This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'International Treaty Obligations Assessment (ITOA)'.


 
 
 
18 February 2019 
Nishadh Rego  
BY EMAIL:  [FOI #5237 email]  
In reply please quote: 
FOI Request: 
FA 19/02/00923 
File Number: 
OBJ2019/7400    
Dear Nishadh 
I refer to your email dated 31 January 2019, in which you request access to documents held by 
the Department of Home Affairs (the Department) under the Freedom of Information Act 1982 
(the FOI Act). 
I am writing to tell you that I intend to refuse your request on the basis that a practical refusal 
reason exists. However, before I make a final decision to do this, you have an opportunity to 
revise your request to remove the practical refusal reason. This is called a ‘request consultation 
process
’. You have 14 days to respond to this notice in one of the ways set out below. 
Scope of Request 
You have requested access to the following: 
 
Any departmental guidelines, directives, briefing papers, decision records, email 
correspondence, or other forms of internal communication which include reference to or 
pertain to the International Treaty Obligations Assessment (ITOA).   

Power to refuse request  
Section 24 of the FOI Act provides that if the Department is satisfied that a practical refusal reason 
exists in relation to a request, the Department must undertake a consultation process with you, 
and if, after that consultation process, the Department remains satisfied that the practical refusal 
reason still exists, the Department may refuse to give you access to the documents subject to the 
request. 
 
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
PO Box 25 Belconnen ACT 2616 • Telephone: 02 6264 1111 • Fax: 02 6225 6970 • www.homeaffairs.gov.au 
 
 

Practical refusal 
practical refusal reason exists if either (or both) of the following applies: 
(a) 
the work involved in the processing of the request would substantially and 
unreasonably divert the resources of the Department from its other operations  
(b) 
the request does not satisfy the requirement in section 15(2)(b) of the FOI Act, 
which requires you to provide such information concerning the document you are 
seeking access to, to enable the Department to be able to identify it. 
Reasons for practical refusal 
Your request does not seek access to a specific existing document and therefore does not satisfy 
the requirements of section 15(2)(b) of the FOI Act. 
A request for “all” or “any” documents held by the Department concerning a particular subject will 
likely attract refusal under section 24AA of the FOI Act because it would not be possible for the 
decision maker to certify that he or she has located every copy of every single document in the 
Department’s possession, which falls within the scope of the request, without conducting a search 
of every hard copy file and all individuals electronic communication records in the agency.  
The Department would be required to divert significant resources from its current operations in 
order to identify, locate and collate any documents held within the agency that would be captured 
by your request. This diversion would  result in a significant drain on the resources of the area 
within the agency that would be required to process this request. To process the request would 
require a complete diversion from that area’s ability to carry out their normal functions and 
activities.  
In the circumstances, at the present time, I do not consider it would be possible for the decision 
maker to certify that he or she has located every copy of every single document in the 
Department’s possession, which falls within the scope of your request as it currently stands, 
without conducting a search of every hard copy file and all individuals' electronic communication 
records across the Service.  
Request Consultation Process 
To enable the Department to consider your request for access under the FOI Act, the agency will 
require sufficient information concerning the specific existing document(s) you are seeking access 
to, so as to enable the agency to identify the document(s).  
If you wish to revise your request to specify the document(s) you are seeking access to, the 
agency may be able to process your request and consider whether it holds any relevant 
documents. 
You now have an opportunity to revise your request to enable it to proceed. 

Under section 24AB of the FOI Act, you have 14 days to respond to this notice in writing and 
advise me whether: 
•  you wish to make a revised request; 
•  indicate that you do not wish to revise your request; or 
•  withdraw your request.  
If you do not do one of the three things listed above during the consultation period (14 days) or 
you do not consult the contact person listed below during this period, your request will be taken 
to have been withdrawn in accordance with section 24AB(7) of the FOI Act. 
Factors for consideration 
The Department publishes a large number of policy documents on LEGENDcom. Details on how 
to obtain access to LEGENDcom can be located here. You may wish to consider,  in the first 
instance, what information you are able to locate using that resource. I note that documents which 
are made publicly available as reference material are not documents for the purposes of section 
4 of the FOI Act. 
You may also wish to consider limiting the scope of your request to a narrow range of documents. 
At the present time, your request captures all decisions and correspondence on all files relating 
to individuals where an International Treaty Obligations Assessment (ITOA) may have been 
considered. This generates a number of issues for the Department. Firstly, the Department is 
unable to identify which individual files may have reference to an ITOA, and it would have to 
search every single individual’s file that might possibly relate. This has the potential to capture a 
very large number of files that will need to be assessed for relevance. Secondly, any files that are 
identified as being relevant would contain the personal information of private individuals for which 
you do not appear to hold authority to act. The Department is committed to complying with its 
obligations under the Privacy Act 1988, and very careful assessment would need to be made of 
any such information, and regard had to section 47F of the FOI Act, prior to any decision on 
access being finalised. 
Finally, we note that you have not provided a timeframe around your request, and ultimately, your 
request potentially captures documents across a very broad timeframe. 
Noting the above, you may wish to consider: 
•  limiting the scope of your request to documents for a particular timeframe 
•  limiting the scope of your request to documents which are not already available for 
reference purposes on LEGEND.com. 
•  limiting the scope of your request to specific documents, such as briefs to Departmental 
SES officers and/or Ministers regarding non-personal matters concerning the International 
Treaty Obligations Assessment (ITOA). 


Contact 
Should you wish to revise your request or have any questions in relation to this process, please 
do not hesitate to contact us at [DIBP request email].  
 
Alison Smith 
Assistant Director | Freedom of Information Section 
FOI and Records Management Branch 
Productivity and Compliance Division | Corporate and Enabling Group 
Department of Home Affairs 
 

Document Outline