This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request '2013/00003286 On-line access to data/information systems to authorised AFP persons'.



 
Our reference: RQ14/00811 
 
 
Ms Sophie Brunetti 
Information Access 
Australian Federal Police 
By email 
 
Dear Ms Brunetti 
Extension of time request under s 15AC 
Thank you for your correspondence of 22 April 2014, in which you requested further 
time for Australian Federal Police (AFP) to process Mr Henare Degan’s request of 
29 December 2013 under the Freedom of Information Act 1982 (Cth) (the FOI Act).  
Mr Degan’s request has been deemed as refused as a decision has not been made 
by AFP within the statutory timeframe. You have therefore sought further time to 
finalise processing of the request.  
You advise that AFP already extended the 30 day decision period, by a further 
period of 30 days, to allow for consultation in accordance with s 15(6) of the FOI Act. 
You advise that AFP obtained agreement under s 15AA of the FOI Act for an 
extension of time of 15 days from the applicant. 
You requested a further 90 days to finalise the request. This would be an extension 
to 9 June 2014. 
Contact with Applicant  
Given the length of time requested, prior to making a decision I contacted Mr Degan 
to seek his view on the AFP’s extension request. On 26 April 2014, Mr Degan 
communicated his objection to the extension. I have taken this response into 
account in making my decision. 
Decision 
As a delegate of the Information Commissioner, I am authorised to make decisions 
on requests for extensions of time under s 15AC of the FOI Act. 
I have decided to grant AFP further time under s 15AC(5) of the FOI Act to close of 
business 23 May 2014
. In coming to this decision I have considered the following: 
 
the AFP states that the request is complex, as it involves approximately 150 
pages of correspondence and requires third party consultations 
 
 
 
 
 
Enquiries 1300 363 992 • xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx • TTY 1800 620 241 • www.oaic.gov.au 
ABN 85 249 230 937 

 
 
the AFP states that it is necessary to consult with the other party to the 
relevant memorandum of understanding. There have been significant delays 
in receiving a response to requests for consultation from this third party, 
which have not been caused by the AFP 
 
the AFP has received a significant increase in FOI applications over the past 
several months, whilst also experiencing staff shortages and absences, 
resulting in team members’ caseloads doubling. The team member originally 
responsible for this matter has left the team causing further delays 
In light of these circumstances I have decided that an extension should be granted 
to allow for a well-reasoned and better managed decision to be made. 
 
However, I do not believe that the 90 days requested by the AFP is required. The 
most significant contributor to the delay to date appears to be the non-response 
from the other MOU party to the AFP’s request for consultation. I have decided to 
provide an additional month from the date of the extension request, on the basis 
that this should be sufficient time for the AFP to finalise the request without the 
benefit of a response from the other MOU party. If the MOU party does not respond 
to the AFP’s request for its views within a reasonable time, the AFP is obliged to 
make a decision without taking those views into account. It appears that the AFP has 
given that party sufficient time and should now proceed to prepare a decision 
without the benefit of the other party’s input. 
 
Therefore I have decide to provide a lesser extension to close of business 23 May 
2014

 
An extension under s 15AC of the FOI Act will mean that the deemed refusal is taken 
never to have applied if AFP makes a decision and takes all reasonable steps to 
provide it to the applicant by the extended date. Such an extension can only be 
granted once and cannot be extended by a variation. Please note that an extension 
under s 15AC of the FOI Act does not allow charges to be reimposed. 
 
A copy of this decision will be provided to the FOI applicant. 
Yours sincerely 
 
 
Annan Boag 
Assistant Director, FOI Dispute Resolution 
Office of the Australian Information Commissioner 
 
28 April 2014