This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Documents relating to security breaches of all electronic records held, maintained and overseen by the ADHA'.

18 January 2019 
Our reference: 1811001 
Mr Richard Smith: 
Response to Charges Query 
Dear Mr Smith, 
I refer to your email of 15 January 2019 querying the charges levied on your Freedom of Information 
(FOI) request under the Freedom of Information Act 1982 and the Freedom of Information (Charges) 
Regulations 1982 by the Australian Digital Health Agency (the Agency). I note that you consider the 
calculations in the charges letter to be unrealistic, even though the request you have made is very 
large, includes third parties and is for documents that are not of a personal nature. 
The charges estimate is an estimate. It is based on standardised measures relating to the amount of 
time required for certain tasks.  These estimates are based on assumptions regularly applied across 
the Commonwealth. The estimates in all FOI matters account for the: 
•  number of relevant files; 
•  number of relevant pages; 
•  number of relevant documents; 
•  number of exempt pages; 
•  number of pages released with deletions; 
•  number of any third parties to consult; and 
•  other costs. 
In practice this means that the charges levied have considered the impact of the information in the 
documents on decision making time and preparing material, its analysis and redaction. This takes 
considerably more time than the estimated five minutes per page for some documents. 
Also, the Agency may recalculate the estimate to determine the actual cost of processing. If less than 
the accepted estimated, a refund will be provided at the end of the FOI process of the difference of 
the actual and estimated costs of the FOI request  
Under subsections 29(4) and 30A(1), the Agency retains the discretion to apply, reduce or remit 
charges, or to remit a fee. However, there is no automatic remission of fees or charges based solely 
on the status of the applicant or of the institution on behalf of which an applicant may be seeking 
The FOI Act specifies two principal grounds for remission of fees and charges, which are financial 
hardship and public interest. The OAIC guidance advises that: 
“It is important that you explain or provide evidence to support your claim for waiver or 
reduction. To support a claim that a charge wil  cause you financial hardship you might, for 
Australian Digital Health Agency ABN 84 425 496 912, Level 25, 175 Liverpool Street, Sydney, NSW 2000 
Phone +61 2 8298 2600  Facsimile +61 2 8298 2666   

example, provide a copy of a pension or welfare card. If you claim that disclosure would be in 
the public interest, you might explain how the documents wil  be used in public research, in 
preparing a submission to a parliamentary inquiry, or in advancing public debate on a topic of 
current importance. 
An agency is not obliged to waive or reduce a charge, even if it accepts your reason for 

requesting it. In particular, an agency can decide to impose a charge even though it would 
cause you financial hardship or disclosure would be in the public interest.” 
You have made a statement that financial hardship grounds be considered. However, you have not 
provided any evidence of your hardship such as a pension or welfare card.  
You have also stated that the documentation you are seeking concerns public debate. You have 
failed to make a convincing argument to reduce a fee on public interest grounds. As you stated, the 
discussions about the issues you have raised have been aired in the press and social media 
extensively over the last six months and much of the information is available in the public domain. 
The Agency holds with the estimated charges levied and requires you to pay the deposit to enable 
the FOI process to advance. 
Decisions in respect of the imposition of application fees or charges are reviewable by internal review 
under paragraphs 54(1)(d) and (e) of the FOI Act, or review by the OAIC, or review by the 
Administrative Appeals Tribunal as set out in paragraphs 55(1)(d) and (e) of the FOI Act. 
Contact officer 
If you would like to ask any questions, the contact officer for your request is Cecilia who can be 
telephoned on (02) 6223 0780 or emailed at 
Yours sincerely 
Bettina McMahon 
Authorised Decision Maker