make this decision 

 
2. 
I, Julie (Position Number 62212962), Legal Officer, Information Law Section, am an officer authorised 
by the Secretary of the Department of Veterans’ Affairs (Department) to make decisions about 
access to documents in the possession of the Department in accordance with section 23(1) of the 
Freedom of Information Act 1982 (FOI Act).  
 
Summary 

 
3. 
On 20 October 2018, you made a request for access to documents in the possession of the 
Department. Your request sought access to: 
 
“. .I seek a copy under FOI legislation of the most recent DVA employee whole of agency survey 
(the detailed report, not the summary report circulated to all employees)…” 

 
4. 
As no extensions of time have been applied to process your request, a decision on your request is 
due by 19 November 2018. 
 
5. 
I have decided not to impose a charge in relation to this request, in accordance with regulation 3(1) 
of the Freedom of Information (Charges) Regulations 1982
 


6. 
The Department has undertaken a reasonable search of its records and has identified one (1) 
document relevant to your request, as set out above. The document relevant to your request is listed 
at Schedule 1.   
 
Decision 

 
7. 
I have made a decision to refuse access to the document relevant to your request. The document 
that I have chosen to refuse access to is set out in Schedule 1, together with applicable exemption 
provisions. 
 
Material taken into account 

 
8. 
In accordance with section 26(1)(a) of the FOI Act, my findings on any material question of fact, the 
material on which those findings were based and the reasons for my decision to refuse access to the 
document fol ows.   
 
9. 
I have taken the following material into account in making my decision: 
 
  the terms of your request; 
 
  the types of documents that are in the possession of the Department; 
 
  the content of the document that fal  within the scope of your request; 
 
  Sections 3, 11 and 11A of the FOI Act which give the Australian community a legally 
enforceable right to obtain access to information held by the Government of the 
Commonwealth. I also considered the following provisions of the FOI Act relevant to my 
decision: 
 
-  Section 11B  Public interest exemption – factors 
-  Section 47 
Documents disclosing trade secrets or commercially valuable information; 
and 
 
  the Guidelines issued by the Australian Information Commissioner under section 93A of the 
FOI Act (FOI Guidelines). 
 
10.  A full extract of all FOI Act provisions used to make my decision are provided in Schedule 2. 
 
Reasons for decision 
 
11.  I have decided to refuse access to the document within the scope of your request in accordance with 
the fol owing exemption in the FOI Act: 
 
 



Documents disclosing trade secrets or commercially valuable information (section 47) 
 
12.  Section 47 of the FOI Act provides that a document is an exempt document if its disclosure would 
disclose: 
 
(a)  
trade secrets; or  
 
(b)  
any other information having a commercial value that would be, or could reasonably be 
expected to be, destroyed or diminished if the information were disclosed. 
 
13.  The document you have sought access to is a report provided by a third party, the Australian Public 
Service Commission (Commission) to the Department under a fee-for-service arrangement, through 
participation of the Census. Where an agency chooses to participate in the Census, they are referred 
to as a responding agency. 
 
14.  The document you are seeking access to is not publicly available, nor is it available for purchase by an 
agency other than the responding agency. I have therefore decided that the document requested 
wholly contains information that has a commercial value to the Commission, the Department and 
more generally, to the Commonwealth. 
 
15.  Due to the highly limited audience to whom the document is available, and particularly due to the 
provision of the document being linked to the service offering accepted by the Department, the 
commercial value of the reports, should access be available by means other than the service offering, 
would be greatly diminished, if not destroyed. 
 
16.  If bypassing the service arrangement with the Commission were to be accepted, and release be 
available by means such as through the FOI Act, to persons or organisations other than the 
responding agency, and more generally, to the world at large (noting that release under the FOI Act 
is to ‘the world at large’, in line with the intentions of the FOI Act and FOI Guidelines at 3.36), the 
value in the service arrangement would be diminished or destroyed, as it is foreseeable that agencies 
would no longer be willing to provide funding toward the facilitation of the Census if the offerings 
provided under the arrangements no longer held value. Such effects would have a substantial and 
adverse effect on the functions of the Commission, contrary to the public interest. 
 
17.  The Public Service Act 1999 (Cth) (PS Act) sets out the functions of the Australian Public Service 
Commissioner (Commissioner). Section 41(2)(c) of the PS Act provides that one of the functions of 
the Commissioner is to develop, review and evaluate the Australian Public Service (APS) workforce 
management policies and practices and manage appropriate databases. Additionally, section 44 of 
the PS Act notes the Commissioner’s functions of annually reporting to Parliament on the state of the 
APS. These functions are substantially reliant on the evaluation of data provided by Commonwealth 
agencies and APS employees participating in the Census. 
 
18.  The privacy policy of the Commission notes that research consultants are engaged by the 
Commission as the service provider for the annual Census. The service provider supplies the technical 


solutions and support required to administer and report on the Census. The service provider does 
this on a fee-for-service arrangement. If the commercial value of the service offerings to the 
responding agency be diminished or destroyed, by way on an alternate means to access the 
reporting analysis, it is foreseeable that the functions of the Commission would be detrimental y and 
substantially affected as alternate means of financing the facilitation of the Census would need to be 
arranged. 
 
19.  For the reasons set out above, I am satisfied that the document you have requested, as specified in 
Schedule 1, contains commercial y valuable information subject to exemption under section 47 of the 
FOI Act. Accordingly, I have determined that the document is exempt in ful . 
 
20.  As the document is not conditionally exempt from disclosure I am not required to consider any public 
interest factors. 
 
Your rights of review 
 
21.  If you are dissatisfied with my decision, you may apply for internal review or request the Office of the 
Australian Information Commissioner (OAIC) to review my decision. We encourage you to seek 
internal review as a first step as it may provide a more rapid resolution of your concerns. 
 
Internal review 
 
22.  Under section 54 of the FOI Act, you may apply in writing to the Department for an internal review of 
my decision. The internal review application must be made within 30 days of the date of this letter. 
Where possible please attach reasons why you believe review of the decision is necessary. The 
internal review will be carried out by another officer within 30 days. 
 
23.  You can make your application for internal review in one of the following ways: 
 
Post:
 Legal Services & Assurance Branch, Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Canberra ACT 2601 
Facsimile: (02) 6289 6337 
Email: xxxxxxxxxxx.xxxxxx@xxx.xxx.xx 
 
OAIC review 

 
24.  Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the OAIC to review my decision. An application 
for review by the OAIC must be made in writing within 60 days of the date of this letter, and be 
lodged in one of the following ways: 
 
Online:
 www.oaic.gov.au   
Post: Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
Facsimile: (02) 9284 9666 
Email: xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx 


In person:  Level 3, 175 Pitt Street, Sydney NSW. 
 
25.  More information about your review rights under the FOI Act is available in Fact Sheet 12 published 
by the OAIC: http://oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-resources/freedom-of-information-fact-
sheets/foi-factsheet-12-your-review-rights 
 
 
Contact us 

 
26.  If you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact me using the following details: 
 
Post: Legal Services & General Counsel Branch, Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Canberra ACT 2601 
Facsimile: (02) 6289 6337 
Emailxxxxxxxxxxx.xxx@xxx.xxx.xx 
 
Yours sincerely, 
 
Julie 
Position Number 62212962 
Legal Officer 
Information Law Section | Legal Services & Assurance Branch 
Legal Assurance and Governance Division 
 
 
19 November 2018



 
FOI 
Schedule 1 
 
 
Schedule of documents 
 

Applicant: 
 
 
Verity Pane 
 
Decision date:   

 
19 November 2018 
 
FOI reference number:   

FOI 25194 
 
Doc 
Date of 
Document description 
Pages 
Decision 
Exemption provision 
ref 
document 
1   
2018 
APS Employee Census 2018 
35 
Exempt in ful  
Section 47 



 
FOI 
Schedule 2 
 
 
Schedule of relevant provisions in the FOI Act 

 
3   

Objects—general 
(1) 
The objects of this Act are to give the Australian community access to information held by 
the Government of the Commonwealth or the Government of Norfolk Island, by: 
 
 
(a) 
requiring agencies to publish the information; and 
 
 
(b) 
providing for a right of access to documents. 
(2) 
The Parliament intends, by these objects, to promote Australia’s representative democracy 
by contributing towards the fol owing: 
(a) 
increasing public participation in Government processes, with a view to promoting 
better informed decision-making; 
(b) 
increasing scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s 
activities. 
(3) 
The Parliament also intends, by these objects, to increase recognition that information held 
by the Government is to be managed for public purposes, and is a national resource. 
(4) 
The Parliament also intends that functions and powers given by this Act are to be 
performed and exercised, as far as possible, to facilitate and promote public access to 
information, promptly and at the lowest reasonable cost. 
 
11   
Right of access 
(1) 
Subject to this Act, every person has a legally enforceable right to obtain access in 
accordance with this Act to: 
 
 
(a) 
a document of an agency, other than an exempt document; or 
 
 
(b) 
an official document of a Minister, other than an exempt document. 
 
(2) 
Subject to this Act, a person’s right of access is not affected by: 
 
 
(a) 
any reasons the person gives for seeking access; or 
(b) 
the agency’s or Minister’s belief as to what are his or her reasons for seeking 
access. 
 
11A    Access to documents on request 
Scope 
 
(1) 
This section applies if: 
(a) 
a request is made by a person, in accordance with subsection 15(2), to an agency or 
Minister for access to: 
 
 
 
(i) 
a document of the agency; or 
 
 
 
(ii) 
an official document of the Minister; and 
(b) 
any charge that, under the regulations, is required to be paid before access is given 
has been paid. 
 
(2) 
This section applies subject to this Act. 
Note:  Other provisions of this Act are relevant to decisions about access to documents, for 
example the fol owing: 
(a) 
section 12 (documents otherwise available); 
(b) 
section 13 (documents in national institutions); 
(c) 
section 15A (personnel records); 
(d) 
section 22 (access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted). 


 
Mandatory access—general rule 
(3) 
The agency or Minister must give the person access to the document in accordance with 
this Act, subject to this section. 
Exemptions and conditional exemptions 
(4) 
The agency or Minister is not required by this Act to give the person access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is an exempt document. 
Note:  Access may be given to an exempt document apart from under this Act, whether or not in 
response to a request (see section 3A (objects—information or documents otherwise accessible)). 
 (5) 
The agency or Minister must give the person access to the document if it is conditionally 
exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the document at that 
time would, on balance, be contrary to the public interest. 
Note 1: Division 3 of Part IV provides for when a document is conditional y exempt. 
Note 2: A conditional y exempt document is an exempt document if access to the document would, 
on balance, be contrary to the public interest (see section 31B (exempt documents for the 
purposes of Part IV)). 
Note 3: Section 11B deals with when it is contrary to the public interest to give a person access to 
the document. 
 (6) 
Despite subsection (5), the agency or Minister is not required to give access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is both: 
 
 
(a) 
a conditional y exempt document; and 
 
 
(b) 
an exempt document: 
 
 
 
(i) 
under Division 2 of Part IV (exemptions); or 
(ii) 
within the meaning of paragraph (b) or (c) of the definition of exempt 
document in subsection 4(1). 
 
23   

Decisions to be made by authorised persons 
(1) 
Subject to subsection (2), a decision in respect of a request made to an agency may be 
made, on behalf of the agency, by the responsible Minister or the principal officer of the 
agency or, subject to the regulations, by an officer of the agency acting within the scope of 
authority exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the 
responsible Minister or the principal officer of the agency. 
(2) 
A decision in respect of a request made to a court, or made to a tribunal, authority or body 
that is specified in Schedule 1, may be made on behalf of that court, tribunal, authority or 
body by the principal officer of that court, tribunal, authority or body or, subject to the 
regulations, by an officer of that court, tribunal, authority or body acting within the scope 
of authority exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the 
principal officer of that court, tribunal, authority or body. 
 
26   

Reasons and other particulars of decisions to be given 
(1) 
Where, in relation to a request, a decision is made relating to a refusal to grant access to a 
document in accordance with the request or deferring provision of access to a document, 
the decision-maker shall cause the applicant to be given notice in writing of the decision, 
and the notice shal : 
(a) 
state the findings on any material questions of fact, referring to the material on 
which those findings were based, and state the reasons for the decision; and 
(aa) 
in the case of a decision to refuse to give access to a conditionally exempt 
document—include in those reasons the public interest factors taken into account 
in making the decision; and 
Note:  Access must general y be given to a conditional y exempt document unless it would be 
contrary to the public interest (see section 11A). 
(b) 
where the decision relates to a document of an agency, state the name and 
designation of the person giving the decision; and 
 
 
(c) 
give to the applicant appropriate information concerning: 


 
 
 
(i) 
his or her rights with respect to review of the decision; 
(ii) 
his or her rights to make a complaint to the Information Commissioner in 
relation to the decision; and 
(iii) 
the procedure for the exercise of the rights referred to in subparagraphs (i) 
and (ii); including (where applicable) particulars of the manner in which an 
application for internal review (Part VI) and IC review (Part VII) may be 
made. 
(1A) 
Section 13 of the Administrative Decisions (Judicial Review) Act 1977 does not apply to a 
decision referred to in subsection (1). 
(2) 
A notice under this section is not required to contain any matter that is of such a nature 
that its inclusion in a document of an agency would cause that document to be an exempt 
document. 
(see section 11A). 
 
47  

Documents disclosing trade secrets or commercial y valuable information 
 
(1)  
A document is an exempt document if its disclosure under this Act would disclose: 
 
 
(a)  
trade secrets; or 
(b)  
any other information having a commercial value that would be, or could 
reasonably be expected to be, destroyed or diminished if the information were 
disclosed. 
(2)  
Subsection (1) does not have effect in relation to a request by a person for access to a 
document: 
(a)  
by reason only of the inclusion in the document of information concerning that 
person in respect of his or her business or professional affairs; or 
(b)  
by reason only of the inclusion in the document of information concerning the 
business, commercial or financial affairs of an undertaking where the person 
making the request is the proprietor of the undertaking or a person acting on 
behalf of the proprietor; or 
(c)  
by reason only of the inclusion in the document of information concerning the 
business, commercial or financial affairs of an organisation where the person 
making the request is the organisation or a person acting on behalf of the 
organisation. 
(3)  
A reference in this section to an undertaking includes a reference to an undertaking that is 
carried on by, or by an authority of, the Commonwealth, Norfolk Island or a State or by a 
local government authority. 
 


Document Outline