This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Documents in relation to the privacy breach'.


 
4 January 2019 
 
JS 
RightToKnow 
By email:  [FOI #5174 email] 
 
Dear JS, 
Application under the Freedom of Information Act 1982 
Notice of Decision – Ref: R2018/340 
I  refer  to  your  email to  the  Registered  Organisations  Commission  (ROC)  dated  21  December 
2018  seeking  access  to  documents  under  the  Freedom  of  Information  Act  1982  (FOI  Act), 
specifical y: 
Under  FOI  I  seek  access  to  a  copy  of  the  documents  released  on  27  Nov  2018 
(ROC2018/267) and as reflected in the disclosed [sic] log as:   Documents in relation to 
the privacy breach referred to on page 45 of the Fair Work Ombudsman and Registered 
Organisations Commission Entity Annual Report 2017-18, the decision-making process 
that  led  to  the  reporting  of  that  breach  to  the  Office  of  the  Australian  Commissioner 
(OAIC) and strategies, proposals or steps taken to avoid such breaches in the future. 
Decision  
I  am  authorised  by  the  Registered  Organisations  Commissioner  (the  Commissioner),  under 
section 23 of the FOI Act, to make decisions on requests for access to documents. 
In  making  my  decision,  I  took  into  account  your  request  for  documents,  the  FOI  Act  and  the 
Australian Information Commissioner’s Guidelines. In accordance with section 26 of the FOI Act, 
this is my Statement of Reasons.   
I  have  determined  that  access  to  certain  documents  meeting  the  description  in  your  FOI 
application may be provided to you in accordance with section 11A of the FOI Act. 
I notify you, consistent with section 22(3) of the FOI Act, that access to documents is subject to 
personal information being redacted. 
A description of the documents to which access is granted appears below. 
An agency may refuse a request for access to a document under subsection 24A(1) of the FOI 
Act if: 
(a)  al  reasonable steps have been taken to find the document; and  
(b)  the agency is satisfied that the document: 
i. 
is in the agency’s possession but cannot be found; or 
i . 
does not exist. 
 
GPO Box 2983, Melbourne VIC 3001   
Telephone:  1300 341 665  |  Email: [ROC request email] 
Website: www.roc.gov.au 

 
Reasons for decision 
The material facts upon which the decision is based are as fol ows: 
1.  The ROC previously received a freedom of information request (R2018/267). 
2.  On 27 November 2018, a decision on that FOI request was issued, which resulted in the 
release of documents in redacted form. 
3.  The matter was then added to the ROC’s Disclosure Log, which is located on the ROC 
website  at  https://www.roc.gov.au/website-information/using-this-website/freedom-of-
information. 
4.  The  information  sought  in  your  FOI  request  is  the  information  previously  released  in 
response to FOI request R2018/267. 
Documents provided 
Information in the form of identifying contact details, and opinions, beliefs or views ascribed to 
those identified individuals may be conditional y exempt pursuant to section 47F of the FOI Act. 
Consistent  with  the  release  of  documents  in  response  to  FOI  application  R2018/267,  I  have 
determined that it is possible, pursuant to section 22 of the FOI Act, to facilitate the release of 
documents by providing a redacted copy of documents, which de-identifies personal information, 
including that of individual staff members. As indicated above, the documents when previously 
released were redacted. 
The documents provided in response to your FOI request, being the documents that were also 
released in FOI matter R2018/267, are as fol ows: 
1.  Handwritten file note dated 11 May 2018 re: data breach 
2.  Data Breach Notification Form dated 11 May 2018 
3.  Email apology dated 14 May 2018 to discloser 
4.  Email apology dated 14 May 2018 to recipient of incorrectly addressed email (includes 
earlier emails within email chain) 
5.  Email  chain  comprising  emails  between  OAIC  and  ROC  dated  25  May  2018  (includes 
earlier emails within email chain) 
6.  Email chain comprising emails between OAIC and ROC dated 5 June 2018 
Documents not provided 
Where  a  document  exists  but  is  also  encapsulated  within  a  document  provided  to  you  (for 
example, each separate email in an email chain), taking a common sense approach, the email 
chain has been released rather than a separate document for each individual email within the 
chain. 
Based on my enquiries, I am satisfied that further documents beyond those provided to you – 
other than the separate individual emails within each email chain provided to you – do not exist. 
Review Rights 
I have attached a document setting out your rights of review in relation to this decision. 
 
Page 2 of 3 
 


 
If you have any queries, please feel free to contact me either by telephone on (02) 8293 4665 
(direct line) or by email to bil .[email address]. 
Yours sincerely 
 
Bill Steenson 
Principal Lawyer 
Authorised Officer pursuant to section 23 of the FOI Act 
 
Page 3 of 3