This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Electronic Document and Record Management Training'.


FOI 
 
 
Statement of reasons made under the Freedom of Information Act 1982 
Decision and reason for decision of Julie (Position Number 62212962), Information Law 
Section, Legal Services and Assurance Branch, Department of Veterans’ Affairs 
 

Applicant: 
 
 
Julie 
 
Decision date:   

 
14 December 2018 
 
FOI reference number:   

FOI 25436 
 
Sent by email:   
 
[FOI #4941 email]  
 
Dear Julie  
Freedom of Information Request: FOI 25436 
1. 
I have made a decision to release 42 documents relevant to your request. I have decided to: 
 
  grant full access to 19 documents; and 
 
  grant part access to 23 documents. 
 
Authority to make this decision 
 
2. 
I, Julie (Position Number 62212962), Legal Officer, Information Law Section, am an officer authorised 
by the Secretary of the Department of Veterans’ Affairs (Department) to make decisions about 
access to documents in the possession of the Department in accordance with section 23(1) of the 
Freedom of Information Act 1982 (FOI Act).  
 
Summary 
 
 
3. 
On 7 November 2018, you made a request, under the FOI Act, for access to documents in the 
Department’s possession. Your request was made in the following terms: 
 
Under FOI, I seek copy of any formal document (up to a maximum of 20 documents) that is 
used as a reference manual or training resource for Departmental staff, for Electronic 
Document and Record Management (EDRMS) functions. 
 


The Department of Veterans’ Affairs uses Hewlett-Packard Enterprise Content Manager 
version 9.1 (HPE CM9.1) as its Electronic Document and Records Management System 
(EDRMS). HPE Content Manager is what used to be HPE Records Manager (version 8.1) (and 
then TRIM before that).  
 
I exclude from the scope of this FOI any draft documents, or any records that merely refer to 
Content Manager or Electronic Document and Record Management, but do not teach or 
inform Departmental staff how to do something in Content Manager. 
 
Also I seek copy of the ICT Conditions of Use policy that the Department gives to all staff as 
part of their new employee induction. 
 
4. 
On 21 November 2018, the department informally consulted with you via email requesting for 
clarification about the documents you were seeking access to.  
 
5. 
As the Department did not receive a response from you, on 26 November 2018, the Department 
wrote to you providing a notice of intention to refuse your request under section 24AB(2) of the FOI 
Act as we could not identify some of the documents you were seeking access to, and to the extent 
that some documents could be identified, processing your request would substantially and 
unreasonably divert the Department’s resources from its other operations. We gave you an 
opportunity to consult with the department to revise your request so as to remove the practical 
refusal reasons. 
 
6. 
On 27 November 2018, you clarified your request in the following terms: 
 
For Julie from the DVA’s Information Law area, 
 
I am currently in New Zealand on a holiday with my family, and missed your earlier 
correspondence providing only two days to give a response.  
 
If only your Department was so prompt! Then I wouldn’t have had five deemed decisions 
from your Department (including a breach of an OAIC extension), some now months old 
with no update from the Department of Veterans’ Affairs  
 
Given your Department’s long history of creating intentional delays and artificial barriers for 
access for FOI, this bizarre practical refusal consultation has much more to do with 
extending the due date for this FOI by a further 14 days, than engaging in any practical 
assistance. 
 
You claim this FOI gives rise it gives rise to two practical refusal reasons:  
 
> You claim the request does not provide such information as is  
> reasonably necessary to enable the Department to identify the  


> documents you are requesting (section 24AA(1)(a)(i) of the FOI Act); 
 
> But then go on to contradict this stating that ‘documents can be identified’ but ‘is likely to 
result in a substantial and unreasonable diversion of the Department’s resources from its 
other operations (section 24AA(1)(b) of the FOI Act)’ 
 
Either documents can be identified or they cannot - they cannot be both at the same time. 
 
The scope of the FOI is quite clear, as you restate it: 
 
Under FOI, I seek copy of any formal document (up to a maximum of 20 documents) that is 
used as a reference manual or training resource for Departmental staff, for Electronic 
Document and Record Management (EDRMS) functions. 
 
The Department of Veterans’ Affairs uses Hewlett-Packard Enterprise Content Manager 
version 9.1 (HPE CM9.1) as its Electronic Document and Records Management System 
(EDRMS). HPE Content Manager is what used to be HPE Records Manager (version 8.1) (and 
then TRIM before that). 
 
I exclude from the scope of this FOI any draft documents, or any records that merely refer to 
Content Manager or Electronic Document and Record Management, but do not teach or 
inform Departmental staff how to do something in Content Manager. 
 
Also I seek copy of the ICT Conditions of Use policy that the Department gives to all staff as 
part of their new employee induction. 
 
You correctly surmised earlier that the current reference manual or training documents or 
equivalent documents for Departmental staff to use/understand HPE CM9.1 (but don’t 
forget the ICT Conditions of Use policy too), so you now claiming ignorance and lack of 
understanding is rather ridiculous. 
 
I also find your other claim of substantial and unreasonable diversion of the Department’s 
resources to be equally ridiculous- to achieve this the Department would have to take 40 
hours or more to process the FOI. 
 
How providing copy of existing reference documents like current reference manual or 
training documents or equivalent documents for Departmental staff to use/understand HPE 
CM9.1 (and the ICT Conditions of Use policy) could possible take 40 hours is something you 
don’t explain, and logically the provision of an existing and current set of reference 
documents of this nature could not reasonably exceed a couple of hours. 
 
Yet again it is apparent the Department is acting in bad faith, although I do appreciate that 
this FOI has avoided yet another non-response deemed decision from this Department, as 


seriously 5 deemed decisions from this agency is just atrocious (as is the repeated prolonged 
intentional delays and just sheer unethical bloody mindedness of Veterans’ Affairs). 
 
7. 
As it was unclear what was clarification of your request and what was commentary, I requested 
further clarification from you. On 6 December 2018, you confirmed your clarified scope via email. 
Your clarified scope was made in the following terms: 
 
current reference manual or training documents or equivalent documents for Departmental 
staff to use/understand HPE CM9.1 
 ICT Conditions of Use policy 
 
8. 
As no extensions of time have been applied to process your request, a decision on your request is 
due by 17 December 2018. 
 
9. 
I have decided not to impose a charge in relation to this request, in accordance with regulation 3(1) 
of the Freedom of Information (Charges) Regulations 1982
 
10. 
The Department has undertaken a reasonable search of its records and has identified 42 documents 
relevant to your request, as set out above. The documents relevant to your request are listed at 
Schedule 1.   
 
Decision  
 
11. 
I have made a decision to release 42 documents relevant to your request. Details of these documents 
are set out in Schedule 1, together with applicable exemption provisions.  
 
Material taken into account 
 
12. 
In accordance with section 26(1)(a) of the FOI Act, my findings on any material question of fact, the 
material on which those findings were based and the reasons for my decision to grant part access to 
the documents follow.   
 
13. 
I have taken the following material into account in making my decision: 
 
  the terms of your request, dated 7 November 2018, and as clarified and confirmed on 27 
November 2018 and 6 December 2018; 
 
  the types of documents that are in the possession of the Department; 
 
  the content of the documents that fall within the scope of your request; 
 
  Sections 3, 11 and 11A of the FOI Act which give the Australian community a legally 
enforceable right to obtain access to information held by the Government of the 
Commonwealth. I also considered the following provisions of the FOI Act relevant to my 


decision:  
 
-  Section 11B   Public interest exemption – factors 
-  Section 47E  Public interest conditional exemptions--certain operations of agencies 
-  Section 47F  Public interest conditional exemptions--personal privacy 
 
  the guidelines issued by the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) under 
section 93A of the FOI Act (Guidelines). 
 
14. 
A full extract of all FOI Act provisions used to make my decision are provided in Schedule 2.  
 
Reasons for decision  
 
15. 
I have decided to grant access to 23 documents within the scope of your request, subject to the 
following exemptions in accordance with the FOI Act: 
 
Public interest conditional exemptions--certain operations of agencies (section 47E) 
 
16. 
Section 47E of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure would, or 
could reasonably be expected to, do any of the following: 
 
(a) 
prejudice the effectiveness of procedures or methods for the conduct of tests, 
examinations or audits by an agency; 
 
(b) 
prejudice the attainment of the objects of particular tests, examinations or audits 
conducted or to be conducted by an agency; 
 
(c) 
have a substantial adverse effect on the management or assessment of personnel by the 
Commonwealth, by Norfolk Island or by an agency; and 
                      
(d) 
have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the operations of 
an agency. 
 
17. 
I have decided that the parts of the document which is listed as exempt in accordance with this 
provision in Schedule 1 contain information that if released, could have a substantial adverse effect 
on the proper and efficient conduct of the operations of the Department (section 47E(d) of the FOI 
Act).  
 
18. 
I have redacted the internal positional mailboxes used by line areas within the Department and 
internal links to the Department’s Sharepoint and intranet as release of the exempt material would 
pose a security risk to the Department’s information and communications technology infrastructure.  
 


19. 
The Department holds a vast amount of sensitive personal information about its clients and trust is 
placed in the Department to ensure this information is handled appropriately. Disclosing internal 
positional mailboxes and internal links may expose the Department to criminal activity and 
information being inappropriately accessed. Disclosure of the exempt information allows malicious 
actors to collect enough information of the Department’s internal systems to craft a way around the 
security protocols. 
 
20. 
Release of the above information would have a substantial adverse effect on the proper and efficient 
conduct of the operations of the Department because the Department’s ICT Security section would 
have to focus on implementing additional security and take them away from conducting their other 
responsibilities. 
 
21. 
Because of the way the Department constructs the email addresses of individual officers, I have 
decided to redact the surnames of non-Senior Executive departmental staff within the document to 
give effect to this conditional exemption.  
 
22. 
The Department’s role is to provide support and information to veterans and their dependents, 
Australian Defence Force personnel and other categories of people. The services and support which 
the Department provides include pensions and compensation, health care, rehabilitation and 
counselling services, amongst other thingsIt is important that the Department is able to continue to 
provide these services and to carry out the other legislative functions and administrative and 
operational processes required of them. Certain processes and specific channels of communication 
have been implemented which enable clients and other relevant stakeholders to contact the 
Department in a way that ensures all Departmental resources are managed as efficiently as possible.  
 
23. 
Release of the surnames of those staff in the circumstances would adversely affect the Department 
as the established lines of communication could then be bypassed. It is reasonable to expect that this 
would disrupt and adversely affect the operations of the Department.  
 
24. 
Accordingly, I have decided that the parts of documents which are listed as exempt in accordance 
with this provision in Schedule 1, meet the criteria for conditional exemption. Where a document is 
assessed as conditionally exempt, access must be given subject to the public interest test in 
accordance with section 11A(5) of the FOI Act.  
 
Application of the public interest test: 
 
25. 
Section 11A(5) of the FOI Act provides that an agency must give the person access to the document if 
it is conditionally exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the document 
would, on balance, be contrary to the public interest.   
 
26. 
In order to assess whether release of the exempt material would be contrary to the public interest, I 
considered the following factor which favour disclosure: 
 


(a) 
disclosure would promote the objects of the FOI Act, including enhance the scrutiny of 
government decision making. 
 
27. 
I also considered the following factors which do not favour disclosure: 
                   
(a) 
disclosure would, or could reasonably be expected to, have a substantial adverse 
effect on the proper and efficient conduct of the operations of an agency; and 
 
(b) 
disclosure could reasonably be expected to harm the interests of an individual or 
group of individuals. 
 
28. 
I am satisfied that no irrelevant factor has been considered, as set out in section 11B(4) of the 
FOI Act.  
 
29. 
On balance, I consider the public interest factors against disclosure to be more persuasive than the 
public interest factors favouring disclosure. I am satisfied that the public interest is to withhold the 
exempt material.  
 
Public interest conditional exemptions--personal privacy (section 47F) 
 
30. 
Section 47F of the FOI Act provides that a document is conditionally exempt if its disclosure would 
involve the unreasonable disclosure of personal information about any person (including a deceased 
person).  
 
31. 
Section 4 of the FOI Act provides that personal information has the same meaning as in the 
Privacy Act 1988 (Privacy Act). Personal information is defined in section 6 of the Privacy Act as: 
 
..information or an opinion about an identified individual, or an individual who is reasonably 
identifiable: 
 
(a) 
whether the information or opinion is true or not; 
 
(b) 
whether the information or opinion is recorded in a material form or not.  
 
32. 
The elements of ‘personal information’ are: 
 
(a) 
it relates only to a natural person (not, for example, a company); 
 
(b) 
it says something about the individual; 
 
(c) 
 it may be in the form of an opinion, it may be true or untrue, and it may form part of a 
database; 
 


(d) 
the individual’s identity is known or is reasonably ascertainable using the information 
in the document. 
 
33. 
If information is personal information, it will be conditionally exempt if disclosure would be 
‘unreasonable’.  In considering whether disclosure would be unreasonable, section 47F(2) of the 
FOI Act requires me to take into account: 
 
(a) 
the extent to which the information is well known; 
 
(b) 
whether the person to whom the information relates is known to be (or to have been) 
associated with the matters dealt with in the document; 
 
(c) 
the availability of the information from publicly accessible sources; and 
 
(d) 
any other matter I consider relevant. 
 
34. 
Further, the Guidelines state (at 6.127): 
 
The personal privacy exemption is designed to prevent the unreasonable invasion of third 
parties’ privacy. The test of ‘unreasonableness’ implies a need to balance the public interest 
in disclosure of government-held information and the private interest in the privacy of 
individuals. 
 
35. 
 The term ‘personal information’ is defined in section 4(1) of the FOI Act (by way of reference to 
section 6(1) of the Privacy Act 1988), as follows: 
 
personal information means information or an opinion about an identified individual, or an 
individual who is reasonably identifiable: 
 
(a) whether the information or opinion is true or not; and 
 
(b) whether the information or opinion is recorded in a material form or not. 
 
36. 
I have applied section 47F to material that contains the names of third parties and their personal 
information as outlined in Schedule 1
 
37. 
Accordingly, I have decided that the parts of documents X meet the criteria for conditional 
exemption. Where a document is assessed as conditionally exempt, access must be given subject to 
the public interest test in accordance with section 11A(5) of the FOI Act.  
 
Application of the public interest test: 
 


38. 
Section 11A(5) provides that an agency must give the person access to the document if it is 
conditionally exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the document 
would, on balance, be contrary to the public interest.   
 
39. 
In order to assess whether release of the exempt material would be contrary to the public interest, I 
considered the following factor which favour disclosure: 
 
(a) 
disclosure would promote the objects of the FOI Act. 
 
40. 
I also considered the following factors which do not favour disclosure: 
 
(a) 
disclosure could reasonably be expected to prejudice the protection of an individual’s 
right to privacy; and 

(b)  
disclosure could reasonably be expected to harm the interests of an individual or 
group of individuals. 
 
41. 
I am satisfied that no irrelevant factor has been considered, as set out in section 11B(4) of the FOI 
Act.  
 
42. 
On balance, I consider the public interest factors against disclosure to be more persuasive than the 
public interest factors favouring disclosure. I am satisfied that the public interest is to withhold the 
exempt material.  
 
Access to documents 
 
43. 
The documents released to you in accordance with the FOI Act are enclosed. 
 
Information Publication Scheme 
 
44.  The Information Publication Scheme requires the Department to publish information released in 
response to individual requests made under the FOI Act, except in specified circumstances. I am of 
the view that details of your request should be made available on the Department’s disclosure log. 
As such details of your request will be published by the Department on its disclosure log, which can 
be accessed at http://www.dva.gov.au/about-dva/freedom-information/foi-disclosure-log  
 
Your rights of review 
 
45. 
If you are dissatisfied with my decision, you may apply for internal review or request the OAIC review 
my decision. We encourage you to seek internal review as a first step as it may provide a more rapid 
resolution of your concerns.  
 
Internal review 
 


46. 
Under section 54 of the FOI Act, you may apply in writing to the Department for an internal review of 
my decision. The internal review application must be made within 30 days of the date of this letter. 
Where possible please attach reasons why you believe review of the decision is necessary. The 
internal review will be carried out by another officer within 30 days. 
 
47. 
You can make your application for internal review in one of the following ways: 
 
Post: Legal Services & Assurance Branch, Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Canberra ACT 2601 
Facsimile: (02) 6289 6337 
Email: [email address]  
 
OAIC review  
 
48. 
Under section 54L of the FOI Act, you may apply to the OAIC to review my decision. An application 
for review by OAIC must be made in writing within 60 days of the date of this letter, and be lodged in 
one of the following ways: 
 
Online: www.oaic.gov.au   
Post: Office of the Australian Information Commissioner 
GPO Box 5218, Sydney NSW 2001 
Facsimile: (02) 9284 9666 
Email: [email address]  
In person:  Level 3, 175 Pitt Street, Sydney NSW 2000 
 
49.  More information about your review rights under the FOI Act is available in Fact Sheet 12 published 
by the OAIC: http://oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-resources/freedom-of-information-fact-
sheets/foi-factsheet-12-your-review-rights  
 
Contact us 
 
50. 
If you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the Information Law Section 
using the following details: 
 
Post: Legal Services & Assurance branch, Department of Veterans’ Affairs 
GPO Box 9998, Canberra ACT 2601 
Facsimile: (02) 6289 6337 
Email: [email address] 
 
Yours sincerely 
 
 
Julie (Position Number 62212962) 
Legal Officer 
10 

Information Law Section | Legal Services & Assurance Branch 
Legal Assurance and Governance Division 
 
14 December 2018
11 


 
FOI 
Schedule 1 
 
 
Schedule of documents  
 
Applicant: 
 
 
Julie 
 
Decision date:   

 
14 December 2018 
 
FOI reference number:   
FOI 25436 
 
Document  Date of document  Document description 
Page 
Decision 
Exemption provision 
reference 
number 

  Undated 
Document Titling Protocol for Policy & Administration Correspondence 
1-6 
Release in full 
 

  January 2018 
TRIM/Content Manager 9 (CM9) Document Titling Principles 
7-8 
Release in part  Section 47E 

  22/03/2016 
Digital Transition Rehabilitation & Compensation “How To’s” for HP TRIM 
9-23 
Release in part  Section 47E 

  March 2016 
Department of Veterans’ Affairs Records Management Policy 
24-48 
Release in part  Section 47E 

  Undated 
Processing Digitised Mail in CM9  
49-73 
Release in part  Section 47E 

  25/10/2018 
Processing Digitised Mail in CM9 for Mail Coordinators – Training Manual 
74-112 
Release in part  Section 47E, section 47F 

  October 2017 
Help sheet No. 01  
113 
Release in full 
 

  October 2017 
Help sheet No. 02 
114-115 
Release in part  Section 47E 

  October 2017 
Help sheet No. 03 
116-118 
Release in part  Section 47E 
10    October 2017 
Help sheet No. 04 
119-120 
Release in full 
 
11    October 2017 
Help sheet No. 05 
121-122 
Release in part  Section 47E 
12    October 2017 
Help sheet No. 06 
123-125 
Release in part  Section 47E 
13    October 2017 
Help sheet No. B07 
126-127 
Release in full 
 
14    October 2017 
Help sheet No. B08 
128-130 
Release in full 
 
15    October 2017 
Help sheet No. 09 
131-133 
Release in full 
 
16    October 2017 
Help sheet No. 10 
134-136 
Release in part  Section 47F 
17    October 2017 
Help sheet No. 11 
137-138 
Release in full 
 
18    October 2017 
Help sheet No. 12 
139-141 
Release in full 
 
12 

19    October 2017 
Help sheet No. 13 
142-143 
Release in part  Section 47F 
20    October 2017 
Help sheet No. 14 
144-146 
Release in full 
 
21    October 2017 
Help sheet No. 15 
147-148 
Release in full 
 
22    October 2017 
Help sheet No. 15B 
149-152 
Release in full 
 
23    October 2017 
Help sheet No. 15C 
153-154 
Release in full 
 
24    October 2017 
Help sheet No. 16 
155-157 
Release in part  Section 47E 
25    October 2017 
Help sheet No. 17 
158-159 
Release in full 
 
26    October 2017 
Help sheet No. 18 
160 
Release in full 
 
27    October 2017 
Help sheet No. 19 
161 
Release in part  Section 47F 
28    October 2017 
Help sheet No. 20 
162-163 
Release in part  Section 47F 
29    October 2017 
Help sheet No. 21 
164 
Release in part  Section 47F 
30    October 2017 
Help sheet No. 22 
165-166 
Release in full 
 
31    October 2017 
Help sheet No. 23 
167-168 
Release in part  Section 47F 
32    October 2017 
Help sheet No. B24 
169-170 
Release in part  Section 47E 
33    October 2017 
Help sheet No. B25 
171-173 
Release in part  Section 47F 
34    October 2017 
Help sheet No. B26 
174-175 
Release in part  Section 47F 
35    October 2017 
Help sheet 
176-177 
Release in part  Section 47F 
36    October 2017 
Help sheet No. 00 
178-180 
Release in part  Section 47E 
37    August 2018 
RIM Article No. 04 
181-183 
Release in full 
 
38    August 2018 
RIM Article No. 05 
184-185 
Release in full 
 
39    August 2018 
RIM Article No. 01 
186 
Release in part  Section 47F 
40    August 2018 
RIM Article No. 02 
187-188 
Release in part  Section 47F 
41    August 2018 
RIM Article No. 03 
189-190 
Release in full 
 
42    23/10/2017 
Use of DVA Electronic Facilities Policy 
191-200 
Release in full 
 
13 


 
FOI 
Schedule 2 
 
 
Schedule of relevant provisions in the FOI Act  
3   
Objects—general 
(1) 
The objects of this Act are to give the Australian community access to information held by 
the Government of the Commonwealth or the Government of Norfolk Island, by: 
 
 
(a) 
requiring agencies to publish the information; and 
 
 
(b) 
providing for a right of access to documents. 
(2) 
The Parliament intends, by these objects, to promote Australia’s representative democracy 
by contributing towards the following: 
(a) 
increasing public participation in Government processes, with a view to promoting 
better informed decision-making; 
(b) 
increasing scrutiny, discussion, comment and review of the Government’s 
activities. 
(3) 
The Parliament also intends, by these objects, to increase recognition that information held 
by the Government is to be managed for public purposes, and is a national resource. 
(4) 
The Parliament also intends that functions and powers given by this Act are to be 
performed and exercised, as far as possible, to facilitate and promote public access to 
information, promptly and at the lowest reasonable cost. 
  
11   
Right of access 
(1) 
Subject to this Act, every person has a legally enforceable right to obtain access in 
accordance with this Act to: 
 
 
(a) 
a document of an agency, other than an exempt document; or 
 
 
(b) 
an official document of a Minister, other than an exempt document. 
 
(2) 
Subject to this Act, a person’s right of access is not affected by: 
 
 
(a) 
any reasons the person gives for seeking access; or 
(b) 
the agency’s or Minister’s belief as to what are his or her reasons for seeking 
access. 
  
11A    Access to documents on request 
Scope 
 
(1) 
This section applies if: 
(a) 
a request is made by a person, in accordance with subsection 15(2), to an agency or 
Minister for access to: 
 
 
 
(i) 
a document of the agency; or 
 
 
 
(ii) 
an official document of the Minister; and 
(b) 
any charge that, under the regulations, is required to be paid before access is given 
has been paid. 
 
(2) 
This section applies subject to this Act. 
Note: 
Other provisions of this Act are relevant to decisions about access to documents, for example the following: 
(a) 
section 12 (documents otherwise available); 
(b) 
section 13 (documents in national institutions); 
(c) 
section 15A (personnel records); 
(d)  
section 22 (access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted). 
  
14 

Mandatory access—general rule 
(3) 
The agency or Minister must give the person access to the document in accordance with 
this Act, subject to this section. 
Exemptions and conditional exemptions 
(4) 
The agency or Minister is not required by this Act to give the person access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is an exempt document. 
Note: 
Access may be given to an exempt document apart from under this Act, whether or not in response to a request 
(see section 3A (objects—information or documents otherwise accessible)). 
 (5) 
The agency or Minister must give the person access to the document if it is conditionally 
exempt at a particular time unless (in the circumstances) access to the document at that 
time would, on balance, be contrary to the public interest. 
Note 1:  Division 3 of Part IV provides for when a document is conditionally exempt. 
Note 2:  A conditionally exempt document is an exempt document if access to the document would, on balance, be 
contrary to the public interest (see section 31B (exempt documents for the purposes of Part IV)). 
Note 3:  Section 11B deals with when it is contrary to the public interest to give a person access to the document. 
 (6) 
Despite subsection (5), the agency or Minister is not required to give access to the 
document at a particular time if, at that time, the document is both: 
 
 
(a) 
a conditionally exempt document; and 
 
 
(b) 
an exempt document: 
 
 
 
(i) 
under Division 2 of Part IV (exemptions); or 
(ii) 
within the meaning of paragraph (b) or (c) of the definition of exempt 
document in subsection 4(1). 
  
22   
Access to edited copies with exempt or irrelevant matter deleted 
Scope 
 
(1) 
This section applies if: 
 
 
(a) 
an agency or Minister decides: 
 
 
 
(i) 
to refuse to give access to an exempt document; or 
(ii) 
that to give access to a document would disclose information that would 
reasonably be regarded as irrelevant to the request for access; and 
(b) 
it is possible for the agency or Minister to prepare a copy (an edited copy) of the 
document, modified by deletions, ensuring that: 
(i) 
access to the edited copy would be required to be given under section 11A 
(access to documents on request); and 
(ii) 
the edited copy would not disclose any information that would reasonably 
be regarded as irrelevant to the request; and 
(c) 
it is reasonably practicable for the agency or Minister to prepare the edited copy, 
having regard to: 
 
 
 
(i) 
the nature and extent of the modification; and 
 
 
 
(ii) 
the resources available to modify the document; and 
(d) 
it is not apparent (from the request or from consultation with the applicant) that 
the applicant would decline access to the edited copy. 
Access to edited copy 
 
(2) 
The agency or Minister must: 
 
 
(a) 
prepare the edited copy as mentioned in paragraph (1)(b); and 
 
 
(b) 
give the applicant access to the edited copy. 
Notice to applicant 
 
(3) 
The agency or Minister must give the applicant notice in writing: 
15 

 
 
(a) 
that the edited copy has been prepared; and 
 
 
(b) 
of the grounds for the deletions; and 
(c) 
if any matter deleted is exempt matter—that the matter deleted is exempt matter 
because of a specified provision of this Act. 
(4) 
Section 26 (reasons for decision) does not apply to the decision to refuse access to the 
whole document unless the applicant requests the agency or Minister to give the applicant 
a notice in writing in accordance with that section. 
  
23   
Decisions to be made by authorised persons 
(1) 
Subject to subsection (2), a decision in respect of a request made to an agency may be 
made, on behalf of the agency, by the responsible Minister or the principal officer of the 
agency or, subject to the regulations, by an officer of the agency acting within the scope of 
authority exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the 
responsible Minister or the principal officer of the agency. 
(2) 
A decision in respect of a request made to a court, or made to a tribunal, authority or body 
that is specified in Schedule 1, may be made on behalf of that court, tribunal, authority or 
body by the principal officer of that court, tribunal, authority or body or, subject to the 
regulations, by an officer of that court, tribunal, authority or body acting within the scope 
of authority exercisable by him or her in accordance with arrangements approved by the 
principal officer of that court, tribunal, authority or body.  
  
Public interest conditional exemptions 
  
 47E  
Public interest conditional exemptions—certain operations of agencies 
A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would, or could reasonably be 
expected to, do any of the following: 
(a)  
prejudice the effectiveness of procedures or methods for the conduct of tests, 
examinations or audits by an agency; 
(b)  
prejudice the attainment of the objects of particular tests, examinations or audits 
conducted or to be conducted by an agency; 
(c)  
have a substantial adverse effect on the management or assessment of personnel 
by the Commonwealth, by Norfolk Island or by an agency; 
(d)  
have a substantial adverse effect on the proper and efficient conduct of the 
operations of an agency. 
Note: Access must generally be given to a conditionally exempt document unless it would be contrary to the public 
interest (see section 11A). 
  
47F  
Public interest conditional exemptions—personal privacy 
General rule 
(1)  
A document is conditionally exempt if its disclosure under this Act would involve the 
unreasonable disclosure of personal information about any person (including a deceased 
person). 
(2)  
In determining whether the disclosure of the document would involve the unreasonable 
disclosure of personal information, an agency or Minister must have regard to the following 
matters: 
 
 
(a)  
the extent to which the information is well known; 
(b)  
whether the person to whom the information relates is known to be (or to have 
been) associated with the matters dealt with in the document; 
 
 
(c)  
the availability of the information from publicly accessible sources; 
 
 
(d)  
any other matters that the agency or Minister considers relevant. 
(3)  
Subject to subsection (5), subsection (1) does not have effect in relation to a request by a 
person for access to a document by reason only of the inclusion in the document of matter 
relating to that person.  
16 

Access given to qualified person instead 
 
(4)  
Subsection (5) applies if: 
(a)  
a request is made to an agency or Minister for access to a document of the agency, 
or an official document of the Minister, that contains information concerning the 
applicant, being information that was provided by a qualified person acting in his or 
her capacity as a qualified person; and  
(b)  
it appears to the principal officer of the agency or to the Minister (as the case may 
be) that the disclosure of the information to the applicant might be detrimental to 
the applicant’s physical or mental health, or well-being.  
(5)  
The principal officer or Minister may, if access to the document would otherwise be given 
to the applicant, direct that access to the document, so far as it contains that information, 
is not to be given to the applicant but is to be given instead to a qualified person who: 
(a)  
carries on the same occupation, of a kind mentioned in the definition of qualified 
person in subsection (7), as the first-mentioned qualified person; and 
 
 
(b)  
is to be nominated by the applicant. 
(6)  
The powers and functions of the principal officer of an agency under this section may be 
exercised by an officer of the agency acting within his or her scope of authority in 
accordance with arrangements referred to in section 23. 
 
(7)  
In this section: 
qualified person means a person who carries on, and is entitled to carry on, an occupation 
that involves the provision of care for the physical or mental health of people or for their 
well-being, and, without limiting the generality of the foregoing, includes any of the 
following: 
 
 
(a)  
a medical practitioner; 
 
 
(b)  
a psychiatrist; 
 
 
(c)  
a psychologist; 
 
 
(d)  
a counsellor; 
 
 
(e)  
a social worker. 
Note: Access must generally be given to a conditionally exempt document unless it would be contrary to the public 
interest (see section 11A). 
  
17