This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Priorities in relation to Australia’s offshore humanitarian program'.


 
 
 
26 November 2019 
Mr Michael Green  
BY EMAIL: [FOI #5322 email] 
In reply please quote: 
 
FOI Request:       FA 19/03/01208  
File Number:       OBJ2019/20257  
 
 
Dear Mr Green,  
 
 
Freedom of Information (FOI) request - Access Decision 

On 22 March 2019, the Department of Home Affairs (the Department) received a request for 
access to documents under the Freedom of Information Act 1982 (the FOI Act). 
The purpose of this letter is to provide you with a decision on your request for access under the 
FOI Act. 

Scope of request 
You have requested access to the following documents: 
Documents relating to Australia’s priorities in relation to the nationality, ethnicity or 
religion of persons resettled under Australia’s offshore humanitarian program.  
 
Please limit this to briefing papers, reports, guidance notes, policy documents and advice 

the senior officials and the Minister.  
 
Please limit this request to only documents since 2013 


Authority to make decision 
I am an officer authorised under section 23 of the FOI Act to make decisions in respect of 
requests to access documents or to amend or annotate records. 
 
 
 
 
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
PO Box 25 Belconnen ACT 2616 • Telephone: 02 6264 1111 • Fax: 02 6225 6970 • www.homeaffairs.gov.au 
 
 


 
 
 

Relevant material 
In reaching my decision I referred to the following:  
•  the terms of your request 
•  the documents relevant to the request 
•  the FOI Act 
•  Guidelines published by the Office of the Information Commissioner under section 93A 
of the FOI Act (the FOI Guidelines) 
•  advice from Departmental officers with responsibility for matters relating to the 
documents to which you sought access 

Documents in scope of request 
The Department has identified that 20 documents fall within the scope of your request. 
These documents were in the possession of the Department on 22 March 2019 when your 
request was received. 

Tranche Decisions  
On 26 October 2019 an interim decision record  was sent to you with the release of a 
number of documents. The  documents  previously released, along with the documents 
released to you today (documents 11, 13.1 and 14) with this final decision record wil  form 
the consolidated final decision on your application.  
Attachment A is a schedule which describes the consolidated final release of documents 
and sets out my decision in relation to each of them. 
The statutory time limits for review of my decision on your request commence upon receipt 
of this final consolidated decision. 

Decision 
The decision in relation to the documents in the possession of the Department which fall 
within the scope of your request is as follows: 
•  Release 18 documents in part with deletions 
•  Release 2 documents in full  

Reasons for Decision 
Detailed reasons for my decision are set out below.  
 
 
 
 
- 2 – 


 
 
7.1  Section 22 of the FOI Act – deletion of exempt material 
I find that those parts of the documents which contain information that  does not serve the 
purpose of confirming,  identifying, relating to or describing the regional and/or global 
priorities of the Special Humanitarian Program can reasonably be regarded as irrelevant to 
the scope of your request.  
In acknowledging your application we also advised you of Departmental policy, which is 
that the personal details of officers who are not in the Senior Executive Service (SES), as 
wel  as the mobile and work contact details of SES staf  which are contained in documents 
that fall within scope wil  be deleted.  These details I find can also reasonably be regarded 
as irrelevant to the scope of your request. 
I have therefore decided that those parts of the documents which are marked ‘s.22(1)(a)(i )’ 
would disclose information that could reasonably be regarded as irrelevant to your request. 
Accordingly, I have prepared an edited copy of the documents with the irrelevant material 
deleted pursuant to section 22(1)(a)(i ) of the FOI Act.   
7.2  Section 33 of the FOI Act – Documents affecting National Security, Defence or 
International Relations  
Section 33(a)(i i) of the FOI Act permits the exemption of a document if disclosure of the 
document would, or could reasonably be expected to, cause damage to the international 
relations of the Commonwealth.  
The FOI Guidelines provide that the phrase “international relations” has been interpreted 
as meaning the ability of the Australian Government to maintain good working relations 
with other governments and international organisations and to protect the flow of 
information between them. The expectation of damage to international relations must be 
reasonable in the circumstances, having regard to the nature of the information; the 
circumstances in which it was communicated; and the nature and extent of the relationship. 
There must be real and substantial grounds for the conclusion that are supported by 
evidence.  
Taking the preceding guidance into account in a review of the documents, I find that parts 
of the documents contain information given by or intended for international stakeholders 
that the Australian Government works  closely  with in framing its global and regional 
priorities for the Humanitarian Program. These international stakeholders include  the 
United Nations High Commissioner for Refugees (UNHCR), State and Territory 
governments  and Non-Government  Organisations (NGOs).  I  consider  that there is an 
important and ongoing requirement for the  input of these and other international 
stakeholders to both frame the Humanitarian Program priority caseloads in future program 
years, and also to consult in relation to other operational matters of the program that may 
arise from time to time in any particular program year.    
 
 
 
- 3 – 


 
I consider that the relationship between the Australian Government and the international 
stakeholders is a long and enduring relationship that must maintain a solid foundation into 
the future for the successful formation and delivery of the Humanitarian Program. I find, 
therefore, that the release of the information marked ‘s.33(a)(i i)’ in the documents would, 
or could reasonably be expected to,  cause damage to the Australian Government’s 
relationship with these stakeholders were this information to be released into the public 
sphere.  
7.3  Section 34 of the FOI Act – Cabinet documents 
The documents I have exempted under section 34(3) of the FOI Act contain information 
that would reveal a Cabinet deliberation or decision. I have conducted checks and believe 
that this information has not been officially disclosed.  
 
7.4  Section 37 of the FOI Act - Documents Affecting Enforcement of Law and 
Protection of Public Safety 
Section 37(2)(b) of the FOI Act provides that a document is exempt from disclosure if its 
disclosure  would, or could reasonably be expected to disclose lawful methods or 
procedures for preventing, detecting, investigating, or dealing with matters arising out of 
breaches or evasions of the law the disclosure of which would or could reasonably likely 
to, prejudice the effectiveness of those methods or procedures. 
Having regard to the FOI Guidelines, I consider that there is a reasonable expectation that 
release of parts of the documents wil  disclose an investigative method or procedure and a 
reasonable expectation or a real risk of prejudice to the effectiveness of that investigative 
method or procedure.  
Based on the above, I therefore find that this part of the document is exempt under 
s.37(2)(b) of the FOI Act. 
7.5  Section 47C of the FOI Act – Deliberative processes  
Section 47C(1) of the FOI Act provides that a document is conditional y exempt if its release 
would disclose deliberative matter, which includes matter in the nature of, or relating to 
opinion, advice or recommendation that is obtained for, or prepared for,  or recorded for a 
consultation or deliberation that has taken place in the course of, or for the purposes of, 
the deliberative processes involved in the functions of an agency, a Minister or the 
Government of the Commonwealth.  
I find that some documents, or parts of the documents, include correspondence that was 
developed during  a  consultative process. The documents  in scope  include  the  draft 
documents or talking points that are intended to guide discussions at forthcoming meetings 
which may or may not have taken place. I find that these types of documents, and other 
similar correspondence which record the collaborative notes of a consultative process are 
deliberative documents to which section 47C(1) applies.  
 
 
 
- 4 – 


 
I have considered whether any exceptions, per section 47C(2), apply to these documents 
or parts of documents and I am satisfied that these exceptions do not apply. I find that the 
documents are neither operational information for the purposes of section 8A, nor 
information that is purely factual.   
I consider that the release of the documents, or some information within the documents, 
were it to be identified within the public sphere, particularly by international stakeholders 
who may have been represented in the meetings which are described in the documents, 
carries a reasonable risk that confusion or sensitivity may arise in relation to any matter 
discussed between the agency and those stakeholders were the deliberative account to 
differ from any final account of the document. I find that the Department’s relationship, and 
need to engage at a high level with these international stakeholders, for the purposes of 
delivering the humanitarian program in each year, is too important to subject to any such 
risk. I find therefore that the Department’s ability to deliver the humanitarian program may 
be significantly and adversely impacted by the release of these documents.  
Any disclosure resulting in the prejudice of the effectiveness of the Department’s 
operational methods and procedures would result in the need for this Department, and 
potentially its law enforcement partners, to change those methods and/or procedures to 
avoid jeopardising their future effectiveness. 
Accordingly, I find that the documents are conditionally exempt under section 47C(1) of the 
FOI Act.  Access to a conditionally exempt document must generally be given unless it 
would be contrary to the public interest to do so.  I have turned my mind to whether 
disclosure of the information would be contrary to the public interest, and have included my 
reasoning in that regard below. 
7.6  Section 47E of the FOI Act – Operations of Agencies 
Section  47E(d) of the FOI Act provides that documents are conditionally exempt if 
disclosure would, or could reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on 
the proper and efficient conduct of the operations of an agency. 
I consider that the release of parts of the documents marked ‘s.47E(d)’ would, or could 
reasonably be expected to, have a substantial adverse effect on the proper and efficient 
conduct of the operations of the Department.   
Parts of the documents contain counsel that has been provided to the Department by other 
stakeholders and partner agencies in the process of administering the Special 
Humanitarian Program in any program year, or in the process of composing the Special 
Humanitarian Program. These documents contain information that is integral to the 
operations of the program and which could severely compromise the Department’s 
relationship with the stakeholder or agency that has assisted the Department with its 
operations if this information were to be released into the public sphere.    
Additionally the documents contain information that is circulated within the department for 
other purposes, including risk rating and monitoring the Special Humanitarian Program, 
which may also compromise the Department’s ability to deliver the program effectively were 
it to be misapplied or misrepresented.  
 
 
- 5 – 


 
 
Any disclosure resulting in the prejudice of the effectiveness of the Department’s 
operational methods and procedures would result in the need for this Department, and 
potentially its law enforcement partners, to change those methods and/or procedures to 
avoid jeopardising their future effectiveness. 
Accordingly, I find that the documents are conditionally exempt under section 47E(d) of the 
FOI Act.  Access to a conditionally exempt document must generally be given unless it 
would be contrary to the public interest to do so.  I have turned my mind to whether 
disclosure of the information would be contrary to the public interest, and have included my 
reasoning in that regard below. 
7.7  The public interest – section 11A of the FOI Act 
As I have decided that documents, or parts of the documents are conditionally exempt, I 
am now required to consider whether access to the conditionally exempt information would 
be contrary to the public interest (section 11A of the FOI Act).  
A part of a document which is conditionally exempt must also meet the public interest test 
in section 11A(5) before an exemption may be claimed in respect of that part.  
In summary, the test is whether access to the conditionally exempt part of the document 
would be, on balance, contrary to the public interest.  
In applying this test, I have noted the objects of the FOI Act and the importance of the other 
factors listed in section 11B(3) of the FOI Act, being whether access to the document would 
do any of the following: 
 
(a) 
promote the objects of this Act (including all the matters set out in sections 3 and 
3A); 
(b) 
inform debate on a matter of public importance; 
(c) 
promote effective oversight of public expenditure; 
(d) 
allow a person to access his or her own personal information. 
 
Having regard to the above: 
•  I am satisfied that access to the documents would promote the objects of the 
FOI Act. 
•  I consider that the subject matter of the documents does not seem to have the 
character of public importance. The matter has a very limited scope and, in my 
view, would be of interest to a very narrow section of the public. 
•  I consider that no insights into public expenditure wil  be provided through 
examination of the documents. 
•  I am satisfied that you do not require access to the documents  in order to 
access your own personal information. 
- 6 – 


 
 
I have also considered the following factors that weigh against the release of the 
conditionally exempt information in the documents: 
•  I consider there to be a strong public interest in the Department being able to 
manage its programs effectively towards the attainment of strategic outcomes. 
In finding that these strategic outcomes may be undermined through potential 
damage to important stakeholder relationships through the release of 
conditionally exempt information marked ‘s.47C(1)’, I therefore consider that 
the release of this information is not in the public interest. 
•  I consider there to be a strong public interest in the Department being able to 
manage its programs effectively towards the attainment of strategic outcomes. 
In finding that these strategic outcomes may be undermined through potential 
damage to important stakeholder relationships through the release of 
conditionally exempt information marked ‘s.47E(d)’, I therefore consider that 
the release of this information is not in the public interest 
I have also had regard to section 11B(4) which sets out the factors which are irrelevant to 
my decision, which are: 
a)  access to the document could result in embarrassment to the Commonwealth 
Government, or cause a loss of confidence in the Commonwealth Government; 
b)  access to the document could result in any person misinterpreting or 
misunderstanding the document; 
c)  the author of the document was (or is) of high seniority in the agency to which the 
request for access to the document was made; 
d)  access to the document could result in confusion or unnecessary debate. 
I have not taken into account any of those factors above in this decision. 
Upon balancing all of the above relevant public interest considerations, I have concluded 
that the disclosure of the conditionally exempt information in the documents would be 
contrary to the public interest and it is therefore exempt from disclosure under the FOI Act. 

Legislation 
A copy of the FOI Act is available at https:/ www.legislation.gov.au/Series/C2004A02562. 
If you are unable to access the legislation through this website, please contact our office 
for a copy. 

Your Review Rights 
Internal Review 
If you disagree with this decision, you have the right to apply for an internal review by the 
Department of this decision.  Any request for internal review must be provided to the 
Department within 30 days of you being notified of the decision.  Where possible please 
attach reasons why you believe a review of the decision is necessary.  The internal review 
wil  be carried out by an officer other than the original decision maker and the Department 
must make a review decision within 30 days.   
 
- 7 – 


 
Applications for review should be sent to: 
By email to: [email address] 
OR 
By mail to: 
Freedom of Information Section 
Department of Home Affairs 
PO Box 25 
BELCONNEN   ACT  2617 
 
Review by the Office of the Australian Information Commissioner 
You may apply directly to the Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) for 
a review of this decision.  You must apply in writing within 60 days of this notice.  For further 
information about review rights and how to submit a request for a review to the OAIC, 
please see Fact Sheet 12 "Freedom of information – Your review rights", available online 
at https:/ www.oaic.gov.au/freedom-of-information/foi-review-process.   
10  Making a Complaint 
You may complain to the Australian Information Commissioner about action taken by the 
Department in relation to your request. 
Your enquiries to the Australian Information Commissioner can be directed to: 
Phone 1300 363 992 (local call charge) 
Email  [email address] 
There is no particular form required to make a complaint to the Australian Information 
Commissioner. The request should be in writing and should set out the grounds on which 
it is considered that the action taken in relation to the request should be investigated and 
identify the Department of Home Affairs as the relevant agency. 
 
11  Contacting the FOI Section 
Should you wish to discuss this decision, please do not hesitate to contact the FOI Section at 
[DIBP request email].  
 
Signed electronically 
Position number 60081621 
Authorised Decision Maker | Freedom of Information Section 
FOI and Records Management Branch 
Productivity and Compliance Division | Corporate and Enabling Group 
Department of Home Affairs 
 
 
 
 
 
 
- 8 –