This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Number of protection claims before or at immigration clearance'.

27 May 2019 
Ms Regina Jeffries 
In reply please quote: 
FOI Request: 
FA 18/11/01551 
File Number: 
Dear Ms Jeffries 
Decision on Internal Review – Freedom of Information Act 1982  
I refer to your correspondence dated 8 February 2019 in which you request that the 
Department of Home Affairs (the Department) review its decision on access to documents 
dated 6 February 2019 under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
This letter is to advise you of the Department’s decision on the internal review. 

Scope of Original Request 
The scope of your original request for access to documents under the FOI Act, dated 
28 November 2018 was as follows: 
1. The number of individuals who have made protection claims before, or at, 
immigration clearance at airports since 2008, broken down by fiscal year. 
2. The number of those individuals granted protection visas since 2008, broken 
down by fiscal year. 
Please include the individual's country of origin and airport where the claim was 

Original Decision on Access 
On 6 February 2019, the  Department made its original decision on your access 
request.  The Department conducted reasonable searches and found no documents 
that fell within the scope of your original request. As such, a decision was made under 
section 24A of the Act to refuse access to the documents sought. 
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
PO Box 25 Belconnen ACT 2616 • Telephone: 02 6264 1111 • Fax: 02 6225 6970 • 

Request for Internal Review 
On 8 February 2019, you requested the Department  to review its decision dated 
6 February 2019 and submitted the following.  
First, the FOI requested information about the number of individuals who have made 
protection claims before, or at, immigration clearance, not the number of individuals 
who have "lodged" a protection claim. An individual may raise a protection claim at or 
before immigration clearance yet be denied the opportunity to lodge that claim. The 
Department of Home Affairs' Protection Visa Processing Guidelines, Annexure 2 
requires an interview by an Immigration Inspector or Departmental officer where either 
"an unlawful non-citizen is detected at an airport or seaport" or "a person has their 
visa cancelled in immigration clearance." In those cases, "if the person raises 
protection related claims" (emphasis added), the interviewing officer must interview 
the person for a second time and explore the protection claims. If the person makes 
a prima facie protection claim, the person is "screened in to the PV process and 
permitted to enter Australia" to lodge the protection claim. The Department has thus 
misapprehended the FOI request and provided an incorrect basis for refusal. 
Second, after 2014, a person requesting asylum protection before being "immigration 
cleared" can no longer lodge a permanent protection visa and may only request a 3-
year TPV or 5-year SHEV. Migration Regulations, Schedule 1, Part 4, Items 1401, 
1403, and 1404; Migration and Maritime Powers Legislation Amendment (Resolving 
the Asylum Legacy Caseload) Bill 2014, Explanatory Memorandum, p. 8.  

Therefore, the location of the applicant in Australia at the time that the protection 
request is made in relation to the migration zone is highly relevant to the 
assessment of the applicant's asylum claim -- the location of the individual not only 
dictates the type of protection claim that may be lodged, their location at the time the 
protection request is made may determine whether a claim may be lodged at all. 
The Department's basis for refusal is thus in error. 
Review of the Department's decision is necessary to redress the errors made by the 
Authorised Decision Maker and conduct a thorough and proper search for the 
relevant information. 

Authority to Make Decision 
I  am authorised under section 23 the  FOI Act to make decisions on FOI requests, 
including internal reviews. 

Internal Review Decision 
I have decided to affirm the original decision of the Department dated 6 February 2019 
(“the original decision”). 

Relevant material  
In reaching my decision I referred to the following: 
•  The terms of your original request 
•  the submission made by you in support of your request for internal review 
•  the documents relevant to the request 
•  advice from Departmental officers with responsibility for matters relating to the 
documents to which you sought access 
•  the FOI Act; and 
•  Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under 
section 93A of the FOI Act (the FOI Guidelines). 

Reasons for Internal Review Decision 
I have considered the submissions made by you in relation to your reasons for 
requesting an Internal Review and have consequently liaised with the relevant areas 
of the Department to conduct additional searches for information that may have been 
recorded for persons raising protection claims at Australian borders. 
The Department does not hold an existing discrete written document that contains the 
information that you are seeking to access. 
I have considered whether the Department can extract the data you have requested 
access to in accordance with section 17(1) of the FOI Act. The obligation for retrieving 
or collating information stored in a computer system arises if: 
•  the agency could produce a written document containing the information using 
a computer or other equipment that is ordinarily available to the agency for 
retrieving or collating stored information, and  
•  producing a written document would not substantially and unreasonably divert 
the resources of the agency from its other operations (s17(2)) 
I note you  have stated that "if the person raises protection related claims…  the 
interviewing officer must interview the person for a second time and explore the 
protection claims“. 

Having regard to your statement above and your Internal Review submission, I sought 
confirmation on the procedure relating to persons raising protection claims at  the 
Australian Borders, and have determined that the  procedure  directs that a referral 
must  be recorded for each traveller who seeks to engage Australia’s protection 
Further, I have confirmed that referrals for persons seeking to engage  Australia’s 
protection claims are in fact recorded in the relevant system under one of two separate 
codes.  One of these codes is  specific to Refugee Claims,  the other is for Manual 
Referrals/Reason Unknown.  A very low number  of referrals have been recorded 
under the code for Refugee Claims and as there is no distinct way of determining 
which of the Manual referrals may have related to protection claims, the total number 
of persons raising protection claims at Australia’s borders remains undetermined. 
As such, having regard to your request and the types of documents that may fall within 
the scope of your request I am satisfied that all reasonable steps have been taken to 
locate any document relevant to your request. 

Section 24A of the FOI Act provides that the Department may refuse a request for 
access to a document if all reasonable steps have been taken to find the document 
and the Department is satisfied that the document does not exist. 
I am satisfied that the Department has undertaken reasonable searches in relation to 
your request and that no documents were in the possession of the Department on 8 
February 2019 when your FOI request for internal review was received. As such I am 
refusing access to the documents requested by you based on the application of 
section 24A of the FOI Act. 

A copy of the FOI Act is available at  If you are unable to access 
the legislation through this website, please contact our office for a copy. 

Your Review Rights 
Review by the Office of the Australian Information Commissioner 
You may apply directly to the Office of the Australian Information Commissioner 
(OAIC) for a review of this decision.  You must apply in writing within 60 days of this 
notice.  For further information about review rights and how to submit a request for a 
review to the OAIC, please see Fact Sheet 12 "Freedom of information – Your review 
rights", available online at

Making a Complaint 
You may complain to the Australian Information Commissioner about action taken by 
the Department in relation to your request. 
Your enquiries to the Australian Information Commissioner can be directed to: 
Phone 1300 363 992 (local call charge) 
There is no particular form required to make a complaint to the Australian Information 
Commissioner. The request should be in writing and should set out the grounds on 
which it is considered that the action taken in relation to the request should be 
investigated and identify the Department of Home Affairs as the relevant agency. 

Should you wish to discuss my decision, please do not hesitate to contact via email 
Slava Graskoski 
Authorised Decision Maker 
Department of Home Affairs