This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Electronic copies of anti-people smuggling advertising'.


 
 
 
6 May 2019 
Aathavan  
BY EMAIL:  [FOI #5369 email]  
In reply please quote: 
FOI Request: 
FA 19/04/00707 
File Number: 
OBJ2019/23093   
Dear Aathavan  
I refer to your email dated 10 April 2019 in which you request access to documents held by the 
Department  of  Home  Affairs  (the  Department)  under  the  Freedom  of  Information  Act  1982 
(the FOI Act). 
I am writing to tel  you that I intend to refuse your request on the basis that a practical refusal 
reason exists. However, before I make a final decision to do this, you have an opportunity to 
revise your request to remove the practical refusal reason. This is cal ed a ‘request consultation 
process’. You have 14 days to respond to this notice in one of the ways set out below. 
Scope of Request 
You have requested access to the fol owing: 
Electronic copies of al  the printed advertising material (for example posters and 
pamphlets) created for the campaigns designed to dissuade offshore people 
smuggling (or asylum seekers) since 2013. 
Power to refuse request  
Section  24  of  the  FOI  Act  provides  that  if  the  Department  is  satisfied  that  a  practical  refusal 
reason exists in relation to a request, the Department must undertake a consultation process 
with  you,  and  if,  after  that  consultation  process,  the  Department  remains  satisfied  that  the 
practical  refusal  reason  stil   exists,  the  Department  may  refuse  to  give  you  access  to  the 
documents subject to the request. 
Practical refusal 
A practical refusal reason exists if either (or both) of the fol owing applies: 
(a) 
the  work  involved  in  the  processing  of  the  request  would  substantial y  and 
unreasonably divert the resources of the Department from its other operations  
(b) 
the request does not satisfy the requirement in section 15(2)(b) of the FOI Act, 
which requires you to provide such information concerning the document you are 
seeking access to, to enable the Department to be able to identify it. 
 
6 Chan Street Belconnen ACT 2617 
PO Box 25 Belconnen ACT 2616  Telephone: 02 6264 1111  Fax: 02 6225 6970  www.homeaffairs.gov.au 
 
 


 
Reasons for practical refusal 
You have requested access to documents created across a period of in excess of 6 years. Your 
request captures al  electronic copies of printed advertising material, including flyers, brochures, 
posters, fact sheets, bil boards and storyboards. 
The business that is responsible for the documents you have requested has advised that it holds 
in excess of 108 unique products that would be captured by your request. This does not include 
translated versions of the same product in up to 16 languages. Each product is also held in both 
low and high resolution versions. 
As such, it is estimated that up to 1,720 documents would be captured by your request. 
In the event that it would take a bare minimum of one minute to identify, locate, retrieve each of 
these documents, it would take the Department an estimated minimum of 29 hours simply to 
obtain copies of each of these documents for assessment by a delegated decision maker.  This 
time  does  not  take  into  account  that  some  of  the  materials  that  would  be  captured  by  your 
request are held by the Department’s Contracted Service Providers, some of whom are located 
overseas. As such, the time required to retrieve documents would be in excess of one minute 
per  document,  and  I  consider  the  estimate  of  40  hours  to  search  and  retrieve  documents 
relevant to your request to be a more accurate estimate. 
Once each document has been retrieved it would require assessment by a delegated decision 
maker, who would be required to review each document and make a decision on access under 
the  provisions  of  the  FOI  Act.  Again,  on  the  basis  that  it  would  take  the  decision  maker  an 
average  of  one  minute  per  document  to  assess  the  entirety  of  that  document,  and  make  a 
decision on access to that document, it would take at least 29 hours to also make a decision on 
access to those documents. 
As such, my conservative estimate is that it would take the Department in excess of 69 hours 
to process your request, including the search and retrieval of and the making of a decision on 
access to, the documents that are captured by your request. This equates to 9.2 working days, 
which is in excess of two working weeks. 
The Department would be required to divert significant resources from its current operations in 
order to undertake those tasks. This diversion would result in a significant drain on the resources 
of  the  business  areas  within  the  agency  that  would  be  required  to  process  this  request,  and 
would have an adverse effect on the ability of the Department to carry out its normal functions 
and operational activities.  
Request Consultation Process 
You now have an opportunity to revise your request to enable it to proceed. 
You  may  with,  for  example,  to  reduce  the  scope  of  your  request  to  one  version  (in  a  single 
language in either high of low resolution) of each product that would be captured by your request. 
You may also wish to consider reducing the time frame of your request – noting that across a 
six year period, in excess of 108 unique products have been created. 
Under section 24AB of the FOI Act, you have 14 days to respond to this notice in writing and 
advise me whether: 
  you wish to make a revised request; 
  indicate that you do not wish to revise your request; or 
  withdraw your request.  




 
If you do not do one of the three things listed above during the consultation period (14 days) or 
you do not consult the contact person listed below during this period, your request wil  be taken 
to have been withdrawn in accordance with section 24AB(7) of the FOI Act. 
Contact 
Should you wish to revise your request or have any questions in relation to this process, please 
do not hesitate to contact Alison Smith at [DIBP request email].  
 
Alison Smith 
Assistant Director | Freedom of Information Section 
FOI and Records Management Branch 
Productivity and Compliance Division | Corporate and Enabling Group 
Department of Home Affairs